Jóváhagyásos online foglalás

Alapból az online foglalás azonnal bekerül a naptáradba. A jóváhagyás bekapcsolásával viszont a foglalás nem lesz automatikusan visszaigazolt: előbb a te döntésedre vár. Te nézed át, és te mondod meg, hogy legyen belőle időpont vagy sem.

Jó hír: az idősáv már a foglalás pillanatában foglalt lesz, tehát amíg te döntesz, más nem tud ráfoglalni. Nem kell attól tartanod, hogy közben elviszi valaki.

Mikor érdemes használni?

• Hétvégére vagy késő esti időpontra csak megerősítés után adsz helyet.
• Drága, hosszú kezelést előbb átnézel, mielőtt lekötöd.
• Új vendégnél szeretnéd látni, ki jelentkezett, mielőtt fix az időpont.
• Előleget szeretnél kérni, de te akarod eldönteni, kitől.

Hogyan zajlik? (lépésről lépésre)

1. A vendég befoglal. Ugyanúgy, mint eddig. A foglaló a végén kiírja neki, hogy az időpont még jóváhagyásra vár.

2. Az időpont bekerül a naptáradba "Jóváhagyásra vár" állapotban, sárga szaggatott kerettel. Az idősáv innentől foglalt.

3. A vendég kap egy levelet: "Foglalásod jóváhagyásra vár". Ha lesz előleg, azt is megírjuk neki előre, összeggel együtt, hogy ne érje meglepetés.

4. Te értesülsz róla három csatornán: az alkalmazásban (Értesítési Központ), e-mailben a szalon címére, és Telegramon, ha összekötötted.

5. Te döntesz. A bal menüben megjelenik a Jóváhagyások menüpont egy számlálóval. Innen (vagy a naptárban a foglalásra kattintva) hagyod jóvá vagy utasítod el.

6. Ha jóváhagytad:

• Ha nincs előleg: a foglalás azonnal Visszaigazolt lesz, és a vendég megkapja a rendes visszaigazoló levelet.
• Ha van előleg: a rendszer kiküldi neki a fizetési linket e-mailben és SMS-ben. Az időpont addig Előlegre vár állapotban marad, kék jelöléssel a naptáron. Amint az előleg beérkezik, magától visszaigazolttá válik, neked nem kell hozzányúlnod.

7. Ha elutasítottad: az idősáv felszabadul, a vendég pedig kap egy udvarias levelet új foglalási linkkel. Megadhatsz rövid indoklást is, de nem kötelező.

Mit tudsz beállítani?

A jóváhagyás beállításai itt vannak: Beállítások, Online foglalás, Jóváhagyás fül.

Mikor kérjen jóváhagyást?

• Minden foglalásnál. A legegyszerűbb: minden online foglalás hozzád kerül.
• Szabályok szerint. Csak ott kérsz jóváhagyást, ahol számít. Három szabályt tudsz megadni, és ezek közül bármelyik elég a találathoz:
  • Szolgáltatások: kijelölöd, mely szolgáltatások igényelnek jóváhagyást.
  • Kategóriák: egy egész kategória minden szolgáltatása jóváhagyás-köteles.
  • Időpont szerint: kiválasztod a napokat (például szombat és vasárnap), és opcionálisan egy idősávot is (például 18:00 és 23:59 között).

Automatikus elutasítás

Megadhatsz egy órahatárt (például 24). Ha ennyi időn belül nem döntesz, a rendszer automatikusan elutasítja a foglalást, és felszabadítja a helyet. Így nem ragad be egy foglalás azért, mert elfelejtetted. Ha üresen hagyod, a foglalás addig vár, amíg te nem döntesz.

Előleget csak jóváhagyás után

Ez a kapcsoló dönti el, mikor fizet a vendég, ha van előleg-szabályzatod:

• Kikapcsolva: a vendég már a foglalás végén fizet. A jóváhagyás ilyenkor csak arról szól, elfogadod-e az időpontot.
• Bekapcsolva: a vendég fizetés nélkül foglal. Az előlegfizetési kérés akkor indul, amikor te jóváhagyod. Ez az, amit a legtöbb szalon szeretne: te döntöd el, kitől kérsz előleget.

Amit a naptárban látsz

Jelölés	Mit jelent
Sárga szaggatott keret, "JÓVÁHAGYÁSRA VÁR"	Rád vár a döntés
Kék szaggatott keret, "ELŐLEGRE VÁR"	Jóváhagytad, a vendég fizetésére vár
Normál kártya	Visszaigazolt vagy befoglalt időpont

Ránézésre látod, melyik foglalás hol tart. A jóváhagyás és az elutasítás a naptárból is elérhető: kattints a foglalásra, és a panel tetején ott a sáv a gombokkal.

