Több vállalkozó egy szalonban, és a könyvelő havi összesítője
Önálló vállalkozó munkatársak saját NAV technikai felhasználóval, saját nyugtasorszámmal és saját könyvelővel
Több vállalkozó egy szalonban
Sok szalonban önálló vállalkozók dolgoznak egy helyszín alatt: mindegyiküknek saját adószáma van, és a saját nevében bizonylatol. A NAV szempontjából ilyenkor több különálló adóalanyról van szó, nem egyről.
A Bookinda ezt végig tudja vinni: minden vállalkozónak saját számlázási profilja, saját NAV technikai felhasználója, saját nyugtasorszáma és saját napi adatszolgáltatása van.
Mikor van erre szükség
Akkor, ha a munkatárs nem alkalmazott, hanem a saját vállalkozásában dolgozik, és a vendég pénze az ő bevétele. Ha mindenki ugyanannak a cégnek dolgozik, akkor nem kell több profil: egy is elég, akkor is, ha több telephelyed van.
Beállítás lépésről lépésre
- Hozz létre egy profilt vállalkozónként. Az elsővel nincs dolgod: amikor a NAV nyugta oldalon először mentesz, a rendszer magától létrehozza a szalon adataiból. A továbbiakat vedd fel a Beállítások, Integrációk, Számlázási profilok oldalon az Új profil gombbal: szolgáltatónak válaszd a NAV (közvetlen) lehetőséget, és töltsd ki a vállalkozó cégadatait: nevét, adószámát, címét. Ezek kerülnek a nyugtára kiállítóként.
- Add meg a NAV technikai felhasználót adóalanyonként. Beállítások, NAV nyugta-adatszolgáltatás. Az oldal tetején válaszd ki, kinek a beállításait szerkeszted, majd add meg az ő technikai felhasználóját, jelszavát, aláírókulcsát és adószámát. Mindegyik vállalkozó a saját NAV Felhasználókezelőjében hozza létre a technikai felhasználót.
- Regisztráltasd a szoftvernevet mindegyiküknél. A NAV ezt adószámonként külön kéri. A gomb ugyanott van, és a kiválasztott adóalanyra vonatkozik.
- Állítsd be az áfa-státuszt. Ugyanezen az oldalon adóalanyonként megadható, hogy alanyi adómentes-e, vagy áfakörbe tartozik. Ez dönti el a nyugta áfa-kategóriáját, nem a szalon beállítása.
- Kösd a munkatársat az adóalanyhoz. A munkatárs szerkesztőjében megadható, mely profil nevében bizonylatolhat. Ha csak egyet jelölsz meg, a pénztár magától azt választja, kérdés nélkül.
Sorszámozás
Minden adóalany saját sorszámtartományt kap, saját előtaggal. Az előtag a vállalkozó nevéből képződik, például NY-KISSANNAEV, és a szalonon belül garantáltan egyedi. Ez nem szépészeti kérdés: két azonos előtag ütköző nyugtaszámokat adna.
Egy eladás, egy adóalany
Egy bizonylat csak egy adóalany nevére szólhat. Ha egy kosárba két különböző vállalkozó munkatársának tétele kerül, a pénztár nem engedi lezárni a fizetést, és megmutatja, kiknek a tétele ütközik. Ilyenkor az eladást vállalkozónként külön kell lezárni.
A gyakorlatban ez ritkán zavaró: ha a vendég két vállalkozónál is járt, két külön fizetés készül, ahogy adójogilag helyes.
Számlázás ugyanígy
A NAV Online Számla összekötés is adóalanyonként külön működik. A Beállítások, NAV Online Számla oldalon ugyanaz az adóalany-választó van a tetején, és mindegyik vállalkozó a saját technikai felhasználójával, saját adószámával és saját számlaszám-előtagjával számláz. Az előtagnak is egyedinek kell lennie: ha olyat adsz meg, amit már használ egy másik adóalany, a mentés szól, és javasol szabadot.
A pénztár a kiállítót a munkatárs beállításából ismeri fel, tehát az online előlegszámla is a helyes vállalkozó nevére készül.
A könyvelő havi összesítője
A NAV felé a napi adatszolgáltatás automatikusan megy. Ettől függetlenül a könyvelő is kaphat saját példányt:
- Adóalanyonként külön könyvelői e-mail cím adható meg, hiszen több vállalkozónak több könyvelője lehet.
- Bekapcsolva minden hónap 3. napján automatikusan kimegy az előző hónap összesítője.
- A levél tartalmazza a bizonylatok számát, a bruttó végösszeget, az áfa-kategóriánkénti és a napi bontást, valamint azt, hogy a NAV felé minden nap rendben lezárult-e. Mellékelve a tételes lista CSV fájlban, ami Excelben megnyitható.
- A Küldés most gombbal bármikor elküldhető az előző havi összesítő, a havi ütemezéstől függetlenül.
A számlákról külön havi levél megy, letöltő linkkel, amin az előző havi számlák PDF-jei ZIP-ben letölthetők. Ez is adóalanyonként külön: a link csak annak a vállalkozónak a számláit tartalmazza, akinek a könyvelője megkapta. A címzettet a Számlázási profilok oldalon, az adott adóalanynál add meg; ha ott üresen hagyod, a szalon általános könyvelője kapja.
Miért a hónap 3. napja? Mert a hónap utolsó napját a rendszer a következő hónap első napján zárja le és küldi be, és aznap még futnak az újrapróbálások. A 3-ai küldés így már a végleges állapotot mutatja.
Mibe kerül
A csomagod egy számlázási profilt tartalmaz. Minden további adóalany 1500 Ft/hó, a Profi csomagtól elérhető. Ha a keret betelt, a profil szerkesztőjében felajánljuk a bővítést; a díj a következő számlázási időszaktól ismétlődik, és a számládon külön soron szerepel.