Ismétlődések, összevonás, archiválás, törlés

Ismétlődő vendégek összevonása

Ha ugyanaz a vendég két kartonon szerepel (például egyszer kézzel vetted fel, egyszer online foglalt), az előzményei kettéoszlanak. Az összevonással egy kartonra kerül minden.

Hol találod? A weben: Ügyfelek, fejléc menü, Összevonás. A Bookinda Business alkalmazásban: Ügyfelek, jobb felső „…” gomb, Ismétlődések.

A rendszer az egész ügyfélkörben keres azonos e-mail-címet vagy telefonszámot, és csoportokat ajánl, a javasolt megtartandó kartonnal (amelyiknél több a látogatás). Ha az üzletedben engedélyezett, hogy egy e-mail-címen több vendég legyen (például anya és lánya), ott az e-mail-cím csak azonos névvel számít egyezésnek.

Az alkalmazásban az Összevonás gomb után kiválasztod, melyik karton maradjon, és előre látod, hogyan áll össze a megtartott karton. Három vagy több kartonnál kihagyhatod azt, aki nem oda tartozik. A megerősítés előtt tételesen kiírjuk, mi kerül át.

Mi kerül át? Minden: időpontok és csoportos órák, eladások, fizetések, számlák, bérletek, tagságok, utalványok, egyenleg, hűségpontok (összeadva) és pecsétkártyák, vendégkártyák, fotók és fotópárok, jegyzetek, dokumentumok, kitöltött űrlapok, aláírt hozzájárulások és a hozzájárulás-napló, részletfizetés, megtartási esetek, feladatok, üzenetek, mentett bankkártya és a vendégfiók belépése. A címkéket egyesítjük. A megtartott kartonon üres adatokat (telefonszám, e-mail-cím, születésnap, cím, számlázási adatok) a beolvadó kartonról töltjük ki; ami ki van töltve, az marad. Az ajánlatokra adott hozzájárulás a megtartott kartoné marad.

A beolvadó karton üresen az archivált ügyfelek közé kerül, e-mail-cím és telefonszám nélkül, így az online foglalás sem éleszti fel. Az összevonás egy lépésben történik: ha bármi hiba van, semmi nem változik. A megtartott karton soha nem kerül archiválásra (korábban egy hibás kérés ezt is archiválhatta: javítottuk). Az összevonás nem vonható vissza.

Összevonni a tulajdonos, a vezető és az „Ügyfelek összevonása” joggal rendelkező munkatárs tud.

Példa: Kovács Anna egyszer „Kovács Anna Mária” néven is foglalt online. Az Ismétlődések között ott a pár, te a régi kartont tartod meg, a születésnapot átvesszük az újról, és a két előzmény egy helyen lesz.

Archivált ügyfelek

Az archivált vendég nem látszik a listában és a keresőben, de minden adata megvan. Ha újra foglal online, magától visszakerül az aktívak közé. Az alkalmazásban: Ügyfelek, „…” gomb, Archivált ügyfelek. Kereshetsz, és szűrhetsz a sima archiváltakra vagy az összevonással beolvadt kartonokra; az utóbbinál látod, melyik kartonba olvadt be.

Archiválni és visszaállítani a tulajdonos, a vezető és az „Ügyfél törlése” joggal rendelkező munkatárs tud (korábban a szerkesztő képernyőről bárki archiválhatott: ezt lezártuk). Ha a visszaállítandó vendég e-mail-címét azóta egy másik aktív karton használja, visszaállítás helyett az összevonást ajánljuk fel, így nem lesz két karton ugyanazzal a címmel. Összevonással beolvadt kartont nem lehet visszaállítani.

Végleges törlés

Az archivált vendég lapján a Végleges törlés törli a személyes adatait: név, elérhetőségek, cím, születésnap, jegyzetek, címkék, egyedi mezők, figyelmeztetés, fotók és dokumentumok a FÁJLOKKAL együtt (a régebben feltöltött dokumentumok fájljai is), kitöltött űrlapok, vendégkártyák, hozzájárulások és azok naplója, mentett bankkártyák, vendégfiók-belépés, push-feliratkozás, az üzenetnapló címzett-adatai. Az időpontok, eladások, számlák és bérletek „Törölt ügyfél” néven megmaradnak, mert a könyveléshez meg kell őrizni őket. Az egészségügyi dokumentációval rendelkező vendéget nem lehet törölni. Véglegesen törölni csak a tulajdonos és a vezető tud, és ez nem vonható vissza.

Egy vendég adatainak kiadása (GDPR)

Ha egy vendég kikéri, mit tárolsz róla, az archivált vendég lapján az Adatok exportálása egy ZIP-fájlt készít: benne minden róla tárolt adat (profil, időpontok, eladások, bérletek, tagságok, egyenleg, hűség, jegyzetek, űrlapok válaszokkal, hozzájárulások, üzenetek, a dokumentumok és fotók listája) egy olvasható fájlban, és táblázatként is (időpontok, eladások, jegyzetek, hozzájárulások). Más vendég adata soha nem kerül bele, jelszó és kártyaadat sem. A fájlt a telefon megosztó lapján továbbíthatod a vendégnek. Ehhez az „Ügyféllista letöltése” jog kell (a tulajdonosnak és a vezetőnek mindig van), és minden kiadást naplózunk.

Kapcsolódó: Tiltólista