Jóváhagyás-központ és a korábbi döntések

A Jóváhagyás menüpont mindaddig elérhető, amíg a jóváhagyásos foglalás be van kapcsolva, akkor is, ha épp nincs döntésre váró kérés. Három fül van rajta:

Fül	Mit mutat
Döntésre vár	A nyitott kérések, amelyekre rád vár a válasz
Jóváhagyva	Amit elfogadtál
Elutasítva	Amit elutasítottál, és amit a rendszer automatikusan elutasított

A két előzmény-fülön minden sorban látod, mikor született a döntés, ki hozta és miért. Ha az automatikus elutasítás lépett működésbe, a döntéshozónál "Rendszer (automatikus)" szerepel. Az elutasítás indoklása is itt van, ugyanaz a szöveg, amit a vendég is megkapott a levelében.

Az Időszak legördülővel szűkítesz: 7, 30 vagy 90 nap, illetve az összes. Ha egy időszakban több sor van, mint amennyit a lista megjelenít, a lap alján szól, hányból hányat látsz, és szűkebb időszakot javasol.

Ez akkor ér a legtöbbet, ha egy vendég visszakérdez, vagy ha a csapatban többen is döntenek: utólag is pontosan rekonstruálható, mi történt.

Előleg a jóváhagyás után

A három gomb

Ha a foglalás előleg-köteles, három lehetőséged van:

• Jóváhagyás és előleg bekérés: megy a fizetési link e-mailben és SMS-ben.
• Jóváhagyás előleg nélkül: ennél az egy vendégnél elengeded az előleget (például régi törzsvendég). A foglalás azonnal visszaigazolt lesz. A fizetési szabályzatod nem változik tőle.
• Elutasítás: felszabadul a hely.

Ha a foglalás nem előleg-köteles, csak egy sima Jóváhagyás gombot látsz.

Mikor NEM kér előleget a rendszer?

Négy esetben:

1. Nincs előleg-köteles fizetési szabályzatod.
2. A vendég kartonján be van kapcsolva az Előleg alól mentes.
3. A szabályzatban bekapcsoltad a csak új vendégtől opciót, és a vendég már járt nálad. Fontos: itt csak az számít, akinél a rendszerben van olyan időpont, amin meg is jelent (Megérkezett, Folyamatban vagy Lezárt állapot). Egy jövőbeli, még le nem zajlott foglalás nem teszi visszatérővé.
4. Te nyomtad a Jóváhagyás előleg nélkül gombot.

Mind a négy esetben a foglalás a jóváhagyás után azonnal visszaigazolt lesz.

Ha egy vendégnél azt tapasztalod, hogy nem kér tőle előleget, pedig kellene, először a kartonján nézd meg az "Előleg alól mentes" kapcsolót. Importált ügyfeleknél előfordul, hogy ez bekapcsolva érkezett.

Meddig van ideje fizetni?

A határidőt a Beállítások, Fizetés és adózás, Fizetési szabályzat alatt állítod, az Előleg nélküli időpontok automatikus lemondása kapcsolónál. Két, egymástól független határidőt tudsz megadni:

1. Órákkal a kezelés előtt. Ha 2 órát írsz be, a határidő "2 órával a kezelés kezdete előtt" lesz. Ez a régi, alapértelmezett működés.

2. Órákkal a bekéréstől. Külön kapcsolóval bekapcsolható. Ha 2 órát írsz be, a vendégnek a fizetési kérés kiküldésétől számítva 2 órája van fizetni.

A kettő közül mindig a korábbi határidő érvényes.

Miért van szükség a másodikra? Mert az első önmagában távoli foglalásnál nem véd: ha valaki három hét múlvára foglal, és a határidőd "2 órával a kezelés előtt", akkor három hete van fizetni, és addig végig blokkolja azt az idősávot. A "bekéréstől számítva" beállítással viszont pár órán belül kiderül, komoly-e.

Példa mindkettővel bekapcsolva, 2 és 2 órára állítva. A vendég hajnali 2-kor foglal jövő keddre 14:00-ra. Reggel 10-kor jóváhagyod, megy neki a link. A két határidő: reggel 12:00 (a bekéréstől számított 2 óra) és kedd 12:00 (a kezelés előtt 2 órával). A korábbi érvényes, tehát reggel 12:00. Ha addig nem fizet, a rendszer lemondja a foglalást, és az idősáv felszabadul.

