Nem minden online foglalást kell azonnal elfogadnod – így működik a jóváhagyásos foglalás a Bookindában

Van az a foglalás, amit gondolkodás nélkül szívesen fogadsz.

A törzsvendéged bejelentkezik egy megszokott 45 perces kezelésre jövő hét keddre. Rendben, mehet.

És van az a foglalás, amire azért szeretnél ránézni, mielőtt véglegessé válik.

Egy új vendég szombat délutánra lefoglal egy négyórás kezelést. Valaki hajnali kettőkor foglal egy nagy értékű szolgáltatást. Vagy olyan kezelésre érkezik időpontkérés, ahol előbb szeretnéd ellenőrizni, hogy minden rendben van-e.

Eddig ilyenkor két rossz választásod volt:

vagy nem engedted az online foglalást, vagy automatikusan elfogadtál mindent.

A Bookinda jóváhagyásos online foglalása a kettő közé tesz egy intelligens kontrollpontot.

A vendég továbbra is foglalhat 0–24 órában, de te döntheted el, hogy mely foglalások váljanak azonnal véglegessé, és melyeket szeretnéd előbb jóváhagyni.

Ha pedig előleget is használsz, még egy fontos döntés nálad marad:

te mondod meg, hogy az adott vendégtől valóban be akarod-e kérni az előleget.

Miért nem elég önmagában az előleg?

A meg nem jelenő vendégek elleni egyik legegyszerűbb védelem az előleg.

Csakhogy van vele egy probléma.

Ha minden foglalásra kötelezővé teszed, akkor ugyanúgy előleget kérsz attól a vendégtől, aki most találkozott először a vállalkozásoddal, mint attól, aki tíz éve jár hozzád és még soha nem hagyott ki időpontot.

Sok szolgáltató emiatt végül egyáltalán nem használ előleget.

Pedig nem feltétlenül az előleggel van a probléma.

Hanem azzal, ha nincs mögötte rugalmasság.

A jóváhagyásos foglalással az előleg nem egy merev szabály többé, hanem egy eszköz, amit akkor használsz, amikor szükséged van rá.

Egy ismeretlen vendégnél kérheted.

Egy megbízható törzsvendégnél elengedheted.

És mindezt úgy, hogy közben nem kell átírnod a teljes fizetési szabályzatodat.

Mi történik, amikor egy jóváhagyásköteles foglalás érkezik?

A vendég számára a foglalási folyamat ugyanúgy működik, mint korábban.

Kiválasztja:

• a szolgáltatást,
• a munkatársat,
• az időpontot,
• megadja az adatait,
• majd elküldi a foglalását.

A különbség ezután kezdődik.

1. A foglalás bekerül a naptáradba

Az időpont megjelenik a Bookinda naptárában „Jóváhagyásra vár” állapotban.

A naptárban külön jelölést kap, így azonnal látszik, hogy ez még nem egy véglegesített foglalás.

Fontos azonban, hogy az idősáv eközben foglalt marad.

Más vendég nem tudja ugyanazt az időpontot lefoglalni addig, amíg te döntesz.

Így nem fordulhat elő, hogy miközben átnézed a foglalást, valaki más elviszi ugyanazt az időpontot.

2. A vendég pontosan tudja, hogy mi történik

A vendég nem kap olyan visszaigazolást, mintha az időpontja már végleges lenne.

Ehelyett egyértelműen azt látja:

A foglalás jóváhagyásra vár.

Erről e-mailt is kap.

Ha a foglalásra előleg vonatkozik, azt is előre jelezhetjük neki, hogy a jóváhagyás után milyen összeg megfizetésére számíthat.

Így nincs kellemetlen meglepetés.

3. Te azonnal értesülsz

Nem kell egész nap a Jóváhagyások oldalt frissítgetned.

Új jóváhagyásköteles foglalásnál értesítést kaphatsz:

• a Bookindán belül,
• e-mailben,
• valamint Telegramon is, ha az integrációt használod.

A vendég akár hajnali 2-kor is foglalhat.

Neked ettől még nem kell hajnali 2-kor dolgoznod.

A foglalás biztonságosan vár rád reggelig.

