Egyedi kezelési idők vendégenként – amikor a naptár valóban a valósággal számol
Van olyan vendéged, akinél ugyanaz a kezelés szinte mindig gyorsabban elkészül? Vagy éppen olyan, akinél rendszeresen több időre van szükség, és emiatt könnyen megcsúszik az egész nap?
Egy szolgáltatásnak természetesen kell lennie egy alapértelmezett időtartamának. Egy hajvágás lehet 45 perc, egy géllakk 90 perc, egy masszázs 60 perc.
A valóság azonban ritkán ennyire egyforma.
Egy törzsvendégnél már pontosan tudod, mit szeretne. Nem kell hosszasan egyeztetni, ismered az előzményeket, a formát, a színt vagy éppen azt, hogyan dolgozol vele a leggyorsabban.
Másnál viszont pont fordítva van: több konzultációra, előkészítésre vagy egyszerűen hosszabb munkára van szükség.
Eddig ezt általában fejben kellett tartani, vagy minden egyes alkalommal kézzel módosítani a foglalás hosszát.
Mostantól a Bookinda ezt is megjegyzi helyetted.
Az új Egyedi kezelési idők funkcióval megadhatod, hogy egy konkrét vendégnél egy konkrét szolgáltatás mennyi ideig tartson.
A rendszer pedig ezt automatikusan figyelembe veszi a későbbi foglalásoknál.
Ugyanaz a szolgáltatás, mégsem ugyanannyi idő
Vegyünk egy egyszerű példát.
A szolgáltatásod:
Géllakk építés – 90 perc
Ez marad az általános időtartam minden vendéged számára.
Van azonban egy visszatérő vendéged, Anna, akinél szinte mindig 60 perc alatt elkészülsz.
Eddig két lehetőséged volt:
minden alkalommal kézzel lerövidíteni Anna foglalását;
vagy hagyni 90 percen, és elveszíteni 30 perc potenciálisan értékesíthető időt a naptárból.
Most viszont Anna profiljánál egyszerűen beállíthatod:
Géllakk építés → 60 perc
Innentől kezdve a Bookinda Annánál 60 perccel számol, minden más vendégnél pedig továbbra is a szolgáltatás alapértelmezett 90 perces időtartama marad érvényben.
Nem kell második szolgáltatást létrehoznod.
Nem kell megjegyezned.
Nem kell minden alkalommal utólag áthúznod a foglalást a naptárban.
Nemcsak a naptárban működik
Az egyedi kezelési idő nem egyszerűen egy megjelenítési beállítás.
A Bookinda a foglalás tényleges időtartamaként kezeli.
Ez azt jelenti, hogy a beállítást figyelembe veszi:
a kézzel létrehozott foglalásoknál,
az online foglalásnál,
a szabad időpontok keresésénél,
az időpont létrehozásakor,
valamint a vendégnek küldött visszaigazolásban is.
Így nem fordulhat elő, hogy a naptárban egy másik hossz szerepel, mint amit a vendég a visszaigazoló e-mailben lát.
A naptár, az online foglaló és a kommunikáció ugyanazzal az időtartammal számol.
A Bookinda még ki is számolja neked
Az egyik legérdekesebb része a funkciónak, hogy nem feltétlenül neked kell kitalálnod, kinél mennyi lenne az ideális kezelési idő.
A legtöbb szolgáltatónál ez az információ ugyanis már eleve benne van a naptárban.
Ha egy vendégnél az elmúlt hónapokban rendszeresen módosítottátok a foglalás hosszát, ezek az adatok rendelkezésre állnak.
Ezért az Egyedi kezelési idők szakaszban találsz egy:
Kiszámolás a korábbi időpontokból
gombot.
Megnyomásakor a Bookinda végignézi az adott vendég korábbi foglalásait, és szolgáltatásonként – illetve ahol szükséges, variánsonként – megvizsgálja, milyen hosszúságúak voltak ténylegesen az időpontjai.
Ha a rendszer egyértelmű és érdemi eltérést talál az alapértelmezett időtartamhoz képest, javaslatot tesz.
Például:
Géllakk építés: 90 perc → 60 perc
7 korábbi alkalom alapján
A javaslatot ezután:
egyenként elfogadhatod;
vagy egyszerre több javaslatot is beállíthatsz.
A Bookinda semmit nem módosít automatikusan a döntésed nélkül.
A rendszer elemzi az adatokat és javasol – a végső döntés mindig nálad marad.
Miért nem egyszerű átlagot számolunk?
Mert a valós naptárban mindig vannak rendkívüli alkalmak.
Lehet, hogy egy kezelés egyszer 30 perccel tovább tartott, mert:
késett a vendég;
közben telefonált;
extra szolgáltatást kért;
probléma merült fel;
hosszabb konzultációra volt szükség;
vagy egyszerűen azon a napon minden lassabban ment.
Ha egyszerű átlagot számolnánk, egyetlen ilyen alkalom is jelentősen eltorzíthatná az eredményt.
