Digitális vendégkártya: a papír kezelési lap, ami magától számol

A vendégkártya az a lap, amit sok szalonban ma is kézzel vezetnek: a vendég neve fent, alatta egy táblázat, és minden alkalomnál bekerül egy sor. Lézernél a kezelt terület, a bőrtípus és a gépbeállítás. Alakformálásnál a testsúly és a centiméterek. Diétánál a BMI, a zsírszázalék és a kalória. A papír jól tárol, csak éppen nem válaszol semmire.

A digitális vendégkártya ugyanezt rögzíti, de a különbséget is kiszámolja. Nem neked kell fejben tartanod, hogy a vendég hét héttel ezelőtt 78 kilóval kezdett, és nem kell visszalapoznod, hogy melyik energiaszinttel ment a legutóbbi lézeres kezelés. Az adat ugyanaz, a munka viszont lekerül rólad.

Fontos, hogy ez nem ugyanaz, mint egy űrlap. Az űrlap a vendéghez megy ki, egyszer tölti ki, és aláírja: anamnézis, beleegyező nyilatkozat, elégedettségi kérdőív. A vendégkártya belső eszköz, te vezeted, minden alkalomnál, és a haszna éppen az ismétlődésből jön.

• Az űrlap egy pillanatkép, a vendégkártya egy idősor.
• Az űrlapot a vendég tölti ki, a vendégkártyát a kezelő.
• Az űrlapnál az aláírás a lényeg, a vendégkártyánál az összehasonlítás.

Egy egyszerű szabály: ha a következő alkalom kimenete függ attól, mi történt az előzőn, akkor kell vendégkártya. Ha nem függ, akkor felesleges adminisztráció, és jobb, ha nem is vezeted.

A gépes kezeléseknél ez a függés nyilvánvaló. Egy lézeres szőrtelenítésnél az energiaszintet fokozatosan emelitek, és ha a kolléga nem tudja, hol tartottatok, akkor vagy visszalép, vagy kockáztat. Egy szoláriumnál a percszám és a bőrreakció ugyanígy összefügg. Ezeknél a vendégkártya nem kényelmi funkció, hanem biztonsági kérdés.

A mérésre épülő kúráknál a függés más természetű: ott az eredmény bizonyítása a tét. Egy alakformáló kúránál a vendég a hatodik alkalom környékén szokta megkérdezni, hogy van-e ennek egyáltalán értelme. Ha ilyenkor elő tudod venni a saját számait, az önmagában megtartja. Ha nem tudod, a kúra ott ér véget.

Egy gyors hajvágásnál viszont nincs mit követni. Egy körmösnél már határeset: ha csak a színt szeretnéd megjegyezni, arra a vendég jegyzete elég, nem kell hozzá kártya.

• Éri meg: lézeres szőrtelenítés, IPL, alakformálás, testkezelés, diéta és táplálkozási tanácsadás, szolárium, arckezelés-sorozat, gyógymasszázs, fizioterápia.
• Határeset: műkörmös, fodrász színkezelés. Itt gyakran elég a vendégjegyzet.
• Nem éri meg: alkalmi, egyszeri szolgáltatás, ahol nincs sorozat és nincs mérés.

A vendégkártya nem fix űrlap: te állítod össze, mit mérsz. A mezők két csoportba tartoznak, és ez a kettéosztás az, ami miatt nem lesz belőle átláthatatlan adathalmaz.

A fejléc mezőket kúránként egyszer töltöd ki. Ide való a magasság, a bőrtípus, a kontraindikáció, a cél. Ezek nem változnak alkalmanként, ezért felesleges minden sorban újra megkérdezni.

Az alkalom mezők minden kezelésnél újra kitöltésre kerülnek. Ez a kártya lelke: a testsúly, a gépbeállítás, a bőrreakció, a fotó.

