Regisztráltál a Bookindába? Így állítsd be az online foglalásodat

A regisztráció után néhány alapvető beállítással teljesen a saját vállalkozásodra szabhatod a Bookindát, és elindíthatod az online időpontfoglalást.

Ebben az útmutatóban lépésről lépésre megmutatjuk, milyen sorrendben érdemes haladnod. Ha végigmész a lépéseken, a végére elkészül a saját, működő foglalóoldalad, amelyen a vendégeid már időpontot is tudnak foglalni.

Mielőtt elkezded: ezt fontos tudnod

Az online foglalható időpontokat elsősorban nem az üzlet általános nyitvatartása, hanem a munkatársak beosztása határozza meg.

Ez azt jelenti, hogy:

• az üzlet nyitvatartása általános tájékoztatásként jelenik meg;
• a munkatárs beosztása mutatja meg, hogy ténylegesen mikor foglalható;
• ha egy munkatársnak nincs beállított munkaideje, nem jelennek meg hozzá szabad időpontok.

Erre a munkatársak beállításánál részletesebben is kitérünk, mert ez az online foglalás elindításának egyik legfontosabb feltétele.

---

1. Állítsd be a vállalkozásod adatait

Elsőként ellenőrizd és töltsd ki a vállalkozásod alapadatait.

Nyisd meg a Beállítások → Üzleti profil menüpontot.

Itt többek között az alábbi adatokat adhatod meg:

• a vállalkozás neve;
• telefonszám és e-mail-cím;
• cím és kapcsolattartási adatok;
• logó;
• rövid bemutatkozás;
• általános nyitvatartás.

Ezek az információk megjelenhetnek a nyilvános foglalóoldaladon, valamint a vendégeidnek küldött visszaigazoló és emlékeztető üzenetekben is. Érdemes ezért minden adatot pontosan és igényesen kitölteni.

Kapcsolódó útmutató: Üzleti profil beállítása.

---

2. Hozd létre a saját szolgáltatáskategóriáidat

A regisztrációkor kiválasztott iparág alapján a Bookinda bemutató kategóriákat és szolgáltatásokat hozhatott létre a fiókodban. Ezek segítségével azonnal körbe tudtál nézni, és ki tudtad próbálni a rendszer működését.

Most érdemes ezeket a saját kínálatodra cserélned.

Nyisd meg a Katalógus → Szolgáltatások menüpontot.

Elsőként hozz létre olyan kategóriákat, amelyek átláthatóvá teszik a szolgáltatásaidat.

Például egy fodrászatnál:

• Hajvágás
• Hajfestés
• Hajápolás
• Alkalmi frizura

Egy szépségszalonnál:

• Arckezelések
• Testkezelések
• Smink
• Szőrtelenítés

A jól kialakított kategóriák abban segítik a vendégeidet, hogy gyorsabban megtalálják a keresett szolgáltatást a foglalóoldalon.

---

3. Vidd fel a saját szolgáltatásaidat

A kategóriák létrehozása után add hozzá az egyes szolgáltatásaidat.

Minden szolgáltatásnál érdemes legalább az alábbi adatokat megadnod:

• szolgáltatás neve;
• vendégek számára érthető leírás;
• időtartam;
• ár;
• ÁFA-kulcs;
• szolgáltatáskategória;
• a szolgáltatást végző munkatársak;
• online foglalhatóság.

A bemutatóként létrehozott szolgáltatásokat nyugodtan átírhatod a saját szolgáltatásaidra. Amelyikre nincs szükséged, azt törölheted vagy kikapcsolhatod.

Mire figyelj a szolgáltatások létrehozásakor?

A szolgáltatás neve legyen rövid és egyértelmű. A vendég már a szolgáltatáslistában lássa, hogy pontosan mit foglal, mennyi ideig tart, és mennyibe kerül.

Például a "Kezelés" helyett informatívabb lehet: 60 perces relaxáló teljes testmasszázs.

A pontos időtartam beállítása azért is fontos, mert a Bookinda ennek alapján számolja ki, mely időpontok foglalhatók a munkatárs naptárában.

---

4. Add hozzá a munkatársakat

A következő lépésben add hozzá azokat a munkatársakat, akikhez időpontot lehet foglalni.

