Egy ajánlott havi munkafolyamat: bank import, riport ellenőrzés, könyvelő küldés, adó félretétel

Havi pénzügyi rutin

A Pénzügyek modul akkor működik tényleg jól, ha van egy ismétlődő havi rutinod. Az alábbi 5 lépés 30 perc alatt elvégezhető, és garantálja hogy minden hónap végén tudod hol állsz.

A rutin lépései

1. Hónap elején, ismétlődők ellenőrzése (5 perc)

Pénzügyek → Ismétlődő fül.

Ránézel a listára, minden ott van? (bérlet, könyvelő, biztosítás, előfizetések)
Ha új ismétlődő költséged jött (pl. új előfizetés), hozzáadod.
Ha valamit megszüntettél, törlöd.

2. Hónap közben, kasszafüggetlen kiadások (havi 5-10 perc)

Amikor felmerül egy nem-rutin kiadás (alapanyag rendelés, szakkönyv, eszközjavítás), rögzíted a Kasszán a Kiadás gombbal. Vagy várj a 4. lépésig.

3. Hónap végén, bank kivonat import (10 perc)

Pénzügyek → Bank import fül.

Letöltöd a netbank kivonatot (CSV).
Feltöltöd a Bookindára.
Az AI kategorizál.
Átfutod a táblázatot, javítod az AI hibáit.
Megerősítés (X kiadás rögzítése).

4. Áttekintés ellenőrzés (5 perc)

Pénzügyek → Áttekintés fül.

KPI-ok ránézel: bevétel, kiadás, profit, árrés %.
Stimmelnek? Ha valami szembeötlően rossz (pl. extrém alacsony profit), megnézed a kategória chartot, megkeresed mi okozza.
Ha bármi szúr, javítod (pl. duplikált bank-import-és-ismétlődő esetén az egyiket törlöd).

5. Adó-követő nézet és export (5 perc)

Pénzügyek → Adó-követő fül.

Mennyi a következő befizetés?
Hány %-ot tettél már félre? Ha kevés, áttolsz pénzt a megtakarítási számlára.
Pénzügyek → Export fül. Előző hónap, megfelelő formátum (a könyvelőd preferenciája). Letöltés. Email a könyvelőnek (vagy ahogy szoktatok kommunikálni).

A teljes rutin időkerete

Hó eleje: 5 perc (ismétlődők)
Hó közben: 5-10 perc (eseti kiadások)
Hó vége: 20 perc (bank import + áttekintés + adó + export)
Összesen: kb. 30 perc/hónap

Mikor használd

Szcenárió 1, KATA-s egyedülálló A teljes rutin különösen fontos. Az 18M-os plafon közelében hónap-pontos kontroll kell.

Szcenárió 2, átalányadós szépségipari salon Quarterly befizetés, de havi rutin. A 3 hónap végén már van összegyűjtött adatod a negyedéves befizetéshez.

Szcenárió 3, ÁFÁ-s KFT Havi rutin létfontosságú, mert a NAV felé havonta vagy negyedévente bevallani kell. Az Adó-követő pontosan kimutatja a beszedett-levonható ÁFA-t.

Szcenárió 4, alkalmazottad van aki a Pénzügyeket csinálja Adj neki Manager szerepkört. A kassza-zárást és bank importot ő csinálja, te csak az Áttekintést és Adó-követőt nézed havonta egyszer.

Hibák amiket elkerülhetsz

Hiba 1, nem importálsz bank kivonatot A kasszafüggetlen kiadásaid hiányoznak (bérleti díj, online vásárlások). A profit jobban néz ki mint amilyen valójában. Megoldás: hónap végén kötelező a bank import.

Hiba 2, ismétlődő + bank import duplikáció Bérleti díj egyszer ismétlődőből, egyszer bank importból. A kiadás kétszer számít. Megoldás: vagy ismétlődő, vagy bank import. Sosem mindkettő.

Hiba 3, rossz kategorizálás Az AI az alapanyagot Marketing-be tette. Eltorzítja a kategória chartot, és a könyvelő félreértheti. Megoldás: minden bank importnál átnézd a kategóriákat, javítsd a rosszakat.

Hiba 4, nem teszel félre adóra A pénzügyi év végén nincs miből befizetni a KATA-t. Megoldás: a Pénzügyek → Adó-követő minden hónapban megmondja mennyit, ezt utald át egy külön számlára.

Hiba 5, késve küldöd a könyvelőnek A könyvelő ritka esetben tudja megcsinálni a havi zárást a hó-vég utáni 5 napon belül. Ha késve küldöd, a következő hónapra csúszik az egész. Megoldás: hónap utolsó napján export, hónap 1-2. napján a könyvelőnek.

Tippek

Tedd be a naptáradba havi ismétlődő emlékeztetőként ezt a rutint (pl. minden 30. délután 17:00).
Az adóra félretett összeget tartsd külön számlán, ne ott ahol a folyó számlád. Így nem költöd el véletlenül.
Ha valami nincs rendben az Áttekintésben, ne nyomd meg az Exportot. Először javítsd a hibát.
A kategorizálás minőségét érdemes folyamatosan javítani, mert minél pontosabbak a kategóriák, annál pontosabb az AI bank-import javaslat.
Az első hónap a leghosszabb, az AI még nem ismeri a tipikus partnereidet. A 3. hónaptól már gyors lesz.

Havi pénzügyi rutin, lépésről lépésre