Beszerzési rendelések

A Beszerzési Rendelés (Purchase Order, PO) a salon és a beszállító közötti hivatalos rendelés. A Bookinda nyomon követi a rendelt és a megérkezett mennyiséget.

Hol találod

Raktár → Megrendelések fül. Vagy /manager/purchase-orders.

Új PO létrehozása

Lépések

+ Új PO gomb
Beszállító kiválasztása (csak aktívak)
Tételek hozzáadása: termék + mennyiség + egységár. A választó a rendelés beszállítójának termékeivel indul, és nyitva marad, amíg fel nem vetted az összeset
Várt szállítási dátum (opcionális)
Megjegyzés (opcionális, pl. "Sürgős" vagy "Telephely 2")
Mentés (DRAFT státuszban) vagy Send (ORDERED státuszba küldés)

PO-szám

Automatikus, formátum: PO-2026-00001 (év + sorszám).

Költség-számolás

Sor-összeg = mennyiség × egységár
PO összeg = sor-összegek summa

Státuszok

DRAFT (piszkozat)

Még szerkesztheted, nem küldted el a beszállítónak.

ORDERED (megrendelve)

Hivatalosan megrendelted (pl. emailen elküldted, telefonon leadtad).

PARTIALLY_RECEIVED (részben megérkezett)

Néhány tétel már fogadva, mások még úton.

RECEIVED (teljesen megérkezett)

Minden tétel megérkezett és rögzítve.

CANCELLED (lemondva)

A rendelést visszavontad (pl. beszállító nem tudja teljesíteni).

Küldés a beszállítónak (e-mail és PDF)

A megrendelést tételesen, egyből a Bookindából küldheted el a beszállítónak.

E-mail

A megrendelés sorában: Megrendelés elküldése (piszkozatnál) vagy E-mail (már megrendeltnél)
Beszállító e-mail címe: a beszállítónál mentett cím töltődik be. Ha másikat írsz, a Cím mentése a beszállítóhoz jelölővel el is mentheted
Másolat: további címek vesszővel elválasztva, például a kollégádé
Válaszcím: ide érkezik a beszállító válasza. Alapból a szalon e-mail címe
Tárgy és Üzenet: a megszólítás és a saját szöveged. A tételek táblázata automatikusan a szöveg alá kerül
A megrendelés csatolása PDF-ben: alapból bekapcsolva
Küldés

A levél a szalon nevében megy ki. Piszkozatból küldve a megrendelés Megrendelve állapotba kerül. A sorban látod, mikor ment ki utoljára.

PDF

A sor PDF gombja új lapon nyitja meg a megrendelést: a szalon és a beszállító adatai, a tételek cikkszámmal, mennyiség, egységár, összesen és a megjegyzés. Letöltheted, kinyomtathatod, vagy a saját leveleződből is elküldheted.

Megrendeltnek jelöl

Ha telefonon vagy a beszállító webshopjában rendeltél, a Megrendeltnek jelöl gomb e-mail nélkül állítja át az állapotot.

Jó tudni

Teszt üzemmódban a levél nem megy ki, erről a küldéskor szólunk.
Ha egy cím korábban visszapattant, arra nem küldünk levelet: adj meg másik címet, vagy küldd el a PDF-et.
E-mailt a tulajdonos és a menedzser küldhet, a PDF-et a munkatárs is megnyithatja.

Részleges fogadás

Egy PO ritkán érkezik egyszerre. A "Receive items" gombbal:

Megnyitod a PO-t
Minden tételnél megadod, mennyit kaptál meg ténylegesen
A maradék "Pending" marad
A státusz PARTIALLY_RECEIVED lesz, és csak akkor RECEIVED, ha minden tétel megérkezett

Mi történik fogadáskor

PURCHASE típusú stock-mozgás keletkezik minden fogadott tételnél
Stock automatikusan frissül (helyszín szerint)
Egységár rögzítődik (cost-tracking)

Költség-követés

A beszerzéskor megadott egységár tárolódik a stock-mozgásban. Ezzel:

A profit-számolás pontos
Ár-változások időszakos elemzéséhez (átlag-cost vs eladási ár)
Beszállító-összehasonlítás (ki olcsóbb)

PO megnyitás (részletek)

A PO sorára kattintva:

Tétellista (rendelt vs fogadott)
Stock-mozgások (a fogadásokhoz kötve)
Létrehozás dátuma + ki
PO megjegyzés

Mikor használd

Szcenárió 1, klasszikus heti rendelés Hétfő reggel: alacsony-stock check → 5 termékre + Új PO → beszállító Hairstore → mennyiségek → Megrendelés elküldése: a beszállító e-mailben, PDF-fel együtt megkapja.

Szcenárió 2, csütörtökön részleges szállítás 3 termék megérkezett, 2 nem. Receive items → 3 mennyiséget megadod, 2-nél 0. PO státusz PARTIALLY_RECEIVED. A 2 maradékot 1 hét múlva fogadod.

Szcenárió 3, beszállító leveszi a rendelést A beszállító visszadobja: "egy tétel kifutott". CANCELLED státusz, vagy a hiányzó tételt eltávolítod, és újra ORDERED.

Szcenárió 4, sürgős rendelés Hajfesték elfogyott, holnap nagy foglalás. + Új PO → minimum kötelező tételek → ORDERED → telefonon a beszállítóval gyors-szállítás.

Szcenárió 5, költségelemzés PO-listán szűrsz: utolsó 6 hónap. Excel export. Excel-ben átlag-cost vs eladási ár → profit-margó kihasználatlanságok.

Tippek

A PO-szám hivatalos, használd a beszállítónak küldött email-ben.
A részleges fogadás logikus: csak ami tényleg megérkezett, ne sürgesd.
A költség-rögzítés pontossága döntő a profit-számolásban, ne hagyd ki az egységárt.
A CANCELLED státusz és a részleges fogadás közötti különbség: a CANCELLED-et lezárod, a részleges fogadás várja a maradékot.
A PO-megjegyzéssel jelzd a sürgősséget, "Sürgős" vagy "Telephely 2-re kérem".
Rendszeres PO-átnézés segít elkerülni az elveszett rendeléseket: hetente egyszer ránézel a "Pending"-ekre.

Beszerzési rendelések (PO)