Szobaterhelés: több vendég, hibaüzenetek és visszavonás
Közös szobában a kiválasztott vendég saját számlájára terhelünk. Ha a hotel elutasítja a terhelést, megmutatjuk az okát. Érvénytelenítéskor a tétel a szobaszámláról is lekerül.
Szobaterhelés
Amikor a pénztárban a Szobára terhelés fizetési módot választod, az összeg átkerül a hotel szobaszámlájára, és a vendég a szállodai kijelentkezéskor fizeti ki.
Több vendég egy szobában
Ha beírod a szobaszámot, a Bookinda a szoba minden vendégét külön megmutatja. Ha a szobában egynél több vendég van, a terhelés a kiválasztott vendég saját számlájára kerül, nem a szoba közös számlájára. Ezt a panel alatt egy rövid megjegyzés is jelzi.
Példa: a 214-es szobában Kovács Anna és Kovács Péter lakik, külön számlával. Anna masszázson volt. Válaszd ki Annát a listából, és a masszázs az ő számlájára megy, Péteré érintetlen marad.
Ha a szobában csak egy vendég van, a terhelés a szobára megy, és a panel automatikusan ki is választja őt.
Ha a hotelrendszer nem fogadja el a terhelést
A hotelrendszer minden elutasításnál megmondja az okát. A Bookinda ezt a saját szövegével jeleníti meg, alatta pedig apró betűvel a hotelrendszer eredeti üzenetét is látod, amit a recepcióval egyeztetéskor érdemes felolvasni.
| Amit látsz | Mit jelent | Mit tegyél |
|---|---|---|
| Napi zárás fut | A hotel éppen lezárja a napot, ilyenkor semmit nem lehet szobára terhelni | Várj néhány percet, és próbáld újra. Zárás után ugyanaz a terhelés átmegy. |
| A foglalás nem található, lehet, hogy a vendég kijelentkezett | A vendég már nincs a hotelrendszerben | Keresd újra a szobát. Ha tényleg távozott, a kezelést más fizetési móddal kell rendezni. |
| Ez a vendég nem található a foglalásban | A vendéglista időközben változott | Keresd újra a szobát, és válaszd ki újra a vendéget. |
| A hotelkapcsolat beállítása hibás | A hotel- vagy szolgáltatáskód nem stimmel a telepítésben | Ezt nem a pénztárban kell javítani, szólj a rendszergazdának. |
| A hotelrendszer nem igazolta vissza a terhelést | A kérés elment, de válasz nem jött vissza | Mielőtt újra próbálod, ellenőriztesd a recepción a vendég számláját, különben duplán terhelheted. |
Visszavonás érvénytelenítéskor és visszatérítéskor
Ha utólag kiderül, hogy a kezelés mégsem valósult meg, a tételt le kell venni a szobaszámláról is, különben a vendég olyasmiért fizetne, ami nem történt meg. A Bookinda ezt automatikusan elvégzi, ugyanarra a számlára, ahova a terhelés ment (tehát közös szobában a kiválasztott vendégére).
Mikor fut le automatikusan?
| Művelet a pénztárban | Mi történik a szobaszámlán |
|---|---|
| Eladás érvénytelenítése | A teljes tétel visszavonásra kerül |
| Teljes visszatérítés | A teljes tétel visszavonásra kerül |
| Részleges visszatérítés | A szobaszámlához nem nyúlunk, a recepcióval kell rendezni |
A visszavont tétel a szobaszámlán STORNO megjelöléssel jelenik meg, így a recepció és a könyvelés is látja, mi történt.
Tipikus esetek
A vendég nem jelent meg, de a kolléga már lezárta a kezelést A pénztárban érvénytelenítsd az eladást. A tétel automatikusan lekerül a szobaszámláról, nincs teendőd a recepción.
Rossz szobaszámra ment a terhelés Érvénytelenítsd az eladást (ekkor lekerül a rossz szobáról), majd vedd fel újra a helyes szobaszámmal.
A vendég reklamált, teljes összeget visszatérítesz Indíts teljes visszatérítést. A szobaszámláról a tétel automatikusan lekerül.
A vendég csak részösszeget kap vissza Ilyenkor a Bookinda szándékosan nem nyúl a szobaszámlához, mert a hotel oldalán kell eldönteni, milyen összeg maradjon a folión. Egyeztess a recepcióval.
Ha a visszavonás nem sikerül
Előfordulhat, hogy a hotel rendszere éppen nem elérhető, vagy épp napi zárás fut. Ilyenkor az érvénytelenítés a Bookindában akkor is megtörténik, de az eladás belső jegyzetébe figyelmeztetés kerül, benne a pontos okkal:
FIGYELEM: a szobaterhelés visszavétele nem sikerült, a tétel RAJTA MARADT a szobaszámlán, rendezd a recepcióval
Ilyenkor a teendő:
- Szólj a recepciónak, hogy a tételt kézzel vegyék le a szobaszámláról, vagy
- Ha a hotel rendszere ismét elérhető, a Bookinda újra megpróbálhatja a visszavonást
A figyelmeztetés addig ott marad az eladáson, amíg valaki nem rendezi, tehát nem tud észrevétlenül elveszni.
Miért nem próbálkozik a rendszer magától újra?
Pénzügyi tételnél a néma újrapróbálkozás veszélyes: ha az első terhelés valójában átment, csak a visszaigazolás veszett el, az ismétlés duplán terhelné a vendéget. Ezért ha a rendszer nem tudja biztosan, mi lett a művelet sorsa, inkább megáll és szól, hogy valaki nézze meg a szobaszámlát.