Ezért a számítás mediánnal dolgozik.
Így egy-egy szokatlanul hosszú vagy rövid alkalom nem húzza el mesterségesen a javasolt időtartamot.
A rendszer ezen kívül szándékosan óvatos:
legalább 3 korábbi időpontra van szüksége;
a korábbi időtartamoknak kellően egybehangzónak kell lenniük;
5 percnél kisebb eltérésre nem ad külön javaslatot.
Néhány perc eltérés természetes zaj a naptárban. A funkció célja nem az, hogy minden apró különbséget optimalizáljon, hanem hogy megtalálja azokat az eseteket, ahol valóban számít az eltérés.
Mit jelent ez a gyakorlatban?
1. Felszabadulhatnak eddig elveszett időpontok
Ez talán a legegyértelműbb előnye.
Ha egy szolgáltatás alapból 90 perces, de egy adott vendégnél rendszeresen 60 perc alatt elkészülsz, akkor eddig minden egyes alkalommal 30 perc maradhatott mesterségesen blokkolva a naptárban.
A rendszer azt hitte, hogy foglalt vagy.
A valóságban viszont már végeztél.
Ha ez hetente több vendégnél is előfordul, hónap végére meglepően sok kihasználatlan idő gyűlhet össze.
Az egyedi kezelési idővel ez az idő valóban szabaddá válhat, és a rendszer újabb foglalást tud elhelyezni benne.
Nem hosszabb munkaidővel keresel többet.
Egyszerűen pontosabban használod ki azt az időt, amivel már most is rendelkezel.
2. Kevesebb csúszás a nap közepén
Az ellenkező irány legalább ennyire fontos.
Tegyük fel, hogy egy hajfestés alapértelmezett időtartama 120 perc.
Van azonban egy vendéged, akinél szinte mindig 150 perc szükséges.
Ha a rendszer továbbra is 120 perccel számol, könnyen előfordulhat, hogy a következő vendég közvetlenül utána kap időpontot.
Innentől pedig elindul a dominó:
10 perc csúszás → 20 perc csúszás → a délutáni vendég már fél órát vár.
Ha ennél a vendégnél 150 percet állítasz be, a Bookinda eleve ennyi időt foglal számára.
Így a következő szabad időpont keresésekor is ezt veszi figyelembe.
3. A törzsvendégeknél sokszor tényleg gyorsabb a munka
Egy törzsvendégnél teljesen más lehet egy kezelés folyamata, mint első alkalommal.
Már tudod:
milyen színt választ;
milyen formát szeret;
milyen hosszúságot kér;
milyen érzékenysége van;
mire kell külön figyelni;
hogyan szeret kommunikálni;
és sokszor azt is, hogy pontosan mi fog történni a következő alkalommal.
Kevesebb idő megy el konzultációra és egyeztetésre.
Ez szolgáltatástól függően akár jelentős időmegtakarítást is jelenthet.
Mostantól ezt a naptár is tudja.
4. Az új vendégeknél viszont gyakran több időre van szükség
Nem minden optimalizáció rövidítést jelent.
Egy első alkalmas vendégnél sokszor éppen több idő szükséges.
Például:
állapotfelmérés;
konzultáció;
kezelési terv;
adatlap;
beleegyezés;
korábbi tapasztalatok átbeszélése;
allergiák vagy érzékenységek tisztázása;
szolgáltatás részletes bemutatása.
Ha már tudod, hogy egy adott vendégnél a következő alkalom is hosszabb lesz, az ő profiljánál ezt külön beállíthatod.
Így a plusz idő nem a következő vendégtől lesz elvéve.
5. Vannak egyszerűen „hosszabb” vendégek
Minden szolgáltató ismeri ezt a helyzetet.
Ugyanaz a szolgáltatás, ugyanaz a munkatárs, mégis van olyan vendég, akinél rendszeresen hosszabb időre van szükség.
Ennek rengeteg oka lehet:
hosszabb vagy sűrűbb haj;
érzékenyebb bőr;
bonyolultabb köröm;
több előkészítés;
nehezebb eltávolítás;
több kommunikáció;
egyedi igények;
vagy egyszerűen maga a kezelés tart nála tovább.
Ezeket nem feltétlenül érdemes külön szolgáltatássá alakítani.
Ez vendégspecifikus információ.
Pont ezért a vendég profiljához tartozik.
Variánsokkal is működik
Sok szolgáltatásnál nem egyetlen fix időtartam létezik.
Például lehet:
Hajfestés
rövid haj;
félhosszú haj;
hosszú haj.
Vagy:
Masszázs
30 perc;
60 perc;
90 perc.
Ha egy szolgáltatásnak variánsai vannak, akkor az egyedi kezelési idő is variánsonként állítható.
Ez azért fontos, mert variánsos szolgáltatásnál a tényleges időtartamot a variáns határozza meg.
