Időpontfoglalás e-mailben
Hogyan visz végig az AI egy teljes foglalást levelezésben, az első kérdéstől a visszaigazolt időpontig
Időpontfoglalás e-mailben
Az AI recepciós egy teljes foglalást végig tud vinni levelezésben: az első megkereséstől a naptáradban létrejövő időpontig.
A beszélgetés állapotai
A rendszer minden foglalási beszélgetést állapotokon keresztül követ:
Beérkezett → Elemzés → Szabad időpontok → Vendég választ
↓ ↓
Emberhez továbbítva Visszaigazolás
↓ ↓
[munkatárs] Kész
| Állapot | Mit jelent |
|---|---|
| Beérkezett | Épp megjött a levél |
| Elemzés | Az AI most dolgozza fel |
| Szabad időpontok | Keresi a szabad helyeket |
| Vendég választ | A vendégre vár a döntés |
| Visszaigazolás | Végső megerősítésre vár |
| Kész | Az időpont létrejött |
| Emberhez továbbítva | Emberi segítség kell |
| Lezárva | A beszélgetés véget ért |
Egy foglalás lépésről lépésre
1. A megkeresés. A vendég ezt írja: „Szeretnék szombat délutánra hajvágást foglalni."
Az AI felismeri: időpontkérés, 95% megbízhatósággal. Kiolvassa belőle, hogy a szolgáltatás hajvágás, a nap szombat, a napszak délután, és a feladót összepárosítja a vendégkartonnal.
2. Szabad időpontok keresése. Az AI megnézi a naptáradat, kiszűri a szombat délutáni szabad helyeket, figyelembe veszi, melyik munkatárs ér rá, és megfogalmazza a választ:
Kedves Anna!
Szombat délutánra ezeket a szabad időpontokat találtam hajvágásra:
- 13:00, Sára
- 14:30, Miklós
- 16:00, Sára
Írd meg, melyik szám felel meg, és lefoglalom.
3. A vendég választ. „A 2-es jó lesz." Az AI ebből tudja: szombat 14:30, Miklós.
4. Létrejön a foglalás.
Rendben, az időpontod foglalva:
Hajvágás, Miklós
- Dátum: szombat, január 30.
- Időpont: 14:30
- Időtartam: 45 perc
- Ár: 8 000 Ft
Várunk szeretettel!
Az időpont bekerül a naptárba, a vendég értesítést kap, a beszélgetés lezárul.
Amit az AI kiolvas a szövegből
| Adat | Példa megfogalmazások |
|---|---|
| Szolgáltatás | „hajvágás", „masszázs", „arckezelés" |
| Dátum | „holnap", „jövő pénteken", „január 30." |
| Időpont | „14 óra", „délután", „munka után" |
| Munkatárs | „Sáránál", „a szokásos fodrászomnál" |
| Időtartam | „60 perc", „a hosszabbik" |
Ha valami hiányzik, rákérdez. Ha a vendég csak annyit ír, hogy „szeretnék időpontot", az AI megkérdezi, milyen szolgáltatásra és mikorra.
Különleges esetek
Kedvenc munkatárs. Ha a vendég azt írja, „Sáránál szeretnék", az AI először Sára szabad idejét nézi, és csak az ő időpontjait ajánlja.
Több szolgáltatás. „Vágást és festést szeretnék." Az AI olyan időpontot keres, amibe mindkettő belefér, és egyben foglalja le.
Ismétlődő foglalás. „Minden héten ugyanabban az időben jönnék." Az AI egyelőre egyetlen időpontot foglal, és a többihez munkatársat javasol.
Többen egyszerre. „Magamnak és a lányomnak foglalnék." Az AI külön időpontként kezeli őket ugyanabban a sávban.
Mikor továbbít emberhez
- Nincs a kérésnek megfelelő szabad időpont.
- A levélben panasz van.
- Összetett, egyedi igény.
- Fizetési kérdés merül fel.
- Megjelenik egy olyan kulcsszó, amire beállítottad a továbbítást.
- Alacsony a besorolás megbízhatósága.
Ilyenkor a vezérlőpulton megjelenik a beszélgetés Emberhez továbbítva jelöléssel, a továbbítás okával, a teljes levelezéssel és a vendég adataival.
A foglalás után
- A naptárban megjelenik az időpont AI-jelöléssel.
- A vendég visszaigazolást kap a részletekkel.
- A csapat értesítést kap, ha ezt bekapcsoltad.
- A vendég kartonjára felkerül a foglalás.
Az AI által létrehozott foglalások külön jelölést kapnak: a naptárban robot-ikonnal, az időpont adatainál „AI recepciós foglalta" felirattal, a riportokban pedig foglalási forrás szerint szűrhetők.
Beállítás, ami hat a foglalásra
A Beállítások, AI recepciós oldalon a Meddig előre foglalhat mezővel adod meg, hány napra előre hozhat létre időpontot az AI. Alapból 30 nap, és 1 és 365 nap között állítható.