Időpont állapotok magyarázata

Az állapotok segítenek nyomon követni az egyes időpontok előrehaladását a munkafolyamatban.

Elérhető állapotok

Foglalt (Kék)

Az alapértelmezett állapot egy időpont létrehozásakor.

• Az ügyfél be van ütemezve, de még nem erősítette meg
• Kezdeti foglalásoknál használatos

Megerősített (Zöld)

Az ügyfél megerősítette az időpontját.

• Csökkenti a meg nem jelenéseket
• Fontos az előkészítéshez

Megérkezett (Sárga)

Az ügyfél megérkezett a helyszínre.

• Segít nyomon követni a várakozási időt
• Értesíti a munkatársakat, hogy az ügyfél készen áll

Elkezdődött (Lila)

A szolgáltatás folyamatban van.

• A munkatárs aktívan az ügyféllel foglalkozik
• Megkezdődhet az időmérés

Befejezett (Zöld)

A szolgáltatás befejeződött.

• Kész a fizetésre
• Megjelenik a látogatási előzményekben

Nem jelent meg (Piros)

Az ügyfél nem jelent meg.

• Nyomon követi az elmulasztott időpontokat
• Aktiválja a Meg nem jelenési díj ablakot (ha ügyfél van hozzárendelve és meg nem jelenési díj van beállítva)

Meg nem jelenési díj ablak: A "Nem jelent meg" állapotra váltáskor egy ablak jelenik meg három lehetőséggel:

1. Mentett kártya terhelése: Azonnal terheli a díjat az ügyfél mentett Stripe vagy Barion kártyájáról
2. Tartozásként rögzítés: A díjat FÜGGŐ (kifizetetlen) eladásként rögzíti, az ügyfél profilján látható
3. Díj elengedése: Nem kerül díj felszámításra, az állapot egyszerűen "Nem jelent meg"-re változik

Az ablak összefoglalást mutat a szolgáltatás nevével, díj százalékkal, számított összeggel és az esetlegesen már befizetett előleggel.

Bejelentkezés nélküli vendég (nincs ügyfél): Az állapot közvetlenül változik, ablak nélkül. Nincs díj beállítva (0%): Egy egyszerű megerősítő párbeszédablak jelenik meg.

Lemondott (Szürke)

Az időpont lemondásra került.

• Ügyfél vagy munkatárs által
• Az előzményekben megőrződik
• Ha a lemondás a késői lemondási időablakon belül történik, díj ablak jelenik meg ugyanazzal a három lehetőséggel (kártyaterhelés / tartozás / elengedés)

Állapot folyamat

Tipikus időpont folyamat:

Foglalt → Megerősített → Megérkezett → Elkezdődött → Befejezett

Alternatív folyamatok:

• Foglalt → Nem jelent meg (díj ablakot aktivál)
• Megerősített → Lemondott (késői lemondási díj ablakot aktiválhat)

Példák, mikor használd

1. eset: visszaigazolási rutin

A salon manager minden este visszaigazolja a holnapi foglalásokat. Foglalt státuszra szűr, mindegyiket telefonon felhívja, a megerősítetteket Megerősített státuszra állítja. Másnap a no-show-k minimálisak, mert akiket nem ért el, azokat vagy átfoglalta, vagy lemondta.

2. eset: érkezési bejegyzés

A vendég 14:00-kor besétál a 14:00-s foglalásához. A recepciós rákattant a foglalására, Megérkezett státuszra állítja. A stylist látja a sárga jelzést a naptáron, tudja, hogy készen áll, nem várakoztatja a kelleténél tovább.

3. eset: nem jött el, mentett kártyával

A vendég nem jelenik meg. A recepciós Nem jelent meg státuszra állítja. A díj-ablak felugrik: "Terhelünk 10 000 Ft-ot (a szolgáltatás 50%-a)?" A recepciós a "Mentett kártya terhelése" gombra kattint. A Stripe azonnal levonja. A vendég automatikus e-mailt kap a no-show díjról.

4. eset: késői lemondás

A vendég a foglalása előtt 1 órával mond le. A salon késői-lemondás időablaka 24 óra. A státusz Foglalt-ról Lemondott-ra változik, a díj-ablak megjelenik. A tulaj most az elengedés mellett dönt (első alkalom), de jegyzetet ír a következő alkalomra.

5. eset: walk-in upgrade

Foglalás nélkül érkezik egy vendég. A recepciós helyben létrehozza a foglalást, állapota egyből Megérkezett (kihagyja a Foglalt-ot). A szolgáltatás azonnal indul, állapot Elkezdődött, majd Befejezett. Gyors flow, nincs súrlódás.

Tippek

• Egy nappal előtte erősíts meg: egyszerű szokás, ami 30-50%-kal csökkenti a no-show-kat.
• Állítsd az állapotot azonnal: Megérkezett, ahogy belép, Elkezdődött, ahogy leül. Segít a csapatnak koordinálni.
• A no-show díj nem büntetés, hanem védelem: konfiguráld, kommunikáld, érvényesítsd konzisztensen.
• Ne állítsd kézzel Lemondott-ra a díj-ablak megkerülésére: a tulajnak kell minden esetet eldöntenie, ne a rendszert kerüld meg.
• A Befejezett állapot riportokat hajt: sok riport csak a Befejezett-re szűr. Ügyelj arra, hogy az állapot a nap során haladjon előre.