Űrlap-automatizáció

Az automatizáció miatt nem kell minden űrlapot kézzel küldeni. A Bookinda az adott esemény bekövetkezésekor automatikusan kiküldi.

A 5 trigger-típus

1. BEFORE_APPOINTMENT (foglalás előtt)

Mikor küld: X órával a foglalás előtt (te állítod, pl. 24 óra). Mire jó: konzultációs adatok bekérése, allergia-szűrés. A vendég válaszol, te a foglalásig fel tudsz készülni.

2. AFTER_APPOINTMENT (foglalás után)

Mikor küld: X órával a foglalás után (pl. 1 óra, 24 óra). Mire jó: feedback-űrlap, vélemény-kérés.

3. AFTER_BOOKING (foglalás esemény után)

Mikor küld: azonnal a foglalás létrehozásakor. Mire jó: Consent űrlap, Intake felvételi, foglalás-előtti tájékoztató.

4. AFTER_PAYMENT (fizetés után)

Mikor küld: azonnal a fizetés befejezése után. Mire jó: vásárlási visszajelzés, csomag-aktiválási űrlap.

5. MANUAL (manuális)

Mikor küld: te küldöd kézzel a vendég-profilról. Mire jó: speciális esetek, ad-hoc űrlapok.

Célközönség

Az automatikus küldés szűkíthető:

• All clients (minden vendég)
• New clients only (csak új vendég, akinek ez az első foglalása)
• New to service (új ehhez a szolgáltatáshoz, de nem új vendég)
• Returning clients (visszatérő, többszöri foglalás)

Gyakoriság

• Every time – minden foglalásnál kiküldi újra
• Once only – csak egyszer küldi az adott vendégnek (pl. Intake csak az első foglalásnál)

Szolgáltatás-összekapcsolás

Egy űrlapot összekapcsolhatsz egy vagy több szolgáltatással. A trigger csak ezeknél a szolgáltatásoknál fut.

Példa

"Tetoválás Consent" űrlap → összekapcsolva a "Tetoválás" szolgáltatáshoz. Ha a vendég Tetoválást foglal, AFTER_BOOKING trigger → Consent kimegy.

Ha a vendég Hajvágást foglal (nem kapcsolt), nincs Consent.

Csatornák (delivery channels)

Beállítható, melyiken menjen:

• Email (testreszabható tárgy + üzenet)
• SMS / WhatsApp (max 160 karakter, csak a link)
• In-app (Customer app push)

Send to future appointments

Ha az automatizmus aktiválásakor már vannak meglévő (jövőbeli) foglalások, a Bookinda automatikusan visszamenőleg generálja a beküldéseket ezekre. Így nem kell manuálisan végigfutnod.

Toggle az automatizáció oldalán: "Send to future appointments".

Hourly cron

A trigger-szabályok óránként futnak (cron). Tehát ha 2026-05-05 14:00-ra van foglalás, és BEFORE_APPOINTMENT 24 órával állítva, akkor 2026-05-04 14:00 körül (a következő óránkénti cron-on) kerül kiküldésre.

Mikor használd

Szcenárió 1, kozmetikai pre-konzultáció Trigger: BEFORE_APPOINTMENT 24 óra. Célcsoport: minden vendég. Gyakoriság: every time. Szolgáltatás: minden kozmetikai. Csatornák: email + SMS.

Szcenárió 2, Intake új vendégeknek Trigger: AFTER_BOOKING. Célcsoport: New clients only. Gyakoriság: once only. Szolgáltatás: minden. Csatornán: email.

Szcenárió 3, Tetoválás Consent Trigger: AFTER_BOOKING. Célcsoport: minden. Gyakoriság: once only (azonos vendég ne tölcse újra). Szolgáltatás: csak "Tetoválás". Csatornán: email + WhatsApp.

Szcenárió 4, Feedback minden foglalás után Trigger: AFTER_APPOINTMENT 24 óra. Célcsoport: minden. Gyakoriság: every time. Szolgáltatás: minden. Csatornán: email.

Szcenárió 5, csomag-aktiválás Trigger: AFTER_PAYMENT. Csak ha a fizetés egy csomag. "Üdv a csomagban, válaszd ki a kezdő-időpontot."

Duplikáció megelőzés

A rendszer ellenőrzi: nem jött-e már korábban beküldés ehhez a vendéghez ezzel az űrlappal. Ha igen és Once-only mód, nem küld újra.

Tippek

• Indulj 1-2 automatizációval, mérd az eredményt egy hónapig. Aztán bővíts.
• Az AFTER_APPOINTMENT időzítés kulcs: 1 óra túl korai (vendég még nem ért haza), 7 nap túl késői (elfelejtette). 24 óra optimum.
• A Once-only beállítás megóvja a vendéget a spamtől, ne hagyd ki.
• A "Send to future appointments" megspórolja a manuális futtatást, kapcsold be ha új automatizmust vetsz be.
• Az SMS / WhatsApp csak a linket küldi, mert 160 karakter szűk. Email a részletes tartalomnak való.
• A célközönség-szűrés erős eszköz: új vendéget Intake-vel "fogadj", visszatérőt egyszerűbb űrlappal.

Kapcsolódó cikkek

• Áttekintés
• Csatornák és kiküldés
• Űrlapszerkesztő