Egy helyen látod az összes döntésre váró foglalást

A Bookindában külön Jóváhagyások felület gyűjti össze a függőben lévő foglalásokat.

Itt rögtön látod például:

• ki foglalt,
• melyik szolgáltatásra,
• melyik munkatárshoz,
• milyen időpontra,
• mennyi a szolgáltatás ára,
• szükséges-e előleg.

Nem kell a naptárban keresgélned vagy több ablak között ugrálnod.

Megnézed a foglalást, és döntesz.

Három gomb – három különböző döntés

Ha az adott foglalás előlegköteles, három lehetőséged van.

1. Jóváhagyás és előleg bekérése

Ha új vendégről, nagy értékű kezelésről vagy kockázatosabb foglalásról van szó, jóváhagyhatod az időpontot előlegfizetési kötelezettséggel.

A Bookinda kiküldi a fizetési lehetőséget a vendégnek.

A foglalás ezután „Előlegre vár” állapotba kerül.

Innentől neked nincs további teendőd.

Ha a vendég kifizeti az előleget, a rendszer érzékeli a sikeres fizetést, és az időpont automatikusan visszaigazolttá válik.

Nem kell bankszámlát ellenőrizni.

Nem kell megkérdezni a vendéget, hogy elutalta-e.

Nem kell manuálisan visszaigazolni.

Az előleg a saját fizetési átjáródon (SimplePay, Barion, Teya vagy Stripe) érkezik, közvetlenül a te bankszámládra, és a Bookinda nem számol fel rá tranzakciós díjat.

Ha egy helyszínen több vállalkozó dolgozik, mindegyik saját adóalanyt és saját átjárót kaphat: az előleg annak a fiókjába megy, akihez a vendég foglalt, és a bizonylat is az ő nevében készül.

SimplePay-nél a vendég a fizetés előtt a kötelező adattovábbítási nyilatkozatot is a foglalóoldalon fogadja el. Ezt a rendszer magától intézi.

2. Jóváhagyás előleg nélkül

Ez az egyik legfontosabb része az egész rendszernek.

Tegyük fel, hogy a fizetési szabályzatod szerint erre a szolgáltatásra 30% előleg szükséges.

Csakhogy a foglalást Kovács Anna küldte, aki nyolc éve jár hozzád minden hónapban.

Nem feltétlenül akarod tőle elkérni.

Egyszerűen kiválasztod:

Jóváhagyás előleg nélkül.

A foglalás azonnal véglegessé válik.

Anna nem kap fizetési felszólítást, és a globális fizetési szabályzatod sem változik meg.

A következő új vendégtől ugyanarra a kezelésre továbbra is kérhetsz előleget.

3. Elutasítás

Ha valami miatt nem szeretnéd elfogadni a foglalást, elutasíthatod.

Az idősáv azonnal felszabadul, így más vendég újra lefoglalhatja.

A vendég kulturált értesítést kap arról, hogy az adott foglalást nem tudtátok elfogadni, és új foglalási lehetőséget is kaphat.

Ha szeretnéd, indoklást is írhatsz hozzá.

Nem kötelező.

Ha nincs előleg, a rendszer sem bonyolítja túl

Nem minden jóváhagyásköteles foglaláshoz tartozik előleg.

Ha az adott szolgáltatásnál nincs előlegfizetés beállítva, nem kapsz felesleges választási lehetőségeket.

Egyszerűen:

Jóváhagyás vagy Elutasítás.

A rendszer csak annyi döntést kér tőled, amennyire valóban szükség van.

Az előleg egyik legfontosabb része: a fizetési határidő

Az előleg önmagában még nem feltétlenül oldja meg a problémát.

Képzeld el a következőt.

Valaki lefoglal egy háromórás, 60 000 forintos kezelést három héttel előre.

Kiküldöd neki az előlegfizetést.

Ő viszont nem fizet.

Ha nincs megfelelő határidő, az időpont akár három héten keresztül ott maradhat a naptáradban.

Papíron foglalt vagy.

A valóságban viszont lehet, hogy a vendég soha nem fog jönni.

Ez az egyik legdrágább üres időpont: az, amit még szabadnak sem látsz.

Ezért a Bookindában a fizetéshez határidőt is kapcsolhatsz.

