A kezelési lap két dolgot véd: a vendég egészségét és a te felelősségedet. Öt blokkból áll: azonosítás, egészségügyi előzmény, a kezelésre vonatkozó kockázatok, a hozzájárulás, és az aláírás dátummal. A legnagyobb gyakorlati hiba, hogy a lapot a pultnál, sietve töltetik ki, holott a foglalás után, otthon nyugodtan kitölthető lenne. Az egészségre vonatkozó adat különleges adatnak minősül, ezért a kezelésének külön szabályai vannak. Ez a cikk tájékoztatás, nem jogi tanácsadás.
Miért nem hagyható ki
Szakmai érv: ha nem tudod, hogy a vendég milyen gyógyszert szed, milyen allergiája van, esett-e át beavatkozáson, akkor nem tudsz felelősen dönteni a kezelésről.
Vendégélmény: az alaposan felvett előzmény nem tereli el a vendéget, hanem meggyőzi. Azt üzeni, hogy komolyan veszed.
Felelősség: ha valami történik, a dokumentáció az egyetlen dolog, ami utólag bizonyítja, hogy tájékoztattad a vendéget és ő hozzájárult. Szóban elmondott tájékoztatásnak utólag nincs nyoma.
Az öt blokk
1. Azonosítás. Név, elérhetőség, születési dátum, ha a kezelés szempontjából releváns. Kiskorú esetén a törvényes képviselő adatai és hozzájárulása.
2. Egészségügyi előzmény. Ez a kezelés típusától függ, de az általános váz a lenti lista.
3. A kezelésre vonatkozó tájékoztatás. Mit fogsz csinálni, mennyi ideig tart, mi a várható eredmény, mik a lehetséges mellékhatások, és mi az, ami után nem szabad valamit csinálni. Ez a rész kezelésenként más, és pont ezért ne legyen általános.
4. Hozzájárulás. Egyértelmű nyilatkozat arról, hogy a vendég megkapta a tájékoztatást, megértette, a kérdéseire választ kapott, és a kezelést kéri.
5. Aláírás és dátum. Aláírás nélkül a lap semmit nem ér.
- Krónikus betegségek
- Rendszeresen szedett gyógyszerek
- Ismert allergiák és érzékenységek
- Terhesség vagy szoptatás
- Korábbi műtétek, beavatkozások az érintett területen
- Bőrbetegségek, sebek, gyulladás az érintett területen
- Korábbi reakció hasonló kezelésre
Amit külön érdemes kezelni
Fotódokumentáció: ha előtte és utána képet készítesz, arra külön hozzájárulás kell, és külön arra, ha nyilvánosan is felhasználnád. Ez a két dolog nem ugyanaz, és nem lehet egy pipával elintézni.
Marketingcélú megkeresés: a kezeléshez szükséges adatkezelés és a hírlevél két külön cél. A hozzájárulás is külön legyen, és külön visszavonható.
Kiskorú vendég: itt a törvényes képviselő hozzájárulása kell, és sok kezelésnél életkori korlát is van. Ezt a saját szakmai szabályaid szerint kezeld.
Az időzítés, ami mindent megváltoztat
A leggyakoribb gyakorlat: a vendég megérkezik, kap egy papírt és egy tollat, és három perc alatt kitölti, miközben te már készülsz. Ez rossz két okból. Egyrészt siet, tehát felületesen tölti ki, és pont a fontos részeket hagyja ki. Másrészt a te időd megy el vele.
A jó megoldás: az űrlap a foglalás után menjen ki, és a vendég otthon, nyugodtan töltse ki. Aki előre kitölti, az felkészültebben érkezik, és neked nem kell semmit intézned.
Ha visszatérő vendégről van szó, akkor pedig ne kelljen mindent újra kitöltenie. Az alapadatok maradjanak meg, és csak a változásokat kérdezd meg.
Digitálisan, ne papíron
A papíralapú kezelési lap három ponton gyenge: nem kereshető vissza, elveszhet vagy megsérülhet, és nincs rajta hiteles időbélyeg.
A digitális űrlapnál mindhárom megoldódik. Az aláírás elektronikusan is rögzíthető, és mellé rögzíthető az időbélyeg és az IP-cím, tehát utólag igazolható, mikor és honnan történt a hozzájárulás.
A Bookindában az űrlapkészítő húsz mezőtípust ismer, köztük az aláírást, a rajzot és a fájlfeltöltést. Hat űrlaptípus van: időpont, konzultáció, felvétel, beleegyezés, visszajelzés és egyéni. Van feltételes logika, tehát egy kérdés csak akkor jelenik meg, ha a korábbi válasz alapján releváns. Az űrlap automatikusan kiküldhető foglalás előtt, foglalás után vagy fizetés után, a vendég pedig bejelentkezés nélkül tölti ki egy linken. A beleegyezésnél audit nyomvonal készül, és beállítható, hogy minden foglalásnál vagy csak egyszer kelljen kitölteni.
Az adatvédelmi rész, röviden
Az egészségre vonatkozó adat a GDPR szerint különleges kategóriájú személyes adat. Ezt a részt különösen érdemes szakemberrel átnézetni, és a dokumentumokat frissíteni, ha a szolgáltatás, a jogszabály vagy az adatkezelési gyakorlat változik.
- Csak azt kérdezd meg, amire a kezelés miatt tényleg szükséged van.
- A hozzájárulás legyen kifejezett és dokumentált.
- Az adat ne heverjen a pulton, és ne legyen mindenki számára hozzáférhető.
- A megőrzési időt határozd meg, és tartsd is magad hozzá.
- Az adatkezelési tájékoztatód térjen ki erre.
Gyakori kérdések
Van kötelező formája a kezelési lapnak?
Általános, minden szakmára érvényes kötelező formanyomtatvány nincs. Az adott szakma szabályai, az egészségügyi tevékenységre vonatkozó előírások és a szolgáltatásod jellege együtt határozzák meg, mi kell bele.
Elég egyszer aláíratni, vagy minden alkalommal kell?
Ez a kezeléstől függ. Az alapadatok és az általános hozzájárulás jellemzően egyszer, a konkrét kezelésre vonatkozó tájékoztatás viszont akkor, amikor az adott kezelés történik. Változás esetén mindenképpen frissíteni kell.
Az elektronikus aláírás elfogadható?
Az elektronikusan rögzített aláírás bizonyító ereje több tényezőtől függ. A gyakorlatban az aláírás mellé rögzített időbélyeg és technikai adatok jelentősen erősítik. A konkrét megítélést jogi szakemberrel érdemes egyeztetni.
Mi van, ha a vendég nem akarja aláírni?
Akkor nem végzed el a kezelést. Ez nem udvariatlanság, hanem szakmai felelősség. Egy nyugodt mondat elég: a lap a te biztonságodat is szolgálja.
Meddig őrizzem meg?
A megőrzési idő függ a szolgáltatás típusától és a rá vonatkozó szabályoktól. Határozd meg írásban, és utána tartsd is magad hozzá, mert a túl hosszú megőrzés is problémás.
Több szolgáltatásra kell külön űrlap?
Ott, ahol a kockázatok eltérőek, igen. Egy általános lap plusz kezelésspecifikus kiegészítés a gyakorlatban jól működő szerkezet.