• Szám mértékegységgel: testsúly kilogrammban, energia J/cm2-ben, idő percben, kalória.
• Testmérés: testrészenkénti centiméter-rács, például derék, csípő, fenék, comb, felkar. Egy mezőként viselkedik, de testrészenként külön görbét ad.
• Választó és több választó: kezelt terület, bőrtípus Fitzpatrick szerint, hűtés módja, használt készítmények.
• Skála: fájdalom nulla és tíz között, bőrállapot egytől ötig.
• Fotó-helyek: elöl, oldal, hátul, vagy előtte és utána. Mobilról közvetlenül a kamerával.
• Hosszú szöveg: megjegyzés, otthoni ápolás, konzultáció leírása.

A kezelő nem a vendégprofilt nyitja meg, hanem az időpontot, ezért a rögzítés is onnan indul. Az időpont panelen megjelenik egy Vendégkártya gomb, ha az adott szolgáltatáshoz sablon van kötve. Egy koppintás, és a rögzítő panel már ki is van töltve a dátummal, a munkatárssal és a szolgáltatással.

A panel tetején ott az Előző alkalom átvétele gomb. Ez azoknak a mezőknek az értékét hozza vissza, amelyeket a sablonban átvehetőre állítottál. Gépbeállításnál pontosan ez a papírkártya eredeti funkciója, csak most nem kell hozzá visszalapozni.

Minden mező mellett halványan ott van az előző alkalom értéke, és amint beírod az újat, megjelenik a különbség. Zöld, ha jó irányba mozdult, piros, ha nem. Hogy melyik a jó irány, azt mezőnként te adod meg: a testsúlynál a csökkenés, az izomszázaléknál a növekedés.

A számmezőknek nagy plusz és mínusz gombjuk van, mert ezt jellemzően tabletről, a gép mellett állva töltik ki, nem irodai billentyűzeten.

• Az első alkalom lesz a kiindulás. Minden későbbi ehhez viszonyít.
• A Mentés és új alkalom gombbal egyben rögzíthetsz és nyithatsz újat, ha utólag viszed fel egy régebbi kúra adatait.
• Ha a szolgáltatásnál bekapcsolod a kötelező kitöltést, az időpont jelzést kap a naptárban, és a pénztár is figyelmeztet, amíg hiányzik a kártya.

Ugyanazt az adatot háromféleképpen mutatja, mert három különböző kérdésre kell válaszolnia. Nem három külön riport, hanem három nézet ugyanarra, ezért nem tudnak eltérni egymástól.

A Kártyák nézet a napi munkához való. Alkalmanként egy kártya, rajta a három kiemelt mérőszám nagyban, mellette a változás. Ezt nézi a kezelő két vendég között.

A Táblázat nézet a papír vendégkártya rácsa: sor az alkalom, oszlop a mező. A szám alatti kis érték mindig az előző alkalomhoz mért különbség, a záró sor pedig a kiindulástól számított összeset mutatja. Ez a nyomtatható nézet, ezt ismeri fel a tulaj is első ránézésre.

A Grafikon nézet a haladást mutatja idősoron. A kilogramm és a centiméter szándékosan külön diagramon van: két különböző skála egy tengelyen félrevezetne. Fölötte csempéken a teljes út, például hetvennyolc kilóról hetvenegy egészen négy tizedre.

• Kúra-fejléc: hányadik alkalomnál tartotok a tervezettből, mikor indult, mikor volt a legutóbbi.
• Fő mérőszám útja: honnan hova, és mennyi a teljes változás.
• Alkalmankénti különbség, az előző kitöltött értékhez viszonyítva. Ha egy alkalommal kimaradt a mérés, a rendszer visszafelé keresi az utolsó valós adatot, tehát nem tűnik el a változás.
• Fotó-összehasonlító: ugyanaz a fotó-hely két alkalomból, húzható osztóvonallal.
• Nyomtatható összegzés a kúra végén.

