Online meeting (videohívás) automatikus linkkel

Egy szolgáltatást megjelölhetsz online meeting szolgáltatásként. Amikor erre foglalnak, a rendszer automatikusan legenerál egy videohívás-linket (Google Meet, Microsoft Teams vagy Zoom), elmenti az időponthoz, és a vendég megkapja a visszaigazoló e-mailben, sőt akár egy emlékeztetőben is. A munkatárs az időpont-panelen bármikor megtalálja a linket.

Tipikus felhasználás: online konzultáció, távoli tanácsadás, bejelentkezés előtti videós megbeszélés, online óra.

Hogyan működik röviden

1. Bekapcsolod az Online meeting modult, és kiválasztasz egy szolgáltatót.
2. A szolgáltatónál beállítod a hozzáférést (providerenként eltér, lásd lent).
3. A szolgáltatásnál bekapcsolod az "Online meeting szolgáltatás" kapcsolót.
4. Amikor erre a szolgáltatásra foglalnak (online foglaló vagy a managerből), a link automatikusan elkészül és az időponthoz mentődik.
5. A vendég a visszaigazoló e-mailben egy "Csatlakozás a videohíváshoz" gombot kap.

1. A modul bekapcsolása

Nyisd meg: Bővítmények, Online meeting (vagy Beállítások, Online meeting).

• Kapcsold be az "Automatikus meeting-link bekapcsolása" opciót.
• Válaszd ki a Szolgáltatót: Google Meet, Microsoft Teams vagy Zoom. A választó alatt mindig megjelenik az adott szolgáltatóhoz tartozó beállítási útmutató.
• Opcionálisan állítsd be az emlékeztető e-mailt a meeting előtt, és hogy hány perccel korábban menjen ki (alapból 60 perc).
• Opcionálisan állítsd be, hogy az e-mailben a Csatlakozás gomb a váróoldalra vagy egyenesen a videohívás-linkre vigyen.
• Mentés.

2. A szolgáltató beállítása

Google Meet

A Google Meet link a Google naptár-eseményből készül, ezért össze kell kötni a Google naptárt.

1. Naptár szinkron, Google: kösd össze a Google-fiókot. Minden munkatárs a saját fiókját kösse be. Válassz naptárt, és legyen a státusz Aktív.
2. Online meeting beállításnál: Szolgáltató, Google Meet, majd Mentés.
3. Katalógus, a szolgáltatás szerkesztése, Online foglalás szekció, kapcsold be az "Online meeting szolgáltatás" opciót.

Figyelj: a link mindig a foglalás munkatársának összekötött fiókján generálódik, ezért mindenki a saját Google naptárát kösse be.

Microsoft Teams

A Teams link az Outlook (Microsoft 365) naptár-eseményből készül.

1. Naptár szinkron, Outlook vagy Microsoft 365: kösd össze a Microsoft-fiókot (mindenki a sajátját). Válassz naptárt, státusz Aktív.
2. Online meeting beállításnál: Szolgáltató, Microsoft Teams, majd Mentés.
3. A szolgáltatásnál kapcsold be az "Online meeting szolgáltatás" opciót.

Figyelj: a fiókon Microsoft 365 Business és Teams licenc szükséges. Személyes Outlook fiók nem ad Teams linket. Frissen létrehozott fióknál a Teams kiépülése a Microsoftnál akár pár órát is igénybe vehet, addig nem jön link.

Zoom

A Zoom a saját Zoom-fiókod Server-to-Server OAuth appjával készíti a meetinget.

1. Nyisd meg a marketplace.zoom.us oldalt, Develop, Build App, és válaszd a Server-to-Server OAuth típust.
2. A Scopes fülön add hozzá a meeting:write:meeting:admin scope-ot (a leírása: Create a meeting for a user). Az Activation fülön aktiváld az appot.
3. Az App Credentials fülön másold ki az Account ID, Client ID és Client Secret hármast.
4. Online meeting beállításnál: Szolgáltató, Zoom. Megjelenik a három mező, írd be a hitelesítőket, majd Mentés. A Client Secret titkosítva tárolódik, és a felület többé nem mutatja vissza.
5. A szolgáltatásnál kapcsold be az "Online meeting szolgáltatás" opciót.

Figyelj: a meeting:write:meeting:admin scope nélkül a Zoom nem ad linket. Ingyenes Zoom-fiók is elég a teszthez. Minden üzlet a saját Zoom-fiókjának hitelesítőit adja meg.