Ha az automatikus lemondást kikapcsolva hagyod, a nem fizetett foglalás nem szabadul fel magától: az idősáv addig foglalt marad, amíg kézzel le nem mondod.

Két beépített biztosíték:

• Ha késve hagysz jóvá valamit, a vendégnek akkor is marad legalább egy órája fizetni.
• Ha a kezelés egy órán belül van, a rendszer egyáltalán nem mond le semmit automatikusan.

A határidők egy helyen

Könnyű összekeverni őket, ezért itt vannak egymás mellett:

Időzítő	Hol állítod	Mit csinál
Automatikus elutasítás	Online foglalás, Jóváhagyás fül	Ha te nem döntesz X órán belül, a foglalás elutasításra kerül
Lemondás a kezelés előtt	Fizetés és adózás, Fizetési szabályzat	Ha a vendég nem fizet X órával a kezelés előtt, a foglalás törlődik
Lemondás a bekéréstől	Ugyanott, külön kapcsolóval	Ha a vendég nem fizet X órán belül a fizetési kérés óta, a foglalás törlődik
Foglalás közbeni helyfoglalás	Nem állítható, fix 5 perc	Amíg a vendég a foglalót tölti ki, a slot 5 percre foglalt

Meg nem jelenés és az előleg

Gyakori kérdés: ha van 50% előleg és 100% meg nem jelenési díj, akkor a nem jött vendégtől összesen 150%-ot szed le a rendszer?

Nem. A meg nem jelenési díjból levonódik a már befizetett előleg. Egy 13 000 Ft-os kezelésnél, 50% előleggel és 100% díjjal:

Előleg (50%)	6 500 Ft, már befizetve
Meg nem jelenési díj (100%)	13 000 Ft
Ebből még terhelendő	6 500 Ft
A vendég összesen fizet	13 000 Ft, vagyis a teljes ár

Ha az előleg magasabb lenne, mint a díj, a rendszer nem terhel semmit: lezárja kifizetettként.

Ez nem automatikus. Amikor a "Nem jelent meg" állapotot beállítod, felugrik egy ablak három választással: leterheljük a kártyáját, tartozásként rögzítjük, vagy elengeded. A rendszer magától soha nem nyúl senki kártyájához.

A kártya terheléséhez az kell, hogy a vendég online fizette legyen az előleget: ilyenkor a fizetéskor eltároljuk a kártyáját a későbbi terheléshez. Ha nem online fizetett, marad a tartozásként rögzítés. Ha a terhelés nem sikerül, a rendszer tartozást hoz létre, és nem próbálkozik újra magától. VIP-vendégnél a díj automatikusan elmarad.

Használati esetek

1. Hétvégi szűrés. Hétköznap bárki foglalhat azonnal, szombatra és vasárnapra viszont csak megerősítés után adsz időpontot. Kapcsold be a jóváhagyást, válaszd a szabályok szerinti módot, és az "Időpont szerint" szabálynál jelöld be a szombatot és a vasárnapot.

2. Drága kezelés. Egy több órás, magas árú kezelést csak akkor kötsz le, ha előbb átnézted. A "Szolgáltatások" szabálynál jelöld ki azt az egy szolgáltatást. Minden más foglalás marad automatikus.

3. Egész kategória. Az összes tetoválás-szolgáltatásnál konzultáció után döntesz. A "Kategóriák" szabálynál jelöld be a Tetoválás kategóriát.

4. Előleg csak az ismeretlenektől. Kapcsold be a jóváhagyást, az előleg-szabályzatnál pedig a "csak új vendégtől" opciót. A törzsvendégeidet nem zaklatod fizetéssel, az új vendégtől viszont bekéred. Jóváhagyáskor a rendszer magától tudja, melyik eset melyik.

5. Éjszakai foglalás, nyugodt alvás. Valaki hajnali 2-kor foglal. Nem történik semmi: a foglalás ott vár rád. Reggel megnézed, jóváhagyod, és onnantól indul minden. Nem kell éjjel ébren lenned. Ha bekapcsoltad a "bekéréstől számított" határidőt, az óra sem az éjszakai foglalástól, hanem a te jóváhagyásodtól indul.

6. Egyedi mentesség. Van egy vendéged, akiben megbízol, de a szabályzatod szerint neki is fizetnie kellene. Két megoldás: vagy a kartonján kapcsolod be az "Előleg alól mentes"-t (tartósan), vagy egyszeri alkalommal a "Jóváhagyás előleg nélkül" gombot nyomod.

