TL;DR
Telt ház esetén nem kell teljesen lezárnod az online foglalást. Egyetlen kapcsolóval beállítható, hogy új vendégek ne tudjanak online foglalni, miközben a meglévő ügyfeleid változatlanul használhatják a felületet. Testre szabható üzenet, kategória- és szolgáltatás-szintű kivételek, várólistával kombinálva. Pro, Business és Enterprise csomagokban.
Vannak időszakok, amikor egy vállalkozás egyszerűen eléri a kapacitása határát:
Ilyenkor a naptár hetekkel előre tele van, és nem fér be több új vendég. A valódi kérdés viszont nem az, hogy nincs hely. Hanem az, hogy hogyan kezeled úgy, hogy ne veszítsd el a meglévő vendégeid kényelmét, és ne kelts rossz benyomást az új érdeklődőkben sem.
A Bookinda új online foglalási beállítása pontosan erre ad megoldást. Beállíthatod, hogy új vendégek ideiglenesen ne tudjanak online foglalni, miközben a meglévő ügyfeleid továbbra is ugyanúgy használhatják az online foglalási felületet, ahogy eddig.
A probléma, amit minden telt házas szolgáltató ismer
Ha teljesen betelik a naptárad, eddig általában két rossz megoldás közül kellett választani:
| Megoldás | Probléma |
|---|---|
| Levetted az online foglalást | A meglévő vendégeid sem tudtak kényelmesen foglalni — pedig pont őket szeretnéd megtartani |
| Nyitva hagytad mindenkinek | Új vendégek foglaltak, később vissza kellett mondani — kellemetlen mindenkinek, ronthatja a megítélést |
A harmadik út
Egyetlen kapcsolóval megállíthatod az új online foglalásokat, miközben a meglévő vendégeid továbbra is zavartalanul foglalhatnak.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
A funkció lényege egyszerű:
- Ha valaki már szerepel az ügyféltörzsedben, továbbra is tud online foglalni
- Ha viszont teljesen új érdeklődő próbál időpontot foglalni, a rendszer udvariasan megállítja, és megjelenít neki egy általad beállított üzenetet
„Jelenleg telt házzal dolgozunk, ezért új vendégeket átmenetileg nem tudunk online foglalással fogadni. Kérjük, próbálkozz újra néhány hét múlva, vagy írj nekünk üzenetet.”
A meglévő vendégek ebből semmit nem éreznek. Ők ugyanúgy kiválasztják a szolgáltatást, a munkatársat, az időpontot, majd véglegesítik a foglalásukat.
Hogyan működik a Bookindában?
A beállítás a manager felületén érhető el:
Beállítások → Online Foglalás → Foglalási BeállításokItt találod az „Új ügyfelek nem foglalhatnak” kapcsolót. Bekapcsolva a Bookinda automatikusan ellenőrzi, hogy a foglalni próbáló vendég már szerepel-e az ügyféltörzsedben.
A foglalási folyamat:
- A vendég megnyitja az online foglalási oldalt
- Kiválasztja a szolgáltatást
- Kiválasztja a munkatársat vagy időpontot
- Megadja az email címét
- A Bookinda ellenőrzi, hogy ez az email cím szerepel-e az ügyféladatbázisodban
- Ha igen → tovább tud foglalni
- Ha nem → megjelenik neki a beállított üzenet
Gyors, automatikus, láthatatlanul működik a háttérben.
Mi számít meglévő vendégnek?
A Bookinda meglévő vendégnek tekinti azt, aki már szerepel az ügyféltörzsedben:
- korábban már foglalt nálad online
- személyesen járt nálad, és te vagy a recepciós rögzítette
- importálva lett egy régi rendszerből
- CSV fájlból került be az ügyféladatbázisba
- már szerepel a Bookinda ügyféllistádban, még akkor is, ha eddig nem online foglalt
Fontos részlet
Az ellenőrzés email cím alapján történik. Ha egy meglévő vendég másik email címmel próbál foglalni, mint ami az ügyfélprofiljában szerepel, akkor a rendszer új vendégként kezeli.
Testre szabható üzenet az új érdeklődőknek
Az új vendégeknek megjelenő üzenetet teljesen testre szabhatod — barátságosan, prémium hangnemben, határozottan vagy tájékoztató jelleggel. Példák:
💇 Fodrászat
„Köszönjük az érdeklődésed! Jelenleg teljes kapacitással dolgozunk, ezért új vendégeket átmenetileg nem tudunk online foglalással fogadni. Kérjük, próbálkozz újra január közepétől.”
💅 Kozmetika
„Jelenleg a meglévő vendégeink időpontjait tudjuk biztosítani. Új vendégek számára az online foglalást átmenetileg szüneteltetjük. Köszönjük a megértést!”
🧘 Magánoktató
„A privát időpontjaim jelenleg beteltek, ezért új jelentkezőket most nem tudok fogadni. Csoportos órákra azonban továbbra is lehet jelentkezni.”
🏨 Spa / wellness
„Kiemelt időszakban dolgozunk, ezért új külsős vendégeket jelenleg korlátozottan tudunk fogadni. Kérjük, érdeklődj telefonon vagy próbálkozz később.”
Az üzenet magyarul és angolul is megadható, így nemzetközi vendégkörrel dolgozó vállalkozásoknál is jól használható.
Kivételek: amit nyitva szeretnél hagyni, az foglalható marad
A funkció egyik legerősebb része, hogy nem csak egy „minden vagy semmi” kapcsoló. Több szinten is beállíthatók kivételek:
🛎️ Szolgáltatás szintű kivétel
Kijelölhetsz konkrét szolgáltatásokat, amelyekre az új vendégek továbbra is foglalhatnak:
- Gél lakk
- Új vendég konzultáció
- Állapotfelmérés
- Csoportos jóga próbaóra
- Új akciós arckezelés
- Első alkalmas masszázs ajánlat
📂 Kategória szintű kivétel
Nem csak egyes szolgáltatásokat, hanem teljes kategóriákat is megnyithatsz: körömszolgáltatások, csoportos órák, konzultációk, akciós kezelések, kezdő vendég csomagok. Sokkal gyorsabb, mint szolgáltatásonként külön beállítani mindent.
👥 Csoportos órák kivétele
Különösen hasznos jóga stúdióknak, pilates stúdióknak, edzőtermeknek, csoportos tréninget tartó oktatóknak. Ha privát időpontokra már nincs hely, de csoportos órákon van — beállíthatod, hogy az új vendégek csak a csoportos órákra tudjanak jelentkezni. Nem zárod el teljesen az érdeklődőket, csak a megfelelő irányba tereled őket.
4 tipikus használati eset
🎄 1. Fodrászat ünnepi szezonban
Karácsony előtt sok fodrászat hetekkel előre teljesen betelik. A meglévő vendégek vissza akarnak jönni, de naponta érkeznek új érdeklődők is.
Megoldás: bekapcsolod az „Új ügyfelek nem foglalhatnak” funkciót.
- Meglévő vendégek továbbra is foglalhatnak
- Új érdeklődők udvarias tájékoztatást kapnak
- Te nem kerülsz kellemetlen helyzetbe, hogy utólag kelljen visszamondani foglalásokat
🧘 2. Magán jógaoktató vagy edző
Egyéni órákra már nincs kapacitás, de csoportos foglalkozásokra még tudsz új résztvevőket fogadni. Beállítás:
- Általános tiltás bekapcsolása
- Csoportos óra kategória kivételként megjelölése
- Új vendégek csak ezekre tudnak foglalni
A rendszer nem csak korlátoz — tudatosan irányítja az érdeklődőket arra, ahol még van kapacitásod.
🚀 3. Új szolgáltatás bevezetése
Bevezetsz egy új arckezelést, testkezelést, konzultációt vagy csoportos programot, és kifejezetten oda szeretnél forgalmat terelni. Bekapcsolod az új vendégek általános korlátozását, de az új szolgáltatást kivételként jelölöd meg:
- A meglévő vendégek továbbra is foglalhatnak minden elérhető szolgáltatásra
- Új vendégek csak az általad kiválasztott szolgáltatásra tudnak foglalni
- Az érdeklődőket pontosan oda irányítod, ahová szeretnéd
Nagyon hasznos kampányoknál, bevezető ajánlatoknál és stratégiai szolgáltatásértékesítésnél.
🏖️ 4. Szabadság vagy kapacitáscsökkentés előtt
Hamarosan szabadságra mész, vagy átmenetileg kevesebb időpontot tudsz vállalni. A meglévő vendégeknek viszont szeretnél lehetőséget adni a maradék időpontokra. Bekapcsolod a tiltást, beírod az üzenetbe a visszatérési dátumot:
„Március 15-ig szabadság miatt új vendégeket nem tudok fogadni. A meglévő vendégek továbbra is tudnak időpontot foglalni az elérhető időpontokra.”
Mindenki világos tájékoztatást kap, elkerülhetők a kellemetlen félreértések.
Várólistával kombinálva még erősebb
Az új érdeklődők nem feltétlenül csak elutasító üzenetet látnak
A Bookinda várólista funkciójával az új érdeklődők feliratkozhatnak. Ha később felszabadul egy időpont, a rendszer értesíti őket, és lehetőséget kapnak a foglalásra. A kapacitáshiány nem végleges ügyfélvesztés, hanem későbbi lehetőség.
Miért jobb ez, mint egyszerűen kikapcsolni az online foglalást?
Mert nem bünteti a meglévő vendégeidet. A legtöbb vállalkozásnak a visszatérő vendégek jelentik a stabil bevételi alapot. Ha teljesen lezárod az online foglalást, akkor épp azoknak nehezíted meg a dolgát, akik már ismernek, bíznak benned és visszajárnak.
A Bookinda új beállításával viszont különbséget tudsz tenni:
| Vendég típusa | Mi történik |
|---|---|
| Meglévő vendég | Tovább foglalhat zavartalanul |
| Új érdeklődő | Udvarias tájékoztatást kap |
| Kivételes szolgáltatás | Továbbra is nyitva marad |
| Várólista (opcionális) | Megtartja az érdeklődőt későbbre |
Sokkal finomabb és üzletileg okosabb megoldás.
Miért jó a vendégeknek?
Meglévő vendégeknek
Nem veszítik el az online foglalás kényelmét. Nem kell telefonálniuk, üzenetet írniuk, várniuk, külön egyeztetniük. A rendszer felismeri őket és továbbengedi.
Új érdeklődőknek
Nem foglalnak be olyan időpontot, amit később vissza kell mondani. Azonnal világos, korrekt tájékoztatást kapnak. Sokkal professzionálisabb élmény.
Miért jó a vállalkozásnak?
A funkció megvédi a kapacitásodat:
- Nem kell folyamatosan manuálisan ellenőrizni, ki új vendég és ki visszatérő
- Nem kell utólag lemondani új ügyfelek foglalásait
- Nem kell teljesen kikapcsolni az online foglalást
- Nem kell elveszíteni a meglévő vendégek kényelmét
- Nem kell minden érdeklődőnek külön magyarázkodni
A rendszer automatikusan kezeli a szabályt. Te döntöd el, mikor nyitod vagy zárod az új vendégek online foglalását — és bármikor visszakapcsolható, a kivételek megmaradnak.
Kinek hasznos ez a funkció?
Minden olyan vállalkozásnak értékes, ahol vannak meglévő, visszatérő vendégek, de időszakosan korlátozni kell az új érdeklődők beáramlását.
Mikor érdemes bekapcsolni?
- Ünnepek előtt megtelt a naptárad
- Szabadság előtt már nem szeretnél új vendégeket fogadni
- Egy kampány túl sok új érdeklődőt hozott
- Átmenetileg kevesebb munkatárs dolgozik
- Új vendégeket csak bizonyos szolgáltatásokra szeretnél terelni
- A meglévő ügyfélkörödet szeretnéd előnyben részesíteni
- Várólistára szeretnéd gyűjteni az új érdeklődőket
- Prémium, zárt vagy korlátozott kapacitású szolgáltatást nyújtasz
Összefoglalás
A Bookinda új online foglalási beállítása segít abban, hogy telt ház esetén se kelljen teljesen lezárnod az online foglalásodat:
- A meglévő vendégeid továbbra is kényelmesen tudnak időpontot foglalni
- Az új érdeklődők udvarias, testre szabott üzenetet kapnak
- Te megőrizheted a naptárad feletti kontrollt anélkül, hogy manuálisan kellene minden foglalást ellenőrizned
Ez nem csak egy technikai kapcsoló. Praktikus kapacitáskezelési eszköz, amely segít megvédeni a meglévő vendégkört, csökkenti az adminisztrációt, és professzionálisabb élményt ad akkor is, amikor a vállalkozásod teljes kapacitással működik.
Hogyan próbálhatod ki?
A funkció elérhető a Bookinda Pro, Business és Enterprise csomagokban. Bekapcsolás 1 perc alatt, kivételek opcionálisan beállíthatók.
Beállítás: Beállítások → Online Foglalás → Foglalási Beállítások