3. A szolgáltatás megjelölése online meetingnek

Katalógus, a szolgáltatás szerkesztése, Online foglalás szekció, "Online meeting szolgáltatás" kapcsoló be.

Csak ennél a kapcsolónál generálódik videohívás-link. Ha egy sima szolgáltatásra foglalsz, nem készül link, és ez teljesen rendben van.

4. Több munkatárs naptárának összekötése

Az alap eset: minden munkatárs maga lép be a Bookindába és köti be a saját naptárát, mert az online összekötéshez az ő bejelentkezése kell.

Ha viszont te adminolsz, és valaki más naptárát szeretnéd bekötni, a Naptár szinkron, Outlook vagy Google szekcióban van egy "Munkatárs naptárának csatlakoztatása" rész. Ott kiválasztod a munkatársat, majd a csatlakozáskor az ő Microsoft vagy Google fiókjával jelentkezel be. Így a kapcsolat az ő munkatárs-rekordjához kötődik, az ő foglalásai az ő naptárába kerülnek, és a Teams link is az ő fiókján készül.

Az üzlet-szintű naptár ezzel szemben egy közös naptár, ahova minden munkatárs minden foglalása bekerül, recepciós vagy áttekintő nézethez.

5. Mit lát a vendég

• Visszaigazoló e-mail: egy kiemelt "Csatlakozás a videohíváshoz" gomb. Ha a link a foglalás pillanatában már elkészült, automatikusan benne van.
• Váróoldal: a gomb egy rövid oldalra visz, ahol egy élő visszaszámláló és egy nagy Csatlakozás gomb van. A gomb az időpont kezdéséhez közeledve aktiválódik.
• Emlékeztető e-mail: ha bekapcsoltad, a beállított idővel a kezdés előtt külön e-mail is megy a csatlakozási linkkel.

6. A manager időpont-panel

Az időpontot megnyitva, az Időpont megjegyzések alatt megjelenik a videohívás-kártya:

• A link, mellette Másolás és Megnyitás.
• Link küldése: e-mailben elküldi a vendégnek a csatlakozási linket, és kiírja, mikor küldted utoljára.
• Ha valamiért még nem készült el a link, a kártyán egy Link generálása gomb jelenik meg. Ha a generálás nem sikerül, a kártya olvashatóan kiírja az okát is.

7. Váróoldal vagy közvetlen link

A modul beállításában eldöntheted, hogy az e-mailben a Csatlakozás gomb hova vigyen:

• Váróoldal (ajánlott): egy rövid oldal élő visszaszámlálóval és nagy Csatlakozás gombbal. A vendég egyetlen rövid linket kap, abból minden elérhető.
• Közvetlen videohívás-link: a gomb egyből a videohívás-linket nyitja meg, váróoldal nélkül. Akkor hasznos, ha a vendég a sima linket preferálja.

8. Emlékeztető a meeting előtt

A modulnál bekapcsolhatsz egy emlékeztető e-mailt, ami a kezdés előtt a beállított perccel (alapból 60 perc) kimegy a vendégnek a csatlakozási linkkel és egy "hamarosan kezdődik" szöveggel. Ez független a sima időpont-emlékeztetőtől.

Gyakori hibák: miért nem készült link

• A szolgáltatás nincs online meetingnek jelölve. Megoldás: Katalógus, a szolgáltatás, Online foglalás, "Online meeting szolgáltatás" kapcsoló be.
• A modul nincs bekapcsolva. Megoldás: Bővítmények, Online meeting, kapcsold be.
• Google Meet: nincs összekötött, aktív Google naptár a foglalás munkatársánál. Megoldás: Naptár szinkron, Google, kösd össze.
• Microsoft Teams: nincs Teams licenc a fiókon, vagy személyes fiókkal próbálod, vagy friss fióknál a Teams még épül ki. Megoldás: Microsoft 365 Business és Teams licenc, és várj a kiépülésre.
• Zoom: hiányzik a meeting:write:meeting:admin scope, az app nincs aktiválva, vagy hibás a három hitelesítő. Megoldás: ellenőrizd a Scopes és Activation fület, és a hitelesítőket.

Bármelyik esetben a link hiánya soha nem töri el a foglalást. A foglalás létrejön, csak link nélkül, és utólag a Link generálása gombbal pótolható.