Beküldések kezelése

Egy űrlap kitöltése után a beküldés megjelenik a Bookindában. Ezen az oldalon a beküldéseket megtekintheted, exportálhatod és összeköthetjük a vendég-profillal.

Hol találod

Űrlap-szintű

Űrlap megnyitása → Submissions tab. Az adott űrlap minden beküldését látod.

Vendég-szintű

Vendég profilja → Forms tab. Az adott vendég összes űrlap-beküldését látod.

Beküldés-státuszok

In Progress (folyamatban)

A vendég megnyitotta, kitöltött pár mezőt, de még nem küldte be. Ha Draft-mentés engedélyezett, a vendég később folytathatja.

Submitted (beküldve)

A vendég kitöltötte és beküldte. Ha aláírás nem kötelező, a státusz itt áll meg.

Signed (aláírva)

A beküldés tartalmaz e-aláírást. Aláírás kötelező űrlapoknál ez a végleges státusz.

Beküldés-részletek

Egy beküldésre kattintva:

• Vendég-adatok: név, email, telefon
• Foglalás (ha kapcsolódik): link a foglalás-részletekhez
• Mező-válaszok: minden mező és a hozzá tartozó válasz, időbélyegekkel
• E-aláírás (ha van): kép, IP-cím, timestamp
• File / image upload-ok: letöltési linkek
• Upsell-választások (ha az űrlap tartalmazott)

E-aláírás auditálhatóság

Az e-aláírás jogi auditolható:

• Aláírás-kép (PNG)
• IP-cím (a vendég IP-je beküldéskor)
• Timestamp (másodperc-pontos)
• User-agent (böngésző / app verzió)
• Token (a publikus access-token)

Ezek mind tárolódnak, és kérésre kiadhatók (pl. jogi vita).

PDF export

Egy beküldést PDF-be exportálhatsz:

• Beküldés sora → Download PDF
• Az aláírást és a válaszokat is tartalmazza
• Brand-elt fejléc

Hasznos:

• Archiválás (évente egyszer mind PDF-be)
• Jogi dokumentáció (Consent megőrzése)
• Vendég-kérésre kiadás

Bulk-műveletek

Az űrlap Submissions tab-on:

• Export CSV (összes beküldés egy táblázatban)
• Export Excel
• Bulk delete (törlés, ritkán használt)

Mező-válaszok integrálása

Ha az űrlap-mezők mappingelve vannak a vendég-profilhoz:

• Email-mező → vendég.email automatikusan frissül
• Telefon → vendég.phone
• Születésnap → vendég.birthday

A beküldés után a vendég-profilon látod az új adatokat.

Mikor használd

Szcenárió 1, mai beküldések áttekintése Űrlap megnyitása → Submissions → "Today" szűrő. Látod az új vendégek adatait, vagy a feedback-eket.

Szcenárió 2, vendég-konzultáció előtt Vendég-profil → Forms tab → előző Konzultáció megnyitása. Olvasod, készülsz a kezelésre.

Szcenárió 3, jogi vita egy aláírásról Beküldés-részletek → e-aláírás-blokk. IP, timestamp, aláírás-kép. Bizonyíték a jogi audithoz.

Szcenárió 4, hónap végi PDF-archiválás Bulk export → PDF-be konvertálás. Évente egy mappa minden beküldésről, kompliance-céloknál.

Szcenárió 5, hibás kitöltés Egy vendég Intake-ja hibás (rossz email). Beküldés-részletek → szerkeszted a vendég-profilt, vagy újraküldés Intake-űrlap.

Szcenárió 6, In Progress beküldések A vendég félbehagyott egy hosszú űrlapot. Te emlékeztetheted: "Resend" gomb, vagy SMS / email.

Adatvédelem (GDPR)

A beküldések tartalmazhatnak érzékeny adatot (egészségügyi info, fotó). Ezért:

• Hozzáférés szabályozott (Owner / Manager / és ahova a vendég kapcsolódik, Staff)
• Vendég-kérésre kiadás kötelező GDPR-szerint
• Vendég-kérésre törlés kötelező GDPR-szerint
• Audit-log a beküldés-műveletekről

Tippek

• A PDF export rendszeres archiválást tesz lehetővé, kompliance-célra végezd havonta.
• Az aláírás-audit adatok bizalmasan kezelendők, ne add ki külső félnek vita nélkül.
• A vendég-profilba mapping fontos, mert egy hosszú Intake után az adatok automatikusan a CRM-ben vannak.
• A bulk delete-et óvatosan: a beküldések részben jogi dokumentumok lehetnek (Consent), ne töröld.
• Az In Progress beküldések száma jelzi az űrlap UX-éhségét, ha sok van, valószínűleg a vendég megakad valahol.
• A Submissions tab-on időszakos elemzés mutatja: melyik mezőre érkezik a legtöbb hibás vagy üres válasz. Ott kell javítani az űrlapot.

Kapcsolódó cikkek

• Áttekintés
• Mező-típusok
• Csatornák