Előleg új vendégektől? Magasabb értékű szolgáltatásoknál? Csak attól, aki már nem jelent meg egy időpontján? Vagy egyáltalán ne kérj előleget a megbízható törzsvendégeidtől?

A fizetési szabályoknak nem kell fekete-fehérnek lenniük.

Egy szolgáltató vállalkozásban teljesen más kockázatot jelent egy 6 000 Ft-os, 30 perces időpont és egy 45 000 Ft-os, kétórás kezelés. Ugyanígy nem feltétlenül érdemes ugyanúgy kezelni azt a vendéget, aki öt éve pontosan érkezik minden alkalommal, mint azt, aki már többször nem jelent meg.

Ezért a Bookindában a foglalási előleg, a no-show védelem és a fizetési szabályzat részletesen testreszabható.

Nemcsak azt állíthatod be, hogy kérsz-e előleget, hanem azt is, hogy:

• mennyit kérsz,

• milyen szolgáltatásnál kérsz,

• milyen értékű foglalás felett kérsz,

• mely vendégektől kérsz,

• mi történjen, ha nem fizetik ki időben,

• mikor járjon vissza az előleg,

• és azt is, hogy egyes vendégekre külön szabály vonatkozzon.

Nézzük végig, hogyan működik.

Előleg, mentett kártya vagy semmi? Te döntöd el

A fizetési szabályzat alapját három különböző működés közül választhatod ki.

1. Nincs fizetési szabályzat

A vendég lefoglalja az időpontot, a szolgáltatásért pedig később, például a helyszínen fizet.

Ez teljesen megfelelő lehet például:

• rövid és alacsony értékű szolgáltatásoknál,

• stabil törzsvendégkör esetén,

• olyan vállalkozásoknál, ahol a no-show ritkán jelent problémát.

Nem minden vállalkozásnak és nem minden szolgáltatásnál szükséges előleget kérnie.

2. Előleg foglaláskor

Ebben az esetben a vendégnek a foglalás biztosításához előleget kell fizetnie.

Az előleg lehet például:

százalékos

20% egy 40 000 Ft-os kezelésnél = 8 000 Ft előleg

vagy

fix összegű

minden érintett foglalásnál 5 000 Ft előleg

Így nem kell minden szolgáltatásra ugyanazt a rendszert ráerőltetned.

Miért jó a százalékos előleg?

Ha nagyon eltérő árú szolgáltatásaid vannak, az összeg automatikusan arányos marad a foglalás értékével.

Egy 10 000 Ft-os és egy 60 000 Ft-os időpontnál így nem ugyanakkora összeget kérsz.

Mikor jobb a fix összeg?

Ha egyszerű szabályt szeretnél.

Például:

„Minden online foglaláshoz 5 000 Ft előleg szükséges.”

Ez könnyen kommunikálható, és a vendég számára is egyértelmű.

Csak egy bizonyos összeg felett kérnél előleget? Megoldható

Az egyik leghasznosabb beállítás az értékhatár.

Megadhatod például, hogy:

csak 20 000 Ft feletti foglalásnál kérjen előleget a rendszer.

Így egy gyors, alacsony értékű szolgáltatás miatt nem teszel plusz lépést a vendég elé, miközben a hosszabb vagy drágább időpontokat már biztosítod.

Példa

Egy szépségszalonban:

• szemöldök igazítás: 6 000 Ft → nincs előleg

• arckezelés: 18 000 Ft → nincs előleg

• prémium kezelés: 32 000 Ft → előleg szükséges

• többórás csomag: 55 000 Ft → előleg szükséges

Ugyanaz az online időpontfoglaló, mégis egészen más szabály vonatkozhat a különböző értékű foglalásokra.

Nem szeretnél minden vendégtől előleget kérni? Nem is kell

Itt válik igazán rugalmassá a rendszer.

Ahelyett, hogy azt mondanád:

„Mostantól mindenki fizessen előleget.”

beállíthatod azt is:

„Csak bizonyos vendégektől kérek előleget.”

Ez azért fontos, mert az előlegnek elsősorban kockázatkezelési eszköznek kell lennie, nem pedig felesleges akadálynak a foglalás során.

Kérj előleget csak az új vendégektől

Beállíthatod, hogy azoknál legyen kötelező az előleg, akiknek még nem volt nálad teljesített időpontjuk.

Tipikus use case

Van egy stabil törzsvendégköröd, akik évek óta járnak hozzád.

Nincs különösebb ok arra, hogy őket minden egyes foglaláskor fizetésre kényszerítsd.

Egy teljesen új online vendégnél viszont még nincs korábbi tapasztalatod.

Ebben az esetben:

új vendég → előleg

meglévő, megbízható vendég → előleg nélkül foglalhat

Egyszerű.

