Egy mondat, öt másodperc, három tökéletes ajánlat

Intelligens időpontkereső a Bookindában

Képzelj el egy forgalmas szombat délutánt egy hotel spában. A pultnál sor áll, csörög a telefon, közben érkeznek a vendégek. Valaki csak kérdezni szeretne, valaki fizetne, valaki pedig gyorsan foglalna egy kezelést.

Ekkor odalép egy vendég, és ezt mondja:

„Délután szeretnék egy masszázst. Olyan terapeutához, aki oroszul beszél, erős a keze, és férfi.”

Egy hagyományos rendszerben ez az a pillanat, amikor a recepciós fejben elkezd gondolkodni: ki dolgozik ma délután, ki beszél oroszul, ki férfi, ki tud svédmasszázst végezni, melyik szoba szabad, van-e pufferidő, és ütközik-e valamivel a naptárban.

A Bookinda új intelligens időpontkeresője pontosan erre a helyzetre készült.

A recepciós beállítja az igényeket, a rendszer pedig néhány másodperc alatt felajánlja a három legjobb időpontot, ajánlási sorrendben.

Mit csinál a háttérben az intelligens időpontkereső?

A Bookinda nem csak egy üres helyet keres a naptárban. A rendszer egyszerre több szempontot vizsgál meg, hogy valóban olyan időpontot ajánljon, ami működik a vendégnek, a munkatársnak és az üzletnek is.

1. Csak olyan munkatársat ajánl, aki tényleg el tudja végezni a szolgáltatást

Az első szűrés mindig a szakmai alkalmasság.

Ha a vendég svédmasszázst, arckezelést, lézeres kezelést vagy bármilyen speciális szolgáltatást kér, a rendszer csak azokat a munkatársakat veszi figyelembe, akik ehhez hozzá vannak rendelve.

Összetett szolgáltatásoknál is működik. Például ha egy kezelés több lépésből áll, a Bookinda azt nézi, hogy a kiválasztott munkatárs valóban tudja-e kezelni a teljes folyamatot.

2. Figyeli a munkaidőt, szabadnapot és szüneteket

Egy üres naptárrész még nem jelenti azt, hogy a munkatárs valóban foglalható.

• Lehet, hogy csak délután kezd.

• Lehet, hogy szüneten van.

• Lehet, hogy aznap nem dolgozik.

• Lehet, hogy szabadságon van.

A Bookinda a tényleges munkarend alapján keres. Figyelembe veszi a napi kezdést és zárást, az ebédszüneteket, az egyéni szabadnapokat, a szabadságokat, a részmunkaidős beosztást és az eltérő műszakokat.

Ha egy kolléga csak 14:00 után dolgozik, a rendszer nem fog neki délelőtti időpontot ajánlani.

3. Kiszűri az időpontütközéseket

A rendszer ellenőrzi, hogy az adott időpont nem ütközik-e másik foglalással. Nem csak azt nézi, hogy pontosan ugyanabban az időpontban van-e foglalás, hanem azt is, ha részleges átfedés lenne. Például egy 60 perces masszázs nem fér be egy 45 perces szabad résbe, még akkor sem, ha első ránézésre van ott egy kis hely.

A Bookinda csak olyan időpontot ajánl, ami valóban végig szabad.

4. Kihagyja a blokkolt időket

A naptárban nem csak vendégfoglalások lehetnek. Lehet benne takarítás, csapatmegbeszélés, technikai karbantartás, oktatás, belső előkészítés, privát blokk vagy vezetői egyeztetés.

Ezek nem klasszikus foglalások, mégis elfoglalják az adott időt. A Bookinda ezeket is figyelembe veszi, és nem ajánl olyan időpontot, ami blokkolt idősávba esne.

5. A teljes szolgáltatási idővel számol, nem csak a kezelés idejével

Sok szolgáltatás nem csak magából a kezelésből áll.

• Egy masszázs után lehet szellőztetési idő.

• Egy arckezelés előtt kell előkészítés.

• Egy lézeres kezelés után szükség lehet pufferidőre.

• Egy hajfestésnél van hatóidő, mosás, szárítás és több külön lépés.

A Bookinda nem csak a fő kezelési időt nézi, hanem a teljes időigényt. Így a rendszer csak akkor ajánl időpontot, ha az egész folyamat kényelmesen befér.

6. Ellenőrzi a szobák és eszközök elérhetőségét is

Egy spa vagy szalon működése nem csak munkatársakból áll. Vannak kezelőszobák, ágyak, gépek, kabinok és speciális eszközök.

Hiába szabad a terapeuta, ha a szükséges szoba foglalt. Hiába ráér a kolléga, ha a kezeléshez kellő gépet éppen más használja.

A Bookinda azt is ellenőrzi, hogy a szolgáltatáshoz szükséges erőforrás valóban elérhető-e.

• Masszázsszoba

• Hidromasszázs helyiség

• Lézeres gép

• Arckezelő kabin

• Speciális kezelőágy

• Spa szoba

Így nem lesz olyan foglalás, ami papíron működik, de a valóságban nem kivitelezhető.

7. Egyedi munkatárs tulajdonságok alapján is keres

Ez az intelligens időpontkereső egyik legerősebb része.

A Bookindában saját tulajdonságokat állíthatsz be a munkatársakhoz. Például:

• Nyelv: magyar, angol, német, orosz, ukrán, román, szlovák

• Masszázs erőssége: lágy, közepes, erős

• Nem: férfi, nő

• Stílus: csendes, beszélgetős, gyors, részletes

• Specializáció: sportolóknak, várandósoknak, regeneráló, fájdalomkezelés

Egy munkatárs több értéket is kaphat. Például lehet egyszerre oroszul beszélő, erős kezű, férfi terapeuta, aki sportmasszázsra specializálódott.

