A tiltólista nem büntetés, hanem védelem: azt akadályozza meg, hogy ugyanaz a vendég újra és újra lefoglaljon egy időpontot, amelyre nem jön el. Akkor jó, ha világos szabály szerint működik, a vendég nem kap megszégyenítő üzenetet, és a döntés végül a tiéd marad.
Mikor jogos tiltólistára tenni valakit?
Egy kihagyott időpont bárkivel előfordul. A tiltólista azoknak szól, akiknél ez minta: többször nem jelentek meg szó nélkül, rendszeresen az utolsó pillanatban mondják le az időpontjukat, vagy régóta nem rendezték a tartozásukat.
Minden ilyen eset elvesztett idő, amit nem tudsz pótolni. Közben egy másik vendég nem kapott helyet, mert az az időpont foglalt volt.
Mit érdemes kipróbálni a tiltás előtt?
A tiltólista az utolsó lépés, nem az első. Előtte sokat segít:
- Emlékeztető: egy jól időzített üzenet a legtöbb elfelejtett időpontot megmenti.
- Előleg: annál, aki már kihagyott egy időpontot, az előleg komolyabbá teszi a foglalást.
- Jóváhagyásos foglalás: a vendég foglalhat, de te döntöd el, bekerül-e a naptárba.
Hogyan kommunikáld, hogy ne legyen kínos?
Senki nem szereti, ha az arcába mondják, hogy le van tiltva. Ezért a legjobb, ha a vendég a foglalóban egy semleges, udvarias üzenetet kap, például: „Ehhez az időponthoz kérjük, hívj fel minket.” Így ha félreértés történt, fel tud hívni, és személyesen tisztázhatjátok.
Arra is figyelj, hogy a tiltott vendég ne kapjon tőled reklámlevelet vagy kampány-SMS-t. Furcsa lenne, ha egyik oldalon nem foglalhat, a másikon pedig akciókkal hívod.
A tiltólista akkor jó, ha a törzsvendégeid semmit nem vesznek észre belőle.
Példák a gyakorlatból
Kozmetika: bekapcsolja azt a szabályt, hogy aki az elmúlt 12 hónapban kétszer nem jelent meg, azt a rendszer jelezze. Amikor ez megtörténik, a vendég „Döntésre vár” jelzéssel megjelenik a listán, és a szalon egy kattintással dönt.
Fodrászat: a tiltott vendégeknél a „csak jóváhagyással” módot választja. A vendég foglalhat, de minden foglalását a szalon hagyja jóvá, mielőtt bekerül a naptárba.
Masszázsszalon: a régóta rendezetlen tartozás miatt automatikusan tilt, és a tiltás magától feloldódik, amikor a vendég kifizeti a tartozását.
Kinek ajánlott, és melyik üzletágaknak?
Mindenkinek, akinél az online foglalás nyitott, és egy kihagyott időpont komoly bevételkiesés. Különösen:
- Kozmetikáknak és masszázsszalonoknak: hosszú kezelések, ahol egy üres óra sokat számít.
- Fodrászatoknak: a festések és hosszabb szolgáltatások miatt.
- Magánrendelőknek és terapeutáknak: ahol az időpontok szűkösek, és sokan várnak rájuk.
- Edzőtermeknek és jógastúdióknak: ahol egy le nem mondott hely egy másik tagtól veszi el a lehetőséget.
Hogyan működik a Bookindában?
A Bookindában az Ügyfelek oldal Tiltólista fülén egy helyen látod, kit tiltottál le, miért, mióta és meddig. Kézzel a vendég profiljáról tilthatsz, okkal és időtartammal.
A Tiltólista-szabályok alatt automatikus szabályt is beállíthatsz arra, aki többször nem jelent meg, későn mondta le az időpontját, vagy régóta tartozik. Te választod ki, hogy a rendszer csak jelezzen, és te döntesz, vagy rögtön tiltson.
A tiltott vendéget az online foglaló már az e-mail-címe megadásakor megállítja a te üzeneteddel, és nem kap tőled levelet, SMS-t vagy értesítést. A számla, a nyugta és a visszatérítésről szóló levél jogszabály miatt továbbra is kimegy. A tiltás az azonos e-mail-címmel vagy telefonszámmal felvett profiljaira is vonatkozik.
Tipp: kezdd a „csak jelez” móddal
Az első hetekben ne tiltson automatikusan a rendszer. Nézd meg, kik akadnak fenn a szabályon, és döntsd el egyenként. Ha látod, hogy a szabály jól működik, akkor kapcsold át automatikusra.
Gyakori kérdések
Megtudja a vendég, hogy tiltólistán van?
Nem kell kiírni neki. A Bookindában a foglalóban csak a te üzenetedet látja, és ha szeretnéd, egy gombbal fel is hívhat.
Hány kihagyott időpont után érdemes tiltani?
Ez szalononként más. Sokan két, szó nélkül kihagyott időpont után egy éven belül jeleznek, és egyenként döntenek. Fontos, hogy legyen egy világos, mindenkire egyformán érvényes szabály.
Tilthatok csak időlegesen?
Igen. A tiltásnak lehet lejárata, a tartozás miatti tiltás pedig a Bookindában magától feloldódik, amikor a vendég rendezi a tartozását.
Kap számlát a tiltott vendég?
Igen. A számla, a nyugta és a visszatérítésről szóló értesítés jogszabályi kötelezettség, ezért ezek a tiltás ellenére is kimennek.
Mi van, ha új e-mail-címmel próbál foglalni?
A Bookindában a tiltás az azonos e-mail-címmel vagy telefonszámmal felvett profilokra is vonatkozik. Egy teljesen új elérhetőséggel persze foglalhat, ezért a jóváhagyásos mód is hasznos lehet.