Kérj előleget attól, aki korábban nem jelent meg

Talán ez az egyik legpraktikusabb szabály.

A Bookindában beállíthatod, hogy a rendszer akkor kérjen előleget, ha a vendégnek korábban volt „Nem jelent meg” státuszú időpontja.

Még azt is meghatározhatod, hány ilyen alkalomtól lépjen életbe a szabály.

Például:

legalább 1 no-show után kérjen előleget.

És időszakot is választhatsz:

• bármikor,

• az elmúlt 12 hónapban,

• az elmúlt 6 hónapban.

Példa

Anna három éve jár hozzád, mindig pontos.

→ továbbra is foglalhat előleg nélkül.

Bence viszont fél éven belül egyszer nem jelent meg.

→ a következő online foglalásánál a rendszer automatikusan előleget kér.

Nem kell észben tartanod.
Nem kell megjegyzést keresned a vendégprofilban.
Nem kell kellemetlen üzenetet írnod.

A szabály automatikusan működik.

Fontos különbség, hogy a normál lemondás nem ugyanaz, mint a no-show. A rendszer külön kezeli azt, amikor a vendég szabályosan lemondja az időpontját, és azt, amikor egyszerűen nem jelenik meg.

Vendégcímke alapján is kérhetsz előleget

A vendégprofilokon használt címkéket is felhasználhatod a fizetési szabályokhoz.

Például létrehozhatsz olyan címkéket, mint:

• Előleg szükséges

• Garancia

• Fizetés szükséges

• Prémium vendég

• Egyedi foglalási szabály

Majd meghatározhatod, hogy egy adott címkével rendelkező vendégnél kérjen-e előleget a rendszer.

Ez különösen akkor hasznos, ha vannak olyan üzleti szabályaid, amelyeket nem lehet pusztán a foglalási előzmények alapján meghatározni.

Vendégszegmensek alapján is működhet

A Bookinda ügyfél-szegmentálását is felhasználhatod.

Így a fizetési szabályzat nemcsak egy-egy vendéghez, hanem akár egy teljes ügyfélcsoporthoz kapcsolható.

Például:

• új ügyfelek,

• aktív ügyfelek,

• első látogatás előtt állók,

• hűséges ügyfelek,

• inaktív ügyfelek,

• nagy költők,

• online foglalók.

Ez már nem egyszerű előlegkezelés, hanem CRM-adatok alapján működő foglalási szabályozás.

És ha egy adott vendégnél mindig mást szeretnél?

Arra is van lehetőség.

A vendégprofil felülírhatja az általános szabályokat.

Egy vendéget például beállíthatsz úgy, hogy:

Soha ne kérjen tőle előleget

Hiába teljesülne egy másik feltétel, a vendég továbbra is előleg nélkül foglalhat.

Ez hasznos lehet például:

• régi törzsvendégnél,

• VIP ügyfélnél,

• céges partnernél,

• olyan vendégnél, akinek külön megállapodása van veled.

Vagy éppen fordítva:

Mindig kérjen tőle előleget

Ebben az esetben a rendszer a többi szabálytól függetlenül fizetést kér.

Ez egy nagyon fontos elv:

az automatizálás nem veszi ki a kontrollt a kezedből.

Az általános szabály dolgozik helyetted, de amikor szükséges, egyetlen vendégnél felülírhatod.

Nem minden szolgáltatás egyforma – az előleg se legyen az

Egy vállalkozásban könnyen lehet tíz, ötven vagy akár több száz különböző szolgáltatás.

Teljesen természetes, hogy nem szeretnél mindegyiknél azonos előleget alkalmazni.

Ezért az általános szabály mellett szolgáltatásonként külön fizetési szabályt is beállíthatsz.

Egy szolgáltatás lehet:

Általános
Az alapértelmezett fizetési szabályt követi.

Egyedi
Saját előlegszabályt kap.

Nincs előleg
Az általános szabály ellenére ennél a szolgáltatásnál nem kérsz előleget.

Példa egy kozmetikából

Az általános előleg legyen 20%.

De:

Így egyetlen általános szabállyal elindulhatsz, és csak ott kell eltérned tőle, ahol valóban indokolt.

Mi történjen, ha a vendég nem fizeti ki az előleget?

Az előlegkérés önmagában még nem old meg mindent.

Mi történik például akkor, ha valaki lefoglal egy három hét múlva esedékes időpontot, de az előleget sosem fizeti ki?

Ha nincs erre szabály, az időpont akár heteken keresztül foglalhatja a naptáradat.

Ezért beállítható az automatikus lemondás.

Például:

Ha az előleg 48 órával az időpont előtt sincs kifizetve, a foglalás automatikusan felszabadul.

A felszabaduló helyre így más vendég foglalhat.

De mi van, ha valaki három héttel előre foglal?

