Résztvevők és RSVP

A meeting-rendszer 3 fajta résztvevőt támogat (staff, vendég, külső), és mindegyik RSVP-állapotot tárol.

A 3 résztvevő-típus

Staff (tenant-belső)

• A salon-csapat tagja
• Auth-olt user
• Notification: in-app + email + esetleg push (mobile app)

Customer (vendég-rekord)

• Bookinda-vendég
• Email-en kapja az invitációt
• A Customer Portal-on is láthatja

External contact (külső)

• Csak email-cím
• Nincs Bookinda-account
• Public RSVP-token-link-en RSVP-elhet

Hozzáadás

A meeting-szerkesztőn:

1. + Add participant gomb
2. Típus-választás (Staff / Customer / External)
3. Adatok kitöltése
4. Role kiválasztás (ORGANIZER / REQUIRED / OPTIONAL)
5. Save → résztvevő hozzáadva

Bulk add

Több résztvevő egyszerre (pl. egész csapat → STAFF_MEETING):

• + Add multiple staff → multi-select dropdown
• Auto-email mindegyiknek

RSVP-folyamat

Resztvevő-szempontból

1. Email érkezik a meeting-ről
2. Email-link kattintás:
   • Staff / Customer: Bookinda-felület
   • External: public-token-link
3. RSVP-választás: Accept / Decline / Tentative
4. Megerősítés

Bookinda-szempontból

• Részvétel-állapot frissítve
• Az ORGANIZER (te) látja az RSVP-státuszokat
• Push-értesítés a változásokról

Az 4 RSVP-állapot

PENDING

Nem reagált még. Default új meghívásnál.

ACCEPTED

Igen, jövök.

DECLINED

Nem, nem jövök.

TENTATIVE

Bizonytalan, talán.

Public RSVP-link (External)

Az external résztvevő (nem Bookinda-user):

• Email-link: https://salon.bookinda.hu/meeting/rsvp/{token}
• Megnyitja, formot tölt
• RSVP-állapot rögzítve
• Token 30 napig él, utána új link

A public link nem auth-olt, bárki RSVP-elhet (kis biztonsági kockázat, de praktikus külső résztvevőknek).

Manuális RSVP-override

Te (manager) manuálisan állíthatsz RSVP-státuszt egy résztvevőhöz:

• Meeting-detail → Participant-row → RSVP-dropdown
• Pl. "Anna telefonon mondta, hogy DECLINED"

Hasznos: ha a résztvevő nem reagált a Bookinda-link-en, de szóban közölte.

Resource conflict detection

Új meeting-időpont kiválasztásakor a rendszer:

• Megnézi a résztvevők saját foglalásait / meeting-jeit
• Ha overlap, figyelmeztetés ("Anna foglalva 14:00-15:00")
• Te döntesz: módosítod az időpontot vagy folytatod (warning ignored)

A figyelmeztetés nem blokkoló.

Mikor használd

Szcenárió 1, csapat-meeting bulk-add "Heti standup" → minden staff résztvevő. Bulk Add Staff → 8 fő hozzáadva.

Szcenárió 2, vendég-konzultáció "Konzultáció Annával" → Customer: Anna Kovács. Auto-email Annának RSVP-link-kel.

Szcenárió 3, külső szállító-meeting "Hairstore-szállító-tárgyalás" → External: [email protected]. Public RSVP-link. John kattint, RSVP-elt ACCEPTED.

Szcenárió 4, manuális RSVP Anna stylist telefonon mondja: "Holnap nem tudok meetingre menni". Te a meeting-detail → Anna-row → DECLINED.

Szcenárió 5, conflict detection Csapat-meeting hétfő 9:00. Béla 9:00-10:00 vendég-foglalás. Figyelmeztetés. Te választhatsz: 8:30-ra mozdítod, vagy Béla nem jön (RSVP DECLINED).

Tippek

• A bulk-add staff nagy időmegtakarítás, ne adj hozzá 8 fő egyenként.
• A REQUIRED vs OPTIONAL külön kategória, OPTIONAL-tól nem várj kötelező részvételt.
• A public RSVP-token bizalmas, ne másold publikus felületre.
• A manuális override hasznos szóbeli RSVP-knél, dokumentálva.
• A resource conflict a figyelmeztetés-jellegű, nem blokk.
• A RSVP-tracking a meeting-elemzéshez kulcs: ki jött, ki nem.

Kapcsolódó cikkek

• Áttekintés
• Létrehozás és kezelés
• Értesítések és jegyzetek