Így nem kell egy teljes szolgáltatás összes változatát felülírnod csak azért, mert az egyik verzió egy adott vendégnél rendszeresen más hosszúságú.
Kapcsolt szolgáltatásoknál is átlátható marad
Ha egy szolgáltatás több kapcsolt elemből áll, az egyedi idő beállításánál a Bookinda megmutatja, mit tartalmaz az adott szolgáltatás vagy csomag.
Így pontosan látod, mihez képest változtatod meg az időtartamot.
Ez különösen hasznos olyan összetett szolgáltatásoknál, ahol több kezelés követi egymást.
Az online foglalásnál is személyre szabott lehet az idő
Ez az egyik legfontosabb része a funkciónak.
Nem csak akkor működik, amikor te vagy a recepciós manuálisan létrehozza a foglalást.
Ha az online foglalás során a Bookinda azonosítani tudja a vendéget – például azért, mert be van jelentkezve, vagy megadta az ismert e-mail-címét –, akkor a szabad időpontok keresésekor már az ő egyedi kezelési idejével számolhat.
Ez azért különösen hasznos, mert így egy visszatérő vendég önálló online foglalása sem foglal le feleslegesen túl sok időt.
És ugyanígy: ha nála hosszabb kezelésre van szükség, a rendszer nem kínál fel olyan időpontot, amelybe valójában nem férne bele.
Egy apró beállítás, ami az egész naptárt pontosabbá teszi
Elsőre az egyedi kezelési idő egy kis kényelmi funkciónak tűnhet.
Valójában azonban közvetlenül hat:
a naptár kihasználtságára;
az elérhető foglalási időpontokra;
a napi csúszásokra;
az online foglalás pontosságára;
a vendégélményre;
és végső soron akár arra is, hogy ugyanabba a munkanapba hány foglalás fér bele.
Egy szolgáltatás alapideje továbbra is fontos.
De a valóság nem mindig szabványos.
A Bookinda naptárának pedig nem az elméleti, hanem a valódi működésedhez kell alkalmazkodnia.
Hol találod?
Nyisd meg a kívánt vendég profilját, majd görgess a:
Részletes beállítások → Egyedi kezelési idők
szakaszhoz.
Itt három dolgot tudsz tenni.
Új egyedi kezelési idő beállítása
Válaszd ki a szolgáltatást vagy a szolgáltatás variánsát, majd add meg a kívánt időtartamot percben.
A beállítás azonnal mentődik.
Javaslat kérése a korábbi foglalásokból
Kattints a:
Kiszámolás a korábbi időpontokból
gombra.
A Bookinda megvizsgálja a vendég korábbi foglalásait, és ahol elegendő adat alapján egyértelmű eltérést talál, javaslatot tesz.
Egyedi idő törlése
Ha később már nincs szükség az eltérésre, egyszerűen töröld az egyedi beállítást.
Ettől kezdve a Bookinda ismét a szolgáltatás vagy variáns általános időtartamával számol.
Mennyibe kerül?
Semmibe.
Az Egyedi kezelési idők funkció minden Bookinda csomagban elérhető, külön modul és külön díj nélkül.
Nem kell aktiválni hozzá fizetős kiegészítőt.
Jó tudni
Ha egy vendégnél nincs külön egyedi idő beállítva, akkor minden pontosan ugyanúgy működik, mint eddig.
A rendszer ilyenkor a szolgáltatás – variáns esetén pedig a variáns – normál időtartamát használja.
Az egyedi idő:
kézi foglalásnál működik;
online foglalásnál is érvényes;
a szabad időpontok keresését is befolyásolja;
a tényleges foglalási hosszt határozza meg;
és ugyanez az idő jelenik meg a visszaigazolásban is.
A szolárium foglalásokat a funkció nem érinti, mivel ott továbbra is a vendég által kiválasztott barnulási idő határozza meg a foglalás hosszát.
Nem minden vendég egyforma. Mostantól a naptárad is tudja.
A jó időpontfoglaló rendszernek nem az a feladata, hogy minden vendéget ugyanabba a sablonba kényszerítse.
Hanem az, hogy alkalmazkodjon ahhoz, ahogyan a vállalkozásod valójában működik.
Ha valakinél rendszeresen gyorsabb vagy, ne maradjon emiatt üresen egy fél óra.
Ha valakinél rendszeresen több idő kell, ne az egész délután csússzon miatta.
Állítsd be egyszer – vagy hagyd, hogy a Bookinda a korábbi időpontok alapján javasoljon –, és utána a rendszer számol vele helyetted.
👉 Nyisd meg egy visszatérő vendéged profilját, és nézd meg, mit javasol a Bookinda a korábbi foglalásai alapján.
Címkék:
#újfunkció, #egyedikezelésiidő, #naptár, #onlinefoglalás, #időpontfoglaló, #szalonkezelő, #fodrászat, #kozmetika, #körmös, #szépségszalon, #Bookinda