A kúra közepén a legnagyobb kockázat az, hogy a vendég nem érzékeli a haladást. A vendégkártyából ezért küldhető egy privát haladás-riport: a vendég kap egy linket, amin egy oldalon látja a méréseit és a változást.

Ez nem a teljes kártya. A sablonban mezőnként adod meg, mi mehet ki. A gépbeállítás, a lövésszám és a belső megjegyzés bent marad, a testsúly, a kerületek és a fotók mehetnek. A szűrés a rendszer szerverén történik, tehát ami nincs kiengedve, az technikailag sem kerül a linkre.

A link lejár, és bármikor visszavonható. A visszavonás azonnal érvényteleníti az összes kiadott linket.

• Küldhető e-mailben a szalon saját címéről, vagy csak linkként, ha inkább a saját csatornádon adnád át.
• A vendég nyomtatni is tudja a saját riportját.
• Alapértelmezetten egyetlen mező sem látható: kifejezetten ki kell engedni.

Az előtte-utána kép a szépségiparban a legerősebb bizonyíték, és egyben a legkockázatosabb tartalom. A vendégkártyából készíthető egy névtelenített eredmény-kép a szalon oldalára, de csak szigorú feltételekkel.

Az első feltétel a hozzájárulás. Nem elég egy pipa: a rendszer időbélyeges, visszavonható hozzájárulást rögzít, azzal együtt, hogy ki vette fel és milyen módon. A kép addig el sem készül, amíg ez nincs meg. A visszavonás nem törli a rekordot, hanem lezárja, így utólag is megválaszolható, mikor volt érvényes.

A második feltétel a tényleges névtelenítés. A név elhagyása önmagában nem névtelenítés, mert egy arcot tartalmazó fotó azonosítja a személyt. Ezért a kép tetejének levágása kötelező, és csak növelhető, nem szüntethető meg.

A képen nincs név, nincs napra pontos dátum, nincs életkor. Csak a kezelés neve, az alkalomszám, az eltelt idő és a kiengedett mérőszámok. A szalon logója a fő elem, feed és story méretben egyaránt.

A legtöbb szalon nem azért hagy fel a dokumentálással, mert nem érti a hasznát, hanem mert túl sok mezőt vesz fel az elején. Egy tizennyolc mezős kártyát senki nem tölt ki a második héten.

Kezdd három mezővel. Válaszd ki azt a hármat, amit tényleg megnéznél a következő alkalom előtt, és csak azokat jelöld kiemeltnek. A többi mezőt később is hozzáveheted, és a régi alkalmak sem sérülnek tőle.

Ne készíts külön sablont minden szolgáltatásra. Egy sablon kezeléstípusonként elég, és inkább a választó mezőkkel bontsd tovább.

A kötelező kitöltést csak akkor kapcsold be, ha a csapat már megszokta. Előbb legyen szokás, utána legyen szabály.

• Első hét: egy sablon, három kiemelt mező, egy szolgáltatáshoz kötve.
• Második hét: fotó-helyek hozzáadása, ha a kezelés vizuális.
• Harmadik hét: az átvehető mezők beállítása a gépbeállításokra.
• Amikor megy: kötelező kitöltés, majd a vendégnek küldhető riport.

A vendégkártya érzékeny adatot tartalmaz. A testsúly, a bőrállapot és a fotó a legtöbb esetben az egészségi állapotra utaló adat, tehát nem ugyanaz a kategória, mint egy telefonszám.

Ebből három gyakorlati következmény adódik. Az első, hogy ne gyűjts többet, mint amire ténylegesen szükséged van a kezeléshez. A második, hogy szabályozd, ki látja: a sablon megjelölhető érzékenynek, és akkor csak a külön engedéllyel rendelkező munkatársak nyithatják meg. A harmadik, hogy a publikálás mindig külön, célhoz kötött hozzájárulást igényel, és ezt vissza is kell tudni vonni.

A vendégkártya a vendéghez tartozik, ezért a vendég törlésével együtt mozog, és az adatkikérésbe is bekerül.