Erre szolgál a bekéréstől számított fizetési határidő.

Enélkül például egy három hét múlvára foglaló vendég akár majdnem három hétig foglalhatná a helyet fizetés nélkül, ha az egyetlen szabály az lenne, hogy:

„48 órával az időpont előtt fizess.”

Beállíthatod ezért, hogy a két határidő közül a korábbi legyen érvényes.

Így a foglalási rendszer nemcsak azt nézi, mennyi idő van az időpontig, hanem azt is, mikor küldted ki a fizetési kérést.

Ez főleg nagy értékű vagy hosszú időt lefoglaló szolgáltatásoknál nagyon hasznos.

Visszajárjon az előleg lemondáskor?

Ezt is te határozod meg.

Ha engedélyezed az előleg visszatérítését, akkor a vendég a meghatározott lemondási szabályzatnak megfelelő lemondás esetén visszakaphatja az előleget.

Így például kialakítható egy olyan működés, hogy:

„24 óránál korábbi lemondás esetén az előleg visszajár, későbbi lemondásnál nem.”

Az előleg tehát összekapcsolható a vállalkozás saját lemondási feltételeivel.

Előleg helyett kártyaadat rögzítése

Van olyan vállalkozás, ahol nem szeretnének pénzt kérni a foglalás pillanatában, de szeretnék csökkenteni a no-show kockázatát.

Erre való a kártya rögzítése.

Ebben a modellben a vendég megadja a bankkártyáját, de a foglaláskor nem feltétlenül történik terhelés.

A kártya arra szolgálhat, hogy az előre meghatározott feltételek alapján díjat lehessen felszámítani például akkor, ha a vendég nem jelenik meg.

Ez kevesebb súrlódást jelenthet a foglalásnál, miközben a vállalkozás számára továbbra is van egyfajta biztosíték.

No-show díj: külön szabály a meg nem jelenésre

A „Nem jelent meg” díj külön is meghatározható.

Beállíthatod például:

• százalékosan,

• vagy fix összegként.

Például:

no-show díj: 8 000 Ft

vagy:

a foglalás értékének 50%-a.

Ez azért különösen hasznos, mert a no-show költsége sok esetben nem azonos az előleggel.

Egy kétórás üres időpont komoly kiesést jelenthet egy szolgáltató számára.

A vendég is lássa a szabályokat

A jó fizetési szabályzat nemcsak működik, hanem egyértelmű is.

Ezért saját fizetési és lemondási feltételeidet is megadhatod.

A vendég ezeket a foglalás véglegesítése előtt láthatja és elfogadhatja.

Itt érdemes egyszerű, emberi nyelven leírni például:

• mikor szükséges előleg,

• mikor jár vissza,

• meddig lehet díjmentesen lemondani,

• mi történik no-show esetén,

• hogyan lehet módosítani az időpontot.

Nem kell jogi regényt írni.

A lényeg az, hogy a vendég már a foglaláskor pontosan tudja, mire számíthat.

A bérletvásárlás fizetési módját is szabályozhatod

Nemcsak az időpontoknál lehet szükség eltérő fizetési logikára.

Online bérletvásárlásnál például eldöntheted, hogy:

engedélyezed a helyszíni fizetést, vagy

csak online fizetéssel lehessen megvásárolni a bérletet.

Ha engedélyezed a helyszíni fizetést, a vendég fizetés nélkül is megkaphatja a bérletet, az összeg pedig tartozásként nyilvántartható.

Ha kikapcsolod ezt a lehetőséget, akkor a vásárlás online fizetéshez kötött.

Néhány valódi példa arra, hogyan érdemes használni

1. Fodrászat sok törzsvendéggel

A probléma:

A vendégek nagy része megbízható, ezért nem szeretnéd mindenkinek megnehezíteni a foglalást.

Beállítás

• törzsvendégek: nincs előleg

• új vendégek: 20%

• korábbi no-show: 30%

• nagy, többórás szolgáltatások: minimum 10 000 Ft

Eredmény:
a megbízható vendégek továbbra is gyorsan foglalnak, miközben a kockázatosabb időpontokat biztosítod.

2. Kozmetika magas értékű kezelésekkel

Beállítás

20 000 Ft alatt:

→ nincs előleg

20 000 Ft felett:

→ 20% előleg

Ingyenes konzultáció:

→ szolgáltatásszinten kikapcsolt előleg

60 000 Ft-os prémium kezelés:

→ egyedi 15 000 Ft előleg

Nem jelent meg korábban:

→ mindig kérjen előleget

Ez sokkal életszerűbb, mint egyetlen szabály minden szolgáltatásra.

3. Tetováló stúdió

Egy többórás időpont kiesése különösen nagy veszteség.

