Foglalás jóváhagyása online foglalásnál

Ezzel a funkcióval az online foglalások nem lesznek automatikusan visszaigazoltak. A foglalás egy "jóváhagyásra vár" állapotba kerül, és te (vagy a recepciósod) döntöd el, hogy jóváhagyod vagy elutasítod. Így te tartod kézben, hogy ki és mikor foglalhat.

Nem kell minden foglalásnál jóváhagyást kérned: beállíthatod, hogy csak bizonyos szolgáltatásoknál, kategóriáknál, vagy adott napokon (pl. hétvégén) legyen szükséges.

Mikor érdemes használni?

• Drága vagy hosszú kezelések: egy több órás vagy magas árú szolgáltatásnál előbb átnéznéd a foglalást, mielőtt lekötöd a napodat.
• Hétvégi vagy csúcsidős foglalások: szombat, vasárnap vagy késő esti időpontokat csak személyes megerősítés után adsz ki.
• Új vagy speciális szolgáltatás: olyan szolgáltatás, amihez előkészület kell, és nem szeretnéd, hogy bárki bármikor lefoglalja.
• Bizalmi szűrés: szeretnéd látni, ki foglal, mielőtt véglegesíted.

Hogyan látja a vendég?

Amikor a vendég olyan foglalást ad le, ami jóváhagyás-köteles:

1. Végigmegy a szokásos foglalási lépéseken.
2. A végén NEM "Visszaigazolva" üzenetet lát, hanem egy jól látható "Jóváhagyásra vár" állapotot: a foglalást rögzítettük, de a szalon jóváhagyására vár.
3. Kap egy e-mailt is, amely egyértelműen jelzi, hogy a foglalás még nincs megerősítve, és értesítjük, amint visszaigazolod.

Így a vendég sosem gondolja tévesen, hogy fix az időpontja.

Beállítás

Beállítások, Online foglalás, Beállítások, Jóváhagyás fül

1. Foglalás jóváhagyás bekérése: kapcsold be a fő kapcsolót.
2. Mikor kell jóváhagyás?
   • Minden online foglalásnál: minden beérkező online foglalás jóváhagyásra vár.
   • Csak bizonyos szolgáltatásoknál / kategóriáknál / időpontokban: szabályokat állítasz be (lásd lent). Ha bármelyik szabály illik a foglalásra, jóváhagyásra kerül.
3. Mentés.

A négy szabály (szabály-alapú módban)

A szabályok "vagy" kapcsolatban vannak: ha akár egy is illik, a foglalás jóváhagyásra vár.

• Szolgáltatások: jelöld ki, mely szolgáltatásoknál kell jóváhagyás.
• Kategóriák: egy egész kategória összes szolgáltatásánál kell jóváhagyás.
• Időpont alapján: válaszd ki a napokat (pl. szombat és vasárnap). Opcionálisan megadhatsz egy idősávot is (pl. 18:00-tól 23:59-ig), így csak az abba eső foglalások lesznek jóváhagyás-kötelesek.
• Automatikus elutasítás: megadhatsz egy órányi határidőt (pl. 24 óra). Ha addig nem döntesz, a rendszer automatikusan elutasítja a foglalást és felszabadítja az időpontot. Üresen hagyva a foglalás addig marad függőben, amíg kézzel nem döntesz.

A jóváhagyó oldal

Amikor van jóváhagyásra váró foglalás, megjelenik a bal menüben a Jóváhagyások menüpont egy számlálóval (hány foglalás vár rád).

Itt minden foglalásnál látod:

• ki foglalt (név, e-mail, telefon),
• mikor foglalt (a leadás időpontja),
• mit foglalt (szolgáltatás, munkatárs),
• az időpontot és az árat,
• ha előleg-köteles, azt is jelezzük.

Két gomb áll rendelkezésre:

• Jóváhagyás: a foglalás visszaigazolttá válik, és a vendég megkapja a szokásos visszaigazoló e-mailt.
• Elutasítás: az időpont felszabadul, a vendég pedig kap egy udvarias értesítést, benne egy új foglalási linkkel. Megadhatsz egy rövid indoklást is (opcionális).

Értesítések

Amint beérkezik egy jóváhagyásra váró foglalás, több csatornán is szólunk:

• Az alkalmazásban (Értesítési Központ): "Foglalás jóváhagyásra vár" értesítés.
• E-mailben a szalon e-mail címére, egyenes linkkel a jóváhagyó oldalra.
• Telegramon, ha összekötötted a Telegram-értesítéseket.

Így akkor is értesülsz róla, ha épp nem a gép előtt ülsz.

Mi történik jóváhagyáskor és elutasításkor?

• Jóváhagyás: a foglalás visszaigazolttá válik, a vendég megkapja a rendes visszaigazoló e-mailt. Ha a szolgáltatás előleg-köteles, az előleget a jóváhagyás után rendezitek.
• Elutasítás: az időpont felszabadul (más lefoglalhatja), a vendég pedig egy udvarias "sajnos nem tudjuk visszaigazolni" e-mailt kap, új foglalási linkkel.

Példák

1. Hétvégi szűrés. Hétköznap bárki foglalhat azonnal, de szombatra és vasárnapra csak megerősítés után adsz időpontot. Kapcsold be a jóváhagyást, válaszd a "szabályok szerint" módot, és az "Időpont alapján" szabálynál jelöld be a szombatot és a vasárnapot.

2. Drága kezelés. Egy több órás, magas árú kezelést csak akkor kötsz le, ha előbb átnézted. A "Szolgáltatások" szabálynál jelöld ki ezt a szolgáltatást. Minden más foglalás marad automatikus.

3. Egész kategória. Az összes "Tetoválás" szolgáltatásnál konzultáció után döntesz. A "Kategóriák" szabálynál jelöld be a Tetoválás kategóriát.

Tippek

• Ne feledd elbírálni: ha bekapcsolod, nézd rendszeresen a Jóváhagyások oldalt, hogy a vendégek ne várjanak sokáig. Ha szeretnéd, állíts be automatikus elutasítást egy határidővel.
• Kombináld okosan: nem kell minden foglalásnál jóváhagyás. A szabály-alapú mód pont arra való, hogy csak ott kérj, ahol tényleg számít.
• Egyértelmű a vendégnek: a "Jóváhagyásra vár" állapot és az e-mail is jelzi a vendégnek, hogy még nincs fix időpontja, így nem lesz félreértés.