Adósság-kezelés

Néha vendégek tartoznak, vagy mert nem fizettek időben (PENDING eladás), vagy no-show díj merült fel, vagy egy csoportos órán részt vettek bérlet nélkül. A Bookinda ezeket egy helyen kezeli.

A két fő kategória

1. PENDING eladások

Olyan eladás, ami létrejött, de még nincs kifizetve.

• Eladás-státusz: PENDING vagy PARTIAL
• A vendégprofilon "Tartozás: X Ft" jelvény pirossal

2. Csoportos óra-tartozások

Speciális kategória a csoportos óráknál, amikor a vendég ott volt, de nem volt érvényes bérlete.

• Külön oldal: Csoportos órák → Tartozások
• Tartozás-okok:
  • ATTENDED_NO_PASS: ott volt, nem volt bérlet
  • NO_SHOW_REQUIRES_PAY: nem jött el, de a salon-szabály díjat ír elő
• Megoldási módok:
  • Fizetés (utólag)
  • Bérlet-felhasználás (utólag)
  • Elengedés (forgiveness)

Hova nézz

Vendég-szintű tartozás

• Vendég profil → Tartozás-jelvény
• Eladások → PENDING-szűrő
• Riportok → Pénzügy → Outstanding payments

Csoportos óra-tartozás

• Csoportos órák → Tartozások (külön oldal)
• Szűrők: Outstanding (kintlévőség), Resolved (rendezett), All

Mit látsz egy adósság-rekordon

• Vendég neve és kapcsolat
• Tartozás-összeg
• Tartozás-ok (no-show, csoportos óra-bérlet nélkül stb.)
• Eredeti foglalás vagy esemény dátuma
• Kezelő munkatárs (ha kézi-rögzített)
• Belső jegyzet

Hogyan rendezed

Fizetés

• Vendég bejön, eladás-rekordon "Fizetés" gomb
• Kifizet készpénzben/kártyával
• Státusz PENDING → PAID

Bérlet-felhasználás

• Csak csoportos óra-tartozásnál
• Bérlet-felhasználás-jelölés
• A bérlet-számláló csökken, a tartozás rendezve

Elengedés (forgiveness)

• Goodwill, bizonyítvány-vita
• "Elengedés" gomb
• Ok-megadás kötelező
• A tartozás státusza FORGIVEN-re változik (statisztikában nyomon követhető)

Példák, mikor használd

1. eset: standard PENDING-eladás

Vendég vágatott, befejezte, de a fizetést elhalasztotta ("majd átutalom"). Eladás-státusz PENDING. Két nap múlva utal. Manager megnyitja az eladást, "Fizetés" → Banki átutalás → mentés. Státusz PAID.

2. eset: csoportos óra-no-show 3-szor

Vendég 3-szor nem jött a csoportos órára, bérlete sem volt mentett kártyával. 3 tartozás-rekord halmozódik fel. A salon a vendéggel beszél: vagy fizet, vagy elveszti a foglalási privilégiumot.

3. eset: goodwill-elengedés

Régi vendég 1 alkalommal nem jelent meg, megbánta. Manager az adósság-listán "Elengedés" gombra kattant, ok "Goodwill, törzsvendég". A vendég nem érzi rosszul magát, a kapcsolat megmarad.

4. eset: elveszett bérlet

Vendég azt állítja, vett 10x bérletet, de a rendszerben nincs. A salon nyilvántartást vizsgál, nem találják. Manager: "Adok neked egy alkalmat ingyen, de a többit fizesd." Egyfajta hibrid megoldás.

5. eset: havi behajtás-rutin

A salon minden hónap 1-jén futja át az adósság-listát. Hív minden tartozó vendéget. 80% rendezve, 20% elengedve vagy a vendég-listáról törölt. Heti 30 perces munka.

Tippek

• A tartozást ne hagyd hetekig: a memória elhomályosul, a vendég kérdezi "mi ez?".
• A tartozás-jelvény a vendégprofilon erős vizuális emlékeztető: a recepciós minden látogatáskor látja.
• Az elengedés legyen szabály-szerű: ne adj el válogatás nélkül, az audit-számára kapaszkodó kell.
• A csoportos óra-tartozás-megoldás 3 mód: fizet, bérlet, elengedés: válassz egyet, dokumentáld.
• A behajtás emberi-szempont: a hangnem fontos. "Csak emlékeztetni szerettünk, nem fizetted ki a múltkori szolgáltatást" sokkal jobb, mint "TARTOZÁS!".