Lehetséges szabály

• minden új vendégtől előleg,

• minimum fix összeg,

• szolgáltatásonként eltérő előleg,

• fizetési határidő,

• automatikus felszabadítás, ha az előleg nem érkezik meg.

Így egy fizetés nélkül hagyott foglalás nem blokkolja napokig vagy hetekig a naptárat.

4. Masszázs vagy wellness vállalkozás

A rendszeres vendégeknél nincs szükség előlegre.

Viszont:

ha az elmúlt 6 hónapban volt legalább egy no-show, a következő foglaláshoz előleg szükséges.

A szabály innentől automatikusan működik.

5. Autószerviz

Az egyszerű állapotfelmérés lehet előleg nélküli.

Egy hosszabb, több órára lefoglalt munka viszont már más kategória.

Ilyenkor használható például:

• minimum foglalási érték,

• szolgáltatásonként eltérő előleg,

• egyedi ügyfél-szabály,

• automatikus fizetési határidő.

A fizetési szabályzat tehát nem csak szépségszalonoknál használható.

Miért jobb ez, mint egyszerűen mindenkivel előleget fizettetni?

Mert a cél nem az, hogy minél több pénzt kérj el előre.

A cél az, hogy minél kevesebb üresen maradt időpontod legyen úgy, hogy közben a jó vendégeid számára a foglalás továbbra is egyszerű maradjon.

Egy jól beállított rendszer például ezt csinálhatja:

Törzsvendég + megbízható előzmény
→ foglalhat előleg nélkül.

Új vendég
→ 20% előleg.

Korábbi no-show
→ előleg szükséges.

Ingyenes konzultáció
→ nincs előleg.

50 000 Ft-os kezelés
→ 30% előleg.

Egy különösen megbízható vendég
→ mindig előleg nélkül foglalhat.

Mindezt anélkül, hogy minden egyes foglalásnál neked kellene eldöntened, mi történjen.

A jó foglalási rendszer nemcsak időpontot ad. Szabályokat is kezel.

Az online időpontfoglalás önmagában nem oldja meg a no-show problémát.

Ehhez arra is szükség van, hogy a rendszer értse a vállalkozásod működését.

Más szabály vonatkozhat:

• az új és a visszatérő vendégre,

• az olcsó és a magas értékű szolgáltatásra,

• a megbízható és a korábban meg nem jelent vendégre,

• az ingyenes konzultációra és a háromórás kezelésre.

A Bookinda fizetési szabályzatával ezért nem egyetlen kapcsolót kapsz arra, hogy „előleg be vagy ki”.

Hanem azt állíthatod be, hogyan szeretnél működni.

A rendszer pedig alkalmazza a szabályaidat minden érintett foglalásnál.

Gyakori kérdések az online foglalási előlegről

Kötelező minden vendégtől előleget kérnem?

Nem. Beállíthatod, hogy mindenkitől, vagy csak bizonyos vendégektől kérjen előleget a rendszer.

Kérhetek előleget csak új vendégektől?

Igen. Az új vendég külön feltételként használható.

Kérhetek előleget csak attól, aki korábban nem jelent meg?

Igen. Meghatározhatod a no-show alkalmak számát és azt is, milyen időszakot vizsgáljon a rendszer.

Kérhetek eltérő előleget különböző szolgáltatásoknál?

Igen. Az általános szabály szolgáltatásonként felülírható, vagy az adott szolgáltatás teljesen ki is vehető az előleg alól.

Lehet százalékos és fix összegű előleget is kérni?

Igen. Például kérhetsz 20%-ot vagy fix 5 000 Ft-ot.

Kérhetek előleget csak egy bizonyos foglalási érték felett?

Igen. Beállítható minimum foglalási érték.

Mi történik, ha a vendég nem fizeti ki időben az előleget?

Beállítható, hogy a foglalás automatikusan felszabaduljon.

Az előleg visszajárhat lemondáskor?

Igen, a visszatérítés összekapcsolható a meghatározott lemondási szabályokkal.

Egy adott vendégnél felülírhatom a szabályt?

Igen. Vendégszinten beállítható, hogy az adott személytől mindig vagy soha ne kérjen előleget a rendszer.

Előleg helyett menthetem a vendég bankkártyáját?

A fizetési szabályzatban a kártya rögzítése is külön lehetőségként használható, így a vállalkozás olyan modellt is kialakíthat, ahol nem feltétlenül történik azonnali előlegfizetés.

Kevesebb no-show, kevesebb manuális döntés, egyszerűbb foglalás

Az ideális fizetési szabályzat nem feltétlenül a legszigorúbb.

Hanem az, amelyik a megfelelő vendégtől, a megfelelő szolgáltatásnál, a megfelelő biztosítékot kéri.

A többit pedig hagyja egyszerűen foglalni.

A Bookindában ezt egyszer beállítod, utána a rendszer alkalmazza helyetted.