Kérdések és válaszok

Amíg nem döntök, elviheti más azt az időpontot? Nem. Az idősáv a foglalás pillanatától foglalt, más online foglaló nem tud rá foglalni. Te a naptárból természetesen ráfoglalhatsz, ha akarsz.

A vendég tudja, hogy még nincs fix időpontja? Igen. A foglaló végén és a levélben is egyértelműen ott van, hogy a foglalás jóváhagyásra vár, és hogy ne tekintse megerősítettnek.

Mi történik, ha elfelejtek dönteni? Ha beállítottad az automatikus elutasítást, a rendszer a megadott óraszám után magától elutasítja, és felszabadítja a helyet. Ha nem állítottad be, a foglalás ott vár rád, amíg nem döntesz.

Az előleg bekérése automatikus? Nem, te indítod el a jóváhagyással. Ez a lényege: te döntöd el, kitől kérsz előleget. Amit viszont a rendszer automatikusan csinál: kiküldi a fizetési linket, és az előleg beérkezésekor visszaigazolttá teszi az időpontot.

Az előleg beérkezése után is nekem kell visszaigazolni? Nem. Amint a fizetés megtörtént, a rendszer magától átteszi az időpontot visszaigazoltra.

SMS-ben is megy a fizetési link? Igen, ha a vendégnek van megadott telefonszáma és van SMS-kereteted. Az e-mail mindig megy, az SMS a mellé. A linket rövidítve küldjük, hogy elférjen egy üzenetben.

Meddig érvényes a fizetési link? Két hétig, illetve a beállított fizetési határidőig, amelyik előbb jön.

Mi van, ha a vendég nem fizet? Ha bekapcsoltad az automatikus lemondást, a határidő után a rendszer törli a foglalást, és a hely újra foglalható. Ha nem kapcsoltad be, a foglalás ott marad, és kézzel kell lemondanod.

Miért nem kért előleget egy vendégtől? A leggyakoribb ok, hogy a kartonján be van kapcsolva az "Előleg alól mentes". Nézd meg ott először. A másik lehetőség, hogy a "csak új vendégtől" opció van bekapcsolva, és az illető már járt nálad.

Ki tud jóváhagyni? Tulajdonos, menedzser és recepciós. A munkatárs nem.

Ha egy vendég több szolgáltatást foglal egyszerre? Egy döntés az egészre. A rendszer egy sorként kezeli a foglalást, és a jóváhagyás vagy elutasítás minden benne lévő szolgáltatásra vonatkozik.

Visszavonhatom a jóváhagyást? Külön visszavonás nincs, de a foglalást a naptárból ugyanúgy lemondhatod, mint bármelyik másikat.

A telefonos és a naptárból felvitt foglalást is érinti? Nem. A jóváhagyás csak az online foglalásokra vonatkozik. Amit te viszel fel, az ugyanúgy azonnal bekerül.

Mi a különbség a Befoglalva és a Visszaigazolt között? A Befoglalva azt jelenti, hogy az időpont a naptárban van, de még nincs véglegesítve. A Visszaigazolt a végleges állapot. Jóváhagyás után előleg nélkül azonnal Visszaigazolt lesz, előleggel pedig az előleg beérkezésekor.

Tippek

• Nézd rendszeresen a Jóváhagyások oldalt, hogy a vendégek ne várjanak sokáig. A menüpont csak akkor jelenik meg, ha van mit elbírálni.
• Ne kérj jóváhagyást mindenre. A szabály-alapú mód pont arra való, hogy csak ott kérj, ahol tényleg számít. A törzsvendég gyors foglalása ne akadjon el feleslegesen.
• Állítsd be az automatikus lemondást. Enélkül a nem fizetett előlegű foglalás örökre lefoglalva tartja az idősávot. Ez az egyik leggyakoribb oka annak, hogy tele a naptár, mégsem jön senki.
• Használd a bekéréstől számított határidőt is. Csak a "kezelés előtt X órával" beállítás távoli foglalásnál nem véd: aki három hét múlvára foglal, három hétig blokkolja a helyet fizetés nélkül.
• Használd a vezérlőpulti kártyát. Ha be van kapcsolva a jóváhagyás, a Vezérlőpult tetején látod, hány foglalás vár rád, mennyit hagytál jóvá és mennyit utasítottál el az elmúlt 7 napban.