Nyisd meg a Beállítások → Munkatársak és jogosultságok menüpontot.

Itt:

• új munkatársat adhatsz hozzá;
• szerkesztheted a meglévő munkatársak adatait;
• beállíthatod, mely szolgáltatásokat végzik;
• meghatározhatod, hogy online foglalhatók legyenek-e;
• hozzáférést és jogosultságokat adhatsz nekik.

Ha egyszemélyes vállalkozást vezetsz, saját magadat is munkatársként kell beállítanod ahhoz, hogy a vendégek időpontot tudjanak hozzád foglalni.

---

5. Állítsd be a munkatársak beosztását

Ez az online foglalás elindításának egyik legfontosabb lépése.

A munkatárs adatlapján nyisd meg a Beosztás részt, majd add meg, hogy az adott munkatárs mely napokon, mettől meddig dolgozik.

A Bookinda a beosztás alapján számolja ki, hogy mikor jeleníthet meg szabad időpontokat a vendégeknek.

Mi a különbség a nyitvatartás és a beosztás között?

Az üzlet nyitvatartása általános tájékoztatást ad arról, hogy a vállalkozás mikor van nyitva.

A munkatárs beosztása azt határozza meg, hogy az adott személyhez mikor lehet ténylegesen időpontot foglalni.

Például:

• az üzlet hétfőn 8:00 és 18:00 között van nyitva;
• az egyik munkatárs 8:00 és 14:00 között dolgozik;
• a másik munkatárs 12:00 és 18:00 között dolgozik.

A vendégek mindig az adott munkatárs tényleges beosztása alapján látnak szabad időpontokat.

Fontos

Ha egy munkatársnak nincs beállított beosztása, akkor:

• nem jelennek meg hozzá szabad időpontok;
• nem lesz online foglalható;
• a hozzá kapcsolt szolgáltatásokat sem lehet megfelelően lefoglalni.

Röviden: az üzlet nyitvatartása nélkül még elindulhat az online foglalás, de munkatársi beosztás nélkül nem lesznek foglalható időpontok.

---

6. Ellenőrizd az online foglalás szabályait

Ezután állítsd be, hogyan működjön az online foglalás a vállalkozásodnál.

Nyisd meg a Beállítások → Online foglalás menüpontot.

Itt többek között meghatározhatod:

• mennyivel korábban foglalhatnak időpontot a vendégek;
• hány napra vagy hónapra előre lehessen foglalni;
• meddig lehet lemondani vagy átütemezni egy időpontot;
• kiválaszthatja-e a vendég a munkatársat;
• hány szolgáltatást foglalhat egyszerre;
• legyen-e pufferidő két foglalás között;
• szükséges-e előleg vagy online fizetés.

Az első induláshoz nem szükséges minden haladó lehetőséget azonnal beállítanod. Először ellenőrizd az alapértékeket, és módosítsd azokat a szabályokat, amelyek a vállalkozásod működéséhez feltétlenül szükségesek.

Később bármikor visszatérhetsz ide, és tovább finomíthatod a foglalási folyamatot.

---

7. Tedd egyedivé a foglalóoldaladat

A nyilvános foglalóoldal az a felület, amelyet a vendégeid látni fognak, amikor online időpontot szeretnének foglalni.

Nyisd meg a Beállítások → Foglalóoldal menüpontot.

Itt többek között személyre szabhatod:

• a fejlécet;
• a bemutatkozó szöveget;
• a logót és a képeket;
• a színeket és a témát;
• a nyilvános elérhetőségeket;
• a foglalóoldalon megjelenő tartalmakat.

A cél az, hogy a foglalóoldal illeszkedjen a vállalkozásod arculatához, és a vendégeid azonnal felismerjék, hogy a te oldaladon járnak.

---

8. Hozz létre csomagokat vagy bérleteket (opcionális)

Ha többalkalmas bérleteket, előre fizetett kezeléssorozatokat vagy szolgáltatáscsomagokat is szeretnél értékesíteni, ezeket a Katalógus megfelelő részében hozhatod létre.

Beállíthatod például:

• milyen szolgáltatásokat tartalmazzon a csomag;
• hány alkalom használható fel;
• meddig legyen érvényes;
• mekkora kedvezményt kapjon a vásárló;
• online megvásárolható legyen-e.