Kétféle fizetési határidő

Két egymástól független szabályt adhatsz meg.

Kezelés kezdete előtti határidő

Például:

Az előlegnek legkésőbb 2 órával az időpont kezdete előtt be kell érkeznie.

Ez különösen a közeli foglalásoknál hasznos.

Bekéréstől számított határidő

Például:

A fizetési kérés kiküldésétől számított 2 órán belül kell fizetni.

Ez a távolabbi foglalásoknál kulcsfontosságú.

Ha valaki három hétre előre foglal, nem szeretnéd három hétig várni arra, hogy eldöntse, komolyan gondolta-e.

Adj neki például két órát az előleg rendezésére.

Ha fizet, az időpont biztos.

Ha nem, a foglalás felszabadulhat, és újra értékesíthetővé válik.

Ha mindkét határidőt használod, mindig a korábban bekövetkező érvényes határidő számít.

Nézzünk egy konkrét példát

Éjszaka 02:07-kor érkezik egy új foglalás.

A vendég jövő keddre 14:00-ra szeretne egy hosszabb kezelést.

A Bookinda rögzíti a foglalást, és lefoglalja számára az idősávot.

Te közben alszol.

Pontosan így kell működnie.

Reggel 10:00-kor megnyitod a Bookindát, átnézed a foglalást, és kiválasztod:

Jóváhagyás és előleg bekérése.

Ebben a pillanatban indul el a fizetési kérés.

A szabályod szerint a vendégnek a bekéréstől számított két órán belül kell fizetnie.

Vagyis a határidő:

12:00.

Ha 10:18-kor kifizeti az előleget, a foglalás automatikusan visszaigazolódik.

Ha 12:00-ig nem fizet, az időpont felszabadulhat.

Nem három hét múlva derül ki, hogy a foglalás valós volt-e.

Két órán belül.

És még rengeteg időd marad arra, hogy a felszabadult helyet másnak eladd.

Nem szeretnél minden vendégtől előleget kérni? Nem is kell.

A Bookindában több szinten szabályozhatod, hogy kitől kérsz előleget.

Csak új vendégektől

Bekapcsolhatod, hogy az előlegfizetés csak az új vendégekre vonatkozzon.

Ez sok vállalkozásnál ideális kompromisszum.

A törzsvendégek továbbra is egyszerűen foglalhatnak, az ismeretlen vendégeknél pedig megmarad a pénzügyi védelem.

Egyedi vendégmentesség

Van olyan vendég, akiről pontosan tudod, hogy megbízható?

Az ügyfélprofilján előleg alóli mentességet adhatsz neki.

Így tőle a rendszer online foglalásnál sem kér előleget.

Szolgáltatásonként

Nem kell ugyanazt a szabályt használnod egy 20 perces szemöldökszedésre és egy háromórás, nagy értékű kezelésre.

Az előleg szolgáltatásonként is szabályozható.

Kategóriánként

Akár teljes szolgáltatáskategóriákra is kialakíthatsz eltérő működést.

Például minden alakformáló kúrára vagy minden többórás prémium kezelésre kérhetsz jóváhagyást.

A jóváhagyást sem kell minden foglalásra bekapcsolnod

Ez fontos.

A jóváhagyásos foglalás célja nem az, hogy több munkát csináljon neked.

Pont az ellenkezője.

Csak azokat a foglalásokat érdemes megállítani, amelyeknél valóban szeretnél dönteni.

Beállíthatod például, hogy jóváhagyás szükséges:

• minden online foglaláshoz,
• csak bizonyos szolgáltatásokhoz,
• egy teljes szolgáltatáskategóriához,
• csak bizonyos napokon, például hétvégén,
• vagy akár meghatározott napszakban.

Így akár olyan szabályt is kialakíthatsz, hogy hétköznap minden foglalás automatikusan átmegy, de a szombati hosszú kezelésekhez már jóváhagyás szükséges.

Nem az online foglalást kapcsolod ki. Csak ott teszel elé kontrollt, ahol szükséged van rá.

Mi történik, ha te nem reagálsz?

Erre is beállíthatsz szabályt.

Megadhatod, hogy egy jóváhagyásra váró foglalás mennyi ideig maradhat függőben.

Ha például 12 órán belül nem döntesz róla, a rendszer automatikusan elutasíthatja, így az idősáv nem marad korlátlan ideig blokkolva.

Ha viszont nem szeretnél automatikus döntést, a foglalás függőben is maradhat addig, amíg manuálisan nem foglalkozol vele.

És mi történik, ha a vendég végül nem jelenik meg?

Az előleg nem jelenti azt, hogy a rendszer automatikusan több pénzt terhel a vendégre.

Tegyük fel:

A vendég már befizetett 6 500 forintot.

Ha nem jelenik meg, a fennmaradó no-show összeg:

13 000 − 6 500 = 6 500 Ft.

Vagyis a teljes terhelés maximum a beállított díj összege.

Nem lesz belőle 150%.

És van még egy fontos biztonsági pont.

Amikor a személyzet az időpontot „Nem jelent meg” állapotra állítja, a Bookinda nem kezd el magától pénzt levenni.

A személyzet dönthet arról, hogy:

• megtörténjen a terhelés,
• az összeg tartozásként kerüljön rögzítésre,
• vagy a díjat elengeditek.

A végső döntés itt is nálatok marad.

Miért jobb ez, mint egyszerűen kikapcsolni az online foglalást?

Mert attól, hogy te éppen nem dolgozol, a vendégeid még keresnek időpontot.

Este 11-kor.

Vasárnap reggel.

Ebédszünetben.

Éjszaka kettőkor.

Nem kell választanod a teljesen automatikus és a teljesen manuális foglalás között.

A Bookinda mögöttes logikája lehet:

Foglalj bármikor → mi lefoglaljuk neked a helyet → a szolgáltató átnézi → szükség esetén előleget kér → csak ezután válik véglegessé.

A vendég megkapja a 24/7 online foglalás kényelmét.

Te pedig megtartod a kontrollt.

Kinek különösen hasznos?

A jóváhagyásos foglalás különösen jó lehet olyan vállalkozásoknak, ahol:

• hosszú kezelések vannak,
• magas az egy foglalásra jutó érték,
• korlátozott számú prémium idősáv áll rendelkezésre,
• sok új vendég érkezik online,
• fontos a no-show kockázat csökkentése,
• bizonyos kezelések előtt szeretnétek ellenőrizni a vendég adatait,
• vagy egyszerűen szeretnétek látni bizonyos foglalásokat, mielőtt véglegessé válnak.

Kozmetikákban, alakformáló szalonokban, fodrászatokban, wellness szolgáltatóknál, masszőröknél, privát egészségügyi szolgáltatóknál és tanácsadóknál egyaránt lehet értelme.

Hol tudod bekapcsolni?

A jóváhagyásos online foglalást itt találod:

Beállítások → Online foglalás → Jóváhagyás

Itt tudod meghatározni többek között:

• mely foglalásokhoz kell jóváhagyás,
• mely szolgáltatásokra vagy kategóriákra vonatkozzon,
• mely napokon vagy időszakokban legyen aktív,
• mennyi idő után történjen automatikus elutasítás,
• illetve hogy az előleget csak a jóváhagyás után kérje-e be a rendszer.

Az előleggel, a fizetési határidőkkel és a no-show szabályokkal kapcsolatos beállításokat pedig itt találod:

Beállítások → Pénzügy → Fizetési szabályzat

A Súgóban a „Jóváhagyásos online foglalás” cikkben részletes beállítási útmutatót is találsz.

24/7 online foglalás. De nem 0 kontroll.

Az online foglalás egyik legnagyobb előnye, hogy akkor is dolgozik helyetted, amikor te nem.

De ettől még nem kell minden beérkező időpont fölött lemondanod a kontrollról.

A Bookinda jóváhagyásos foglalásával eldöntheted:

melyik foglalás menjen át automatikusan, melyiket szeretnéd átnézni, kitől kérsz előleget, kinél engeded el, és mennyi ideig vagy hajlandó egy kifizetetlen foglalásnak tartani az időpontot.

A rendszer automatizálja azt, amit érdemes automatizálni.

A fontos döntéseket pedig nálad hagyja.

Ez nem kevesebb online foglalás. Ez okosabb online foglalás.