Az előleg célja, hogy valódi elköteleződést teremtsen és csökkentse a kiesett kapacitás kockázatát. Nem feltétlenül kell minden foglalásnál ugyanazt a szabályt használni: eltérhet szolgáltatás, érték, időtartam vagy üzleti kockázat szerint. Az összeg, a fizetési határidő, valamint a lemondás és visszatérítés feltétele legyen előre egyértelmű. A jóváhagyásos foglalás akkor hasznos, ha bizonyos esetekben egyedileg szeretnél dönteni az előlegről.
Miért működik
Egy foglalás akkor komoly, ha valamibe kerül. Nem az összeg nagysága számít, hanem az, hogy létezik.
A meg nem jelenő vendég a legtöbb esetben nem rosszindulatú. Egyszerűen elfelejti, vagy nem érzi kötelezőnek, mert nem áldozott érte semmit. Egy kifizetett előleg ezt megfordítja: onnantól kezdve a lemondás vagy az elmaradás neki is veszteség, ezért vagy jön, vagy időben szól.
Az időben szólás pedig majdnem olyan értékes, mint a megjelenés, mert akkor még fel tudod tölteni a helyet.
Kitől kérj előleget
Ez a legfontosabb döntés, és a legtöbben itt hibáznak. A mindenkitől bekért előleg elriasztja a törzsvendégeket, akik amúgy is mindig jönnek.
Négy csoport, ahol tényleg indokolt:
1. Új vendég. Itt a legmagasabb a meg nem jelenés aránya, egyszerűen azért, mert nincs még kapcsolat. Ha csak egy szűrőt vezetsz be, ez legyen az.
2. Hosszú vagy drága kezelés. Ha valaki nem jön el egy háromórás kezelésre, azt a lyukat nem tudod betölteni. Egy húszperces szolgáltatásnál sokkal kisebb a tét.
3. Csúcsidő. A szombat délelőtti idősáv értékesebb, mint a keddi délelőtt. Ahol kereslet van, ott indokolt az elköteleződés.
4. Aki már nem jelent meg korábban. Ez a legigazságosabb szűrő. Aki egyszer nem jött el, attól kérj előleget legközelebb.
A Bookindában beállítható, hogy az előleg csak az új vendégekre vonatkozzon: aki már járt nálad, előleg nélkül foglalhat. Visszatérőnek az számít, aki tényleg bent volt egy kezelésen, tehát a lemondott vagy meg nem jelent időpont nem számít bele. Emellett egy-egy megbízható vendégnél egyedi kivétel is adható.
Mennyi legyen
Nincs egyetlen jó szám, de van két jó szabály.
Legyen érzékelhető. Ha az összeg annyira alacsony, hogy nem fáj otthagyni, akkor nem véd semmi ellen.
Ne legyen ijesztő. Ha a teljes árat előre kéred egy első alkalommal érkezőtől, sokan inkább meg sem próbálják.
A szolgáltatás árának egy kisebb hányada vagy fix összeg is működhet. A megfelelő mértéket a szolgáltatás értéke, időtartama, lemondási kockázata és a vendégélmény alapján érdemes kialakítani. A fix összeg egyszerűbben kommunikálható, a százalékos pedig jobban követi az eltérő árú szolgáltatásokat.
Külön eset a nagyon drága vagy sok anyagot igénylő kezelés, ahol az anyagköltséget mindenképpen fedezni kell.
Mikor kérd be
Két modell létezik, és mindkettőnek megvan a helye.
Azonnali fizetés a foglalásnál. A vendég csak akkor tud foglalni, ha fizet. Ez a legerősebb védelem, de a legnagyobb súrlódás is. Ott jó, ahol nagy a kereslet, és nem probléma, ha néhány érdeklődő lemorzsolódik.
Jóváhagyásos foglalás, utólagos előlegkéréssel. A vendég fizetés nélkül foglal, te átnézed, és utána döntesz. Vagy jóváhagyod és bekéred az előleget (a fizetési linket a rendszer küldi e-mailben és SMS-ben), vagy jóváhagyod előleg nélkül egy törzsvendégnek. Amint az előleg megérkezik, az időpont magától visszaigazolttá válik.
A második modell a legtöbb magyar szolgáltatónál jobban működik, mert megőrzi a rugalmasságot, és nem riasztja el az érdeklődőt az első képernyőn.
Ha az előleg nem érkezik meg, a nem fizetett időpont a határidő után magától felszabadítható. Így nem kell figyelned, és nem foglalja a helyet egy komolytalan foglalás.
A visszatérítés szabálya
Ez az a pont, ahol a legtöbb konfliktus keletkezik, és ez a legkönnyebben megelőzhető.
Legyen egy egyszerű, egy mondatban elmondható szabály. Például: az előleg a kezelés árába beszámít, és a kezelés előtt huszonnégy órával történő lemondás esetén visszajár.
Amit fontos rögzíteni:
Ezt tedd ki a foglalóoldalra, és a foglalás előtt legyen elolvasható, elfogadható. A saját házirended a foglalás véglegesítése előtt megjeleníthető, és kérheted, hogy a vendég el is fogadja.
Fontos: az előleg és a lemondási feltételek fogyasztóvédelmi és szerződési kérdéseket is érintenek. A konkrét megfogalmazást érdemes jogi szakemberrel ellenőriztetni, ez a cikk nem jogi tanácsadás.
- Meddig lehet lemondani teljes visszatérítéssel
- Mi történik később történő lemondásnál
- Mi történik, ha egyáltalán nem jön el
- Mi történik, ha te mondod le (ilyenkor mindig teljes visszatérítés jár)
Hogyan vezesd be úgy, hogy ne veszíts foglalást
- Ne egyik napról a másikra. Kezdd egy szűk körrel: csak új vendégeknél, vagy csak a leghosszabb kezeléseknél
- Kommunikáld a miértet. Egy mondat elég: azért kérünk előleget, hogy mindenki, aki időpontot kap, tényleg meg is kapja azt az időt
- Mérd. Nézd meg a bevezetés előtti és utáni két hónapot: hány foglalás volt, hány maradt el. Ha a foglalások érdemben visszaestek, lazíts
- Adj kivételt. A törzsvendég ne érezze úgy, hogy megbüntetted a hűségéért
Gyakori kérdések
Nem riasztja el az előleg a vendégeket?
Ha mindenkitől kéred, elriaszthat. Ha célzottan kéred, alig érzékelhető a hatás a foglalások számára, a meg nem jelenésre viszont nagyon erős.
Az előleg és a no-show díj ugyanaz?
Nem. Az előleg előre fizetett összeg, ami a szolgáltatás árába beszámít. A no-show díj utólagos díj a meg nem jelenésért. A kettő kombinálható, de más a jogi és a gyakorlati kezelésük. A no-show díjról külön cikkünk szól.
Milyen fizetési módot fogadjak el az előleghez?
Online bankkártyás fizetést mindenképp, mert ez az egyetlen, ami azonnali. Magyarországon a Barion és a SimplePay a legelterjedtebb, emellett a Stripe és a Teya is elérhető.
Mi van, ha a vendég átteszi az időpontját?
A leggyakoribb és legméltányosabb megoldás, hogy az előleg átvihető az új időpontra, ha az áthelyezés a lemondási határidőn belül történik. Ezt is írd le előre.
Kell számlát adni az előlegről?
Az előleg bizonylatolására szabályok vonatkoznak. A Bookinda az online befizetett előlegről is szabályos előlegszámlát tud kiállítani, a végszámla pedig automatikusan beszámítja. A konkrét adózási kezelést a könyvelőddel egyeztesd.
Mennyi idő alatt látszik az eredmény?
Jellemzően az első hónapban. A meg nem jelenés az egyik leggyorsabban reagáló mutató, mert a hatás azonnali.