Ez a lépés nem szükséges az online foglalás elindításához. Nyugodtan kihagyhatod, és később is visszatérhetsz hozzá.

---

9. Importáld a meglévő ügyfeleidet (opcionális)

Ha korábban másik foglalórendszert használtál, nem kell egyesével rögzítened az ügyfeleidet. A korábbi rendszerből exportált CSV- vagy Excel-fájlt közvetlenül feltöltheted a Bookindába.

Menj az Ügyfelek oldalra, majd:

1. kattints a jobb felső sarokban található három pontra;
2. válaszd az Importálás lehetőséget;
3. töltsd fel az ügyféladatokat tartalmazó fájlt;
4. párosítsd össze a fájl oszlopait a Bookinda megfelelő mezőivel;
5. indítsd el az importálást.

A rendszer végigvezet a folyamaton.

Kapcsolódó útmutató: Ügyfelek importálása.

---

10. Próbáld ki vendégként a teljes foglalási folyamatot

Mielőtt megosztod a foglalási linkedet a vendégeiddel, készíts egy tesztfoglalást a saját foglalóoldaladon.

Haladj végig pontosan úgy, ahogyan majd a vendégeid is:

1. válassz szolgáltatást;
2. válassz munkatársat;
3. keress egy szabad időpontot;
4. add meg a vendégadatokat;
5. véglegesítsd a foglalást.

Ezután ellenőrizd:

• megjelent-e az időpont a naptárban;
• a megfelelő szolgáltatás és munkatárs szerepel-e rajta;
• helyes-e az időpont és az ár;
• megérkezett-e a foglalási visszaigazolás;
• megfelelő adatok szerepelnek-e az üzenetben.

Ha a folyamat rendben működik, a foglalóoldalad készen áll arra, hogy megoszd a vendégeiddel.

---

Mikor áll készen az online foglalásod?

Az online foglalás alapvetően akkor működőképes, ha legalább az alábbi három feltétel teljesül:

• van legalább egy aktív, online foglalható szolgáltatásod;
• van legalább egy munkatárs, aki elvégzi ezt a szolgáltatást;
• a munkatársnak van beállított munkaideje.

Ha ez a három beállítás elkészült, a Bookinda már ki tudja számítani és meg tudja jeleníteni a vendégeid számára elérhető időpontokat.

Készen állsz az indulásra

Ha végigmentél a fenti lépéseken, elkészült a saját Bookinda-fiókod alapbeállítása.

Most már:

• fogadhatsz online időpontokat;
• kezelheted a foglalásaidat a naptárban;
• automatikus visszaigazolásokat küldhetsz;
• rögzítheted az ügyfeleidet;
• elkezdheted használni a Bookinda további automatizációs és üzletmenedzsment funkcióit.

A foglalási linkedet megoszthatod a weboldaladon, a közösségi oldalaidon, üzenetben, e-mailben vagy akár QR-kóddal is.

További segítségre van szükséged?

A Bookindába történő bejelentkezés után kattints a jobb felső sarokban található profil ikonra, majd válaszd a Súgó menüpontot. A Súgóban témák szerint rendezett, részletes útmutatókat találsz a funkciókról és a beállításokról. Kérdésedet a Súgó AI-asszisztensének is felteheted.

Ha személyes segítségre van szükséged, többféleképpen is kapcsolatba léphetsz az ügyfélszolgálatunkkal:

Élő chat

A felső ikonsorban kattints a csevegés ikonra, majd írd meg a kérdésedet. Munkatársunk azonnal megkapja az üzenetedet, és amint lehet, válaszol.

Támogatási jegy

Kattints a jobb felső sarokban található profil ikonra, majd válaszd a Támogatás menüpontot. A beérkező támogatási jegyekre munkaidőben általában 1 órán belül válaszolunk.

Telefon

Hívj minket a +36 92 884 031 számon, hétfőtől péntekig 9:00 és 17:00 között.

E-mail

Írj a [email protected] címre. Az e-mailekre munkaidőben általában néhány órán belül válaszolunk.

Válaszd azt a kapcsolattartási módot, amelyik számodra a legkényelmesebb. Segítünk a beállításokban, a funkciók használatában és az esetleges problémák megoldásában.