A recepciós ezeket a tulajdonságokat foglaláskor szűrőként tudja használni. Így a rendszer nem csak szabad időpontot keres, hanem valóban vendégigényhez illő ajánlatot ad.

Nézzük a példát a gyakorlatban

A vendég ezt mondja:

„Délután szeretnék egy 60 perces svédmasszázst. Olyan terapeutához, aki oroszul beszél, erős a keze, és férfi.”

A recepciós a Bookindában beállítja:

• Szolgáltatás: 60 perces svédmasszázs

• Időszak: ma délután

• Nyelv: orosz

• Masszázs erőssége: erős

• Nem: férfi

A Bookinda ezután végigellenőrzi, ki tudja elvégezni a szolgáltatást, ki dolgozik ma délután, kinek nincs ütköző foglalása, melyik szoba szabad, van-e blokkolt idő, belefér-e a teljes szolgáltatási idő, és ki felel meg a vendég preferenciáinak.

A rendszer ezután felajánlja a három legjobb lehetőséget.

Arany ajánlat

A legjobb opció. A legkorábbi megfelelő időpont, minden feltétellel egyezve.

Ezüst ajánlat

Szintén teljesen megfelelő, de például kicsit későbbi időpontban érhető el.

Bronz ajánlat

Erős alternatíva, amely még mindig megfelel a vendég igényeinek, de valamelyik szempontban kevésbé ideális.

A vendég kiválasztja a neki legjobbat, a recepciós pedig egy kattintással lefoglalja.

A korábbi több perces keresgélés néhány másodpercre rövidül.

Miért fontos ez?

Egy forgalmas recepción minden másodperc számít.

Ha a vendég sokáig vár, bizonytalan lesz. Ha a recepciós keresgél, a vendég érzi a bizonytalanságot. Ha több kollégát kell végigkérdezni, a folyamat lassúnak tűnik.

Az intelligens időpontkereső leveszi ezt a terhet a recepcióról.

• Nem kell fejben tartani, ki milyen nyelven beszél.

• Nem kell emlékezni, kinek milyen erősségű a masszázsa.

• Nem kell oszlopról oszlopra kattintgatni.

• Nem kell külön nézni a szobákat és gépeket.

A rendszer gyorsan és megbízhatóan ad ajánlást. A recepciós magabiztosabbnak tűnik, a vendég gyorsabban kap választ, a foglalás pedig könnyebben létrejön.

Pontszámozás és rangsor

A Bookinda nem csak listázza az elérhető időpontokat. Sorrendbe is állítja őket.

A rendszer több szempont alapján számol pontszámot:

• milyen közel van az időpont

• megfelel-e minden kötelező feltételnek

• egyezik-e a preferált munkatárs

• mennyire terhelt az adott kolléga aznap

• mennyi extra tulajdonság illeszkedik a vendég kéréséhez

• mennyire optimálisan tölti ki a naptárban lévő üres helyeket

A három legjobb időpont arany, ezüst és bronz jelzést kap. Ez segít a recepciósnak gyorsan dönteni, és a vendégnek is könnyebb választani.

Egyenletesebb csapatterhelés

Nagyobb csapatoknál gyakori, hogy néhány kolléga mindig tele van, mások pedig kevésbé kihasználtak.

Ez sokszor nem azért történik, mert ők jobbak, hanem mert a recepciós őket ismeri jobban, vagy ők jelennek meg először a naptárban.

A Bookinda intelligens időpontkeresője figyelhet a csapat terhelésére is.

Ha több munkatárs is megfelel ugyanannak a kérésnek, a rendszer előnyben tudja részesíteni azt, akinek aznap még több szabad kapacitása van.

Ez segít abban, hogy egyenletesebben oszoljon el a munka, kevesebb legyen a túlterhelt kolléga, jobban kihasználd a teljes csapatot, és kevesebb szabad kapacitás vesszen el.

Hogyan lehet beállítani?

A modul gyorsan beállítható.

Először létrehozod az attribútum csoportokat, például:

• nyelv

• masszázs erőssége

• nem

• stílus

• specializáció

Ezután minden munkatárshoz hozzárendeled a megfelelő értékeket.

Például:

• Anna: magyar, angol, közepes erősség, csendes stílus

• Dávid: magyar, orosz, erős, férfi terapeuta

• Petra: magyar, német, lágy, várandós vendégeknek ajánlott

Egy kisebb szalonban ez körülbelül fél óra. Egy nagyobb hotel spában nagyjából egy óra.

Utána a recepciós már minden foglalásnál használhatja az intelligens keresést.

Miért jó ha használod?

Mert gyorsabbá, pontosabbá és profibbá teszi a foglalást.

Nem csak időt takarít meg, hanem jobb élményt ad.

Ha napi 40 foglalás történik, és minden foglalás csak 20 másodperccel gyorsabb, az napi több mint 13 perc megtakarítás. Ez hetente több mint másfél óra, havonta több mint 6 óra.

De a legnagyobb érték nem csak az idő.

Hanem az, hogy a vendég azt érzi:

„Itt tényleg figyelnek arra, amit kérek.”

Ez az érzés visszahozza a vendéget.

Bookinda intelligens időpontkereső

• Munkaidő figyelés

• Időpontütközés ellenőrzés

• Blokkolt idők kihagyása

• Teljes szolgáltatási idő számítása

• Szoba és eszköz elérhetőség ellenőrzése

• Egyedi munkatárs tulajdonságok

• Nyelv, stílus, nem és specializáció szerinti keresés

• Arany, ezüst és bronz rangsor

• Egyenletes csapatterhelés

• Gyorsabb recepciós munka

• Jobb vendégélmény

Egy modern szalon vagy hotel spa pultjánál erre a sebességre van szükség.