Tartozások (debts)
Bérlet nélkül érkezett vendég és no-show díjak kezelése, megoldási opciók
Tartozások (debts)
A tartozások a Csoportos órák modul "ha nem fizet" oldala. Ha valaki bérlet nélkül érkezik, vagy no-show-zik kötelező-fizetős órán, automatikusan tartozás keletkezik.
Hol találod
Csoportos órák → Tartozások fül.
Mikor keletkezik tartozás
1. ATTENDED_NO_PASS
A vendég megérkezett (check-in), de nincs érvényes bérlete. A rendszer automatikusan generál egy tartozást az órák árán.
2. NO_SHOW_REQUIRES_PAY
A vendég nem jött el (no-show), és az óra olyan típusú, ahol kötelező a fizetés (pl. felülírt szabály, vagy globális no-show díj). Tartozás generálódik.
A Tartozások oldal
Felül összesítő kártyák
- Összes nyitott tartozás: pl. 12 db, 87 500 Ft
- Ebben a hónapban: 4 db, 14 000 Ft
- Vendégek tartozással: 7 fő
Lista
Minden tartozás egy sorban:
- Vendég neve
- Dátum (mikor keletkezett)
- Esemény (melyik óra)
- Típus (ATTENDED_NO_PASS / NO_SHOW_REQUIRES_PAY)
- Összeg
- Status badge (OUTSTANDING / RESOLVED_BY_PASS / RESOLVED_BY_PAYMENT / FORGIVEN)
- Akciók: Megold
Csoportosítás vendégenként
Az opcióban a vendég összes nyitott tartozása egy csoportban jelenik meg. Pl. Kovács Anna: 3 alkalom × 3 500 Ft = 10 500 Ft összesen.
Megoldási lehetőségek
A "Megold" gomb 3 opciót ad:
1. Bérlettel megoldás (RESOLVED_BY_PASS)
A vendég utólag vesz egy bérletet, és a tartozást abból a bérletből vonjuk le.
- Bérlet vásárlás → tartozás státusza RESOLVED_BY_PASS
2. Fizetéssel megoldás (RESOLVED_BY_PAYMENT)
A vendég kifizeti az adott összeget.
- Fizetési mód kiválasztása (készpénz, kártya, átutalás)
- Pénzügyek modul rögzíti a tranzakciót
3. Elengedés (FORGIVEN)
Te elengeded a tartozást. Pl. törzsvendég VIP-helyzet, vagy hibás besorolás.
- Indok megadása opcionális (de ajánlott a könyvelésnek)
Mikor használd
Szcenárió 1, vendég bérlet nélkül jön Te check-in-elsz a résztvevő panelen. Tartozás generálódik. A vendég a recepción megveszi a bérletét → tartozás RESOLVED_BY_PASS.
Szcenárió 2, no-show díj A vendég 3 alkalommal nem jött el sorban, és a salonod no-show díjat számít fel. Tartozás 3×3 500 Ft = 10 500 Ft. Vendég legközelebb a recepción rendezi.
Szcenárió 3, törzsvendég bocsánatos no-show Egy 5 éve járó vendég először nem jött el (autóbaleset). Te a Tartozások oldalon → Megold → Elengedés → indok: "Vis maior". A tartozás FORGIVEN, nem zaklatod további.
Szcenárió 4, csoportos rendezés Egy szülő 3 hónapja nem fizetett a gyerekei óráiért, 12 tartozás halmozódott. A Tartozások oldalon vendég-csoportosítás → szülő → összes tartozás → Egyösszegű fizetés.
Szcenárió 5, vitatott tartozás Vendég állítja, hogy ott volt, te nem jelölted check-in-nek. Kétséges. Megold → Elengedés → "Adminisztratív hiba" indok.
Hogyan jelenik meg a vendég profilján
A vendég profil-oldalán egy "Pénzügyek" tab mutatja:
- Nyitott tartozás (piros)
- Múltbeli rendezett tartozások
- Bérlet előzmények
Új foglalásnál figyelmeztetés: "Ennek a vendégnek X tartozása van."
Tippek
- A no-show díjat világosan kommunikáld a vendéggel a foglaláskor. "Ha nem jössz el, és nem mondod le 12 órával előtte, X Ft no-show díjat számolunk fel."
- A tartozás-elengedést dokumentáld: az "indok" mezőbe írj le mindent, hogy később lássad miért engedted el. Bizonyíték a könyvelőnek.
- Heti rendszerességgel ellenőrizd a Tartozások oldalt, ne hagyd elhalmozódni. Ha 3 hónapnyi tartozás van, sokkal nehezebb a vendéget rávenni a fizetésre.
- A vendég-csoportosítás akkor hasznos, ha sok kis-tartozása van egy embernek (családoknál tipikus).
- A FORGIVEN nem azt jelenti hogy "nem létezett", hanem hogy te döntéssel elengedted. A könyvelésben ez bevétel-csökkenés.
- Új vendégnél óvatosabban: ne add ki a check-in-t bérlet nélkül, ha az első alkalom. Először fizessen.