Levelek és vendégek összekapcsolása
Hogyan kerül a beérkező levél automatikusan a megfelelő vendég kartonjához, és mit tegyél, ha nem sikerül
Levelek és vendégek összekapcsolása
Az AI recepciós a beérkező leveleket magától hozzárendeli a meglévő vendégkartonokhoz. Így minden vendégnél egy helyen látod a teljes levelezéstörténetet.
Hogyan párosít
Amikor megérkezik egy levél, a rendszer:
- Kiolvassa a feladó e-mail címét.
- Megkeresi a vendégtörzsedben az egyező címet.
- Hozzárendeli a levelet a vendég kartonjához, ha talált egyezést.
- Beszélgetés-szálat nyit, hogy a további levelek is egy helyre kerüljenek.
A keresés ezeket nézi:
- Elsődleges e-mail cím: ami a vendégkartonon szerepel.
- További címek: minden másodlagos cím, amit felvettél a kartonra.
- Kis- és nagybetű nem számít: a "[email protected]" és a "[email protected]" ugyanaz.
Hol nézed meg a vendég leveleit
A vendégkartonon
- Nyisd meg az Ügyfelek menüpontot.
- Válaszd ki a vendéget.
- Kattints a Levelek fülre.
- Időrendben látod az összes hozzárendelt levelet.
Minden levélnél látszik a tárgy, a dátum, az AI által felismert szándék, a szál adatai és a tartalom eleje.
A beérkezett üzenetekben
A levelek mellett jelzés mutatja a párosítás állapotát:
- Zöld jelölés: ismert vendéghez kötve.
- Szürke jelölés: ismeretlen feladó, nincs a vendégtörzsedben.
A jelölésre kattintva megnyílik a vendég kartonja.
Kézi összekapcsolás
Ha az automatikus párosítás nem sikerült, kézzel is megteheted.
A beérkezett üzenetekből:
- Nyisd meg a levelet.
- Kattints a Vendéghez rendelés gombra.
- Keresd meg a vendéget név vagy telefonszám alapján.
- Válaszd ki a megfelelőt.
A vendégkartonról:
- Nyisd meg a vendég kartonját.
- Menj a Levelek fülre.
- Kattints a Levél hozzárendelése gombra.
- Keresd meg a még nem párosított levelet, és rendeld hozzá.
Amikor nem sikerül a párosítás
Ez akkor fordul elő, ha:
- a vendég más e-mail címről ír, mint amit felvettél,
- elgépelés van a címben,
- a vendég még nincs a rendszerben,
- közös vagy általános címről (például info@) érkezik a levél.
Új vendég a levélből
Ha a feladó nincs a vendégtörzsedben, a rendszer "Ismeretlen feladó" jelzést tesz rá. A levélnél a Vendég létrehozása gombbal azonnal felveheted: a nevet és az e-mail címet a levélből tölti ki előre, a többit te egészíted ki.
Beszélgetés-szálak
Az összetartozó levelek egy szálba kerülnek: az eredeti levél és az összes válasz, időrendben, mindegyiknél az AI állapotával. A szálon belül könnyen lépkedsz a levelek között.
| Jelölés | Jelentése |
|---|---|
| Boríték | Önálló levél |
| Szál | Egy beszélgetés része |
| Válasz-nyíl | Válasz egy korábbi levélre |
| Robot | Az AI dolgozta fel |
Mire jó ez
A csapatnak: a vendég kartonján ott a teljes levelezés, tehát minden beszélgetéshez megvan az előzmény. Nem kell a postafiókban keresgélni, és a vendég sem érzi úgy, hogy mindent elölről kell elmondania.
Neked: látod, mivel keresnek meg a leggyakrabban, mennyi idő alatt válaszoltok, és korán észreveszed, ha valami rendszeresen félremegy.
Adatkezelés
A levelek biztonságosan tárolódnak, és kizárólag a saját szalonod vendégeihez kapcsolódnak. Azt, hogy ki fér hozzájuk, a munkatársi jogosultságok szabályozzák. Az